Mẫu mục tiêu OKRs trong bộ phận tài chính, kế toán

Tại sao nên chọn OKRs cho bộ phận tài chính?

Mặc dù hoạt động tài chính chủ yếu xoay quanh việc quản lý dòng tiền, kiểm soát chi phí và doanh thu, nhưng OKRs cho bộ phận tài chính không phải là một phương pháp quản lý thông thường. Thay vào đó, OKRs giúp phòng tài chính giải quyết những thách thức quan trọng nhất - tạo sự tập trung vượt ra ngoài các công việc hàng ngày và kết nối tài chính với các ưu tiên chiến lược của doanh nghiệp.

Lợi ích của OKRs đối với bộ phận tài chính

Tập trung và đồng bộ hóa là hai yếu tố thường thiếu trong các nhóm tài chính bị cuốn vào guồng quay công việc hàng ngày. OKRs giúp giải quyết vấn đề này bằng cách mang lại hai nhiệm vụ chính cho bộ phận tài chính:

• Objectives (Mục tiêu): Kết nối chặt chẽ với chiến lược tổng thể của công ty, tạo nền tảng cho các công việc tài chính thường ngày.

• Key Results (Kết quả then chốt): Giúp duy trì sự tập trung bằng cách tận dụng dữ liệu tài chính và KPI để đo lường tiến độ, theo dõi hiệu suất và thúc đẩy sự thích ứng.

Với trọng tâm là sự tập trung và gắn kết, OKRs giúp bộ phận tài chính cải thiện quy trình làm việc. Khi kết hợp tự động hóa (automation) vào theo dõi Key Results và nhiệm vụ qua các công cụ OKR như Quantive, bộ phận tài chính có thể tiết kiệm thời gian và tập trung hơn vào việc tối ưu hóa tài chính – đúng với thế mạnh của họ.

Cách thiết lập OKRs cho bộ phận tài chính

Thiết lập OKRs cho bộ phận tài chính cũng giống như thiết lập OKRs cho đội ngũ kinh doanh - cả hai đều đóng vai trò cốt lõi trong sự thành công của doanh nghiệp.

Dù OKRs tài chính cần tham vọng, nhưng chúng không thể làm ảnh hưởng đến các hoạt động tài chính cốt lõi như lương bổng, lập ngân sách, thu hồi công nợ.

Các OKRs như “lập ngân sách” hay “tạo báo cáo tài chính” thường thấy, nhưng nếu chỉ dừng lại ở đó, OKRs sẽ trở thành một phiên bản nâng cấp của danh sách việc cần làm (to-do list).

Thay vào đó, OKRs cần được liên kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược của công ty, giúp đội ngũ tài chính tạo ra giá trị thực sự thay vì chỉ hoàn thành nhiệm vụ.

OKRs tài chính thường đi theo mô hình top-down: Ban lãnh đạo định hướng từ các mục tiêu chiến lược của công ty xuống các hoạt động tài chính hàng ngày. Để OKRs thành công, cần có sự tin tưởng từ cả hai phía:

• Lãnh đạo tin tưởng đội ngũ trong việc quyết định "làm thế nào" để đạt OKRs

• Nhân viên tin tưởng lãnh đạo trong việc truyền cảm hứng và chỉ ra "lý do tại sao" cần thực hiện OKRs

Các lĩnh vực trọng tâm của OKRs tài chính

OKRs cho bộ phận tài chính có thể tập trung vào các hoạt động hàng ngày hoặc các sáng kiến cải tiến, giúp nâng cao hiệu suất đội ngũ. Một số lĩnh vực trọng tâm của OKRs tài chính bao gồm:

• Thuế và kế toán

• Các khoản phải thu/phải trả

• Lập ngân sách

• Chiến lược tài chính

• Lập hóa đơn và tín dụng

• Quản lý hàng tồn kho

• Tiền lương

• Quản lý tài sản

• Doanh thu và lợi nhuận

Dưới đây là một số ví dụ về OKRs tài chính theo từng lĩnh vực

Ví dụ minh hoạ cho OKRs tài chính

OKRs cho Thuế và Kế toán

Ví dụ 1: Đạt chứng nhận kiểm toán thành công

✅ Mục tiêu: Hoàn thành kiểm toán bên ngoài thành công

• KR1: Giảm số lượng lỗi kiểm toán xuống dưới 5

• KR2: Lưu trữ 100% hợp đồng khách hàng và nhà cung cấp vào đúng thư mục Dropbox

• KR3: Rút ngắn thời gian kiểm toán từ 6 tuần xuống còn 4 tuần

Ví dụ 2: Chuẩn bị hồ sơ kế toán để chuyển sang hệ thống ERP mới

✅ Mục tiêu: Chuyển đổi hệ thống kế toán một cách suôn sẻ

• KR1: Xác định và khắc phục các vấn đề chính về báo cáo trong ERP mới

• KR2: Tìm hoặc phát triển 5 mẫu báo cáo tương đương trong hệ thống mới

• KR3: Phân tích 10 loại chi phí để tìm ra cơ hội tiết kiệm

OKRs cho Quản lý Khoản phải thu / phải trả

✅ Mục tiêu: Đơn giản hóa và cải thiện quy trình nội bộ

• KR1: >85% hóa đơn có phân loại loại chi phí

• KR2: Giảm báo cáo chậm chứng từ tài chính từ 40% xuống 15%

• KR3: Rút ngắn thời gian xử lý thanh toán từ 12h xuống còn 6h

OKRs cho Lập ngân sách

✅ Mục tiêu: Cải thiện quy trình lập ngân sách hàng năm

• KR1: Đào tạo 5 trưởng bộ phận về quy trình mới

• KR2: Xem xét đề xuất ngân sách của tất cả các phòng ban trước giữa quý 3

• KR3: Nhận sự phê duyệt cuối cùng từ tất cả các trưởng nhóm

OKRs cho Chiến lược tài chính

Ví dụ 1: Cải thiện quy trình báo cáo tài chính

✅ Mục tiêu: Nâng cao chất lượng báo cáo tài chính

• KR1: Tuyển dụng 5 nhân sự mới cho bộ phận tài chính

• KR2: Chuyển 50% dữ liệu tài chính lên phiên bản đám mây của QuickBooks

• KR3: Hoàn tất báo cáo tài chính trong vòng 2 tuần sau khi kết thúc quý

Ví dụ 2: Tối ưu hóa quy trình phân tích hàng quý

✅ Mục tiêu: Cải tiến báo cáo phân tích tài chính hàng quý

• KR1: Xác định 3 cải tiến quan trọng nhất cho báo cáo tài chính hàng quý

• KR2: Tổ chức 3 hội thảo về báo cáo tài chính với >90% người tham dự

• KR3: Xây dựng và triển khai 5 mẫu báo cáo tiêu chuẩn

OKRs cho Lập hóa đơn và Tín dụng

✅ Mục tiêu: Cân bằng khối lượng công việc để phục vụ khách hàng tốt hơn

• KR1: Tăng 20% số lượng giao dịch xử lý trên mỗi nhân viên

• KR2: Giảm thời gian chờ xử lý giao dịch trung bình từ 24h xuống 18h

• KR3: Tổ chức 4 buổi đào tạo "best practices" về lập hóa đơn

OKRs cho Quản lý hàng tồn kho

✅ Mục tiêu: Nâng cao hiệu suất kiểm kê kho

• KR1: Giảm thời gian kiểm kê trung bình từ 14h xuống 6h

• KR2: Tự động hóa 5 quy trình quan trọng trong quản lý hàng tồn kho

• KR3: Giảm sai lệch sổ sách kế toán xuống 3%

OKRs cho Tiền lương

✅ Mục tiêu: Loại bỏ lỗi trong quy trình trả lương

• KR1: Đưa tỷ lệ lỗi thanh toán lương về 0%

• KR2: Giảm tỷ lệ lỗi lương xuống dưới 0,25%

• KR3: Giảm 25% quy trình nhập liệu thủ công trong tính lương

OKRs cho Quản lý tài sản

✅ Mục tiêu: Tối ưu hóa quản lý chi phí để tăng lợi nhuận

• KR1: Xác định 5 danh mục chi tiêu cao nhất

• KR2: Phân loại rõ ràng 200 khoản thanh toán với thẻ chi phí minh bạch

• KR3: Cắt giảm 25% chi phí hàng tháng

OKRs cho Doanh thu và Lợi nhuận

✅ Mục tiêu: Tăng cường làm việc từ xa để giảm chi phí văn phòng

• KR1: Giảm ngân sách bảo trì văn phòng từ $15,000 xuống còn $7,500

• KR2: Cắt giảm chi phí đi lại của nhân viên từ $12,000 xuống $3,000

• KR3: Đạt được hợp đồng cho thuê văn phòng với giá >$7,500