Quy trình là "xương sống" của đội ngũ - giúp công việc vận hành trơn tru, giảm lãng phí, và tạo nền tảng để scale hiệu suất. Quản lý cấp trung cần xây dựng quy trình đủ linh hoạt để thích ứng, đủ chặt chẽ để đảm bảo chất lượng.
🚀 Trường hợp sử dụng:🎯 Thực hành này sẽ giúp bạn...🛠️ Gợi ý thực hành🗺️ Bước 1: Vẽ lại quy trình hiện tại🔎 Bước 2: Phân tích quy trình bằng SIPOC📝 Bước 3: Xây SOP (Standard Operating Procedure)🛠️ Bước 4: Tối ưu hóa bằng BPMN 2.0🚀 Bước 5: Triển khai & Đo lường🔥 Highlight / Top Takeaways
🚀 Trường hợp sử dụng:
Khi đội nhóm mở rộng quy mô hoặc xuất hiện xung đột do thiếu quy chuẩn.
Khi cần chuẩn hóa cách làm việc để nhân viên mới hòa nhập nhanh.
Khi tồn tại lỗ hổng trong truyền đạt thông tin hoặc bàn giao công việc.
🎯 Thực hành này sẽ giúp bạn...
1️⃣ Chuẩn hóa công việc lặp lại – Tiết kiệm 30% thời gian giải thích task hàng ngày.
2️⃣ Giảm thiểu rủi ro sai sót – Xác định rõ đầu vào, đầu ra và điểm kiểm soát.
3️⃣ Trao quyền tự chủ – Nhân viên biết chính xác phải làm gì, không cần hỏi lại.
4️⃣ Phát hiện nút thắt – Dễ dàng tối ưu quy trình khi có dữ liệu minh bạch.
5️⃣ Tạo văn hóa cải tiến liên tục – Đội ngũ dám đề xuất thay đổi quy trình lỗi thời.
🛠️ Gợi ý thực hành
🗺️ Bước 1: Vẽ lại quy trình hiện tại
Sử dụng Lưu đồ (Flowchart) hoặc công cụ như Lucidchart/Miro để mapping toàn bộ workflow.
Đặt câu hỏi: "Công đoạn nào gây delay? Bước nào có thể automation?"
🔎 Bước 2: Phân tích quy trình bằng SIPOC
Supplier (Nhà cung cấp)
Input (Đầu vào)
Process (Quy trình)
Output (Đầu ra)
Customer (Khách hàng nội bộ/ngoại bộ)
📝 Bước 3: Xây SOP (Standard Operating Procedure)
Mẫu SOP hiệu quả gồm:
Mục đích
Phạm vi áp dụng
Các bước chi tiết (kèm ảnh/video minh họa)
Người chịu trách nhiệm
Tài liệu liên quan
🛠️ Bước 4: Tối ưu hóa bằng BPMN 2.0
Áp dụng ký hiệu chuẩn Business Process Model and Notation:
Hình chữ nhật: Công việc
Hình thoi: Điều kiện rẽ nhánh
Mũi tên: Luồng thông tin
🚀 Bước 5: Triển khai & Đo lường
Dùng RACI Matrix để phân công:
Responsible (Người thực hiện)
Accountable (Người chịu trách nhiệm)
Consulted (Người cần tham vấn)
Informed (Người cần thông báo)
Theo dõi KPI: Thời gian hoàn thành, tỷ lệ lỗi, mức độ hài lòng.
🔥 Highlight / Top Takeaways
📌 Quy trình không phải "xiềng xích": Nó phải hỗ trợ chứ không kiểm soát con người.
🧩 80/20 Rule: Tập trung vào 20% quy trình tạo ra 80% giá trị.
👥 "Quy trình của chúng ta": Đội ngữ phải sở hữu quy trình, không chỉ tuân thủ.
🔄 PDCA (Plan-Do-Check-Act): Vòng lặp cải tiến không ngừng.