Mẫu KPI cho Quản lý dự án theo chuẩn của Balanced Scorecard

Hãy sử dụng các chỉ số KPI để theo dõi và nâng cao hiệu quả quản lý dự án, đồng thời dùng các chỉ số hiệu suất cụ thể để chứng minh giá trị của dự án cho các bên liên quan một cách rõ ràng và thuyết phục

Các chủ đề chính của bài viết:

Vị trí của dự án trong lập kế hoạch chiến lược

Chúng ta bắt đầu với cấp độ cao nhất (sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi), chuyển sang cấp độ ưu tiên chiến lược, mục tiêu kinh doanh, chỉ số hiệu suất và cuối cùng là cấp độ hành động (Cấp độ 5 trên sơ đồ).

Trong lập kế hoạch chiến lược, các hạng mục hành động thường được gọi là "sáng kiến". Tại sao chúng ta không gọi chúng là "dự án"?

Sự khác biệt giữa sáng kiến và dự án là gì?

• Định nghĩa về sáng kiến mà chúng ta có thể tìm thấy trong từ điển nhấn mạnh tính mới lạ hoặc tính khó khăn của hoạt động.

• Ngược lại, thuật ngữ dự án được giải thích là một phương pháp được xây dựng trước hoặc một công việc được lên kế hoạch với thời hạn.

Tôi thích sử dụng một chuyến đi như một phép so sánh để giải thích sự khác biệt:

• Khi một gia đình lên kế hoạch cho chuyến đi ô tô đầu tiên từ Paris đến Barcelona, điều đó nghe giống như một sáng kiến. Các sắc thái của con đường không được biết rõ, phí đường bộ được ước tính rất sơ bộ, việc tìm một nhà hàng tốt trên đường đi là một vấn đề may rủi.

• Bây giờ, hãy tưởng tượng một tình huống khác, một tài xế xe tải đi cùng tuyến đường đó. Thời gian, phí đường bộ, chi phí nhiên liệu và chỗ ở được tính toán với độ chính xác cao. Đối với trung tâm hậu cần, phụ trách chiếc xe tải này, đây là một dự án nhỏ.

Các thuộc tính của một dự án là gì? Hãy lấy một tam giác quản lý dự án cổ điển:

• Ngân sách

• Thời gian biểu

• Phạm vi

Còn một sáng kiến thì sao? Nó có thể có chính xác các thuộc tính tương tự! Ví dụ, đây là hộp thoại sáng kiến từ phần mềm lập kế hoạch chiến lược, nó trông rất giống với những gì chúng ta có trong công cụ quản lý dự án.

Với một sáng kiến, chúng ta đang thăm dò phản ứng. Và để thăm dò phản ứng, chúng ta cần ngân sách và thời gian.

Một tổ chức cần gì? Một sáng kiến hay một dự án? Mặc dù chúng ta sẽ nói chủ yếu về các sáng kiến trong lập kế hoạch chiến lược, nhưng những sáng kiến đó cần được thực hiện theo một cách nào đó. Đó là lúc chúng ta cần các dự án.

Chúng ta cần cả hai – sáng kiến và dự án!

Tại sao cần đo lường Quản lý Dự án

Trong hệ thống KPI, chúng ta đã thống nhất rằng trước khi đo lường mọi thứ, điều quan trọng là phải hiểu bối cảnh đo lường:

• Tại sao chúng ta muốn đo lường quản lý dự án?

Dưới đây là một số lý do điển hình:

• Để cải thiện tính hiệu quả và năng suất

• Để cải thiện các quy trình hiện có và hiệu suất của chúng

• Để cải thiện phong cách quản lý, giao tiếp, cơ sở hạ tầng

• Để chứng minh giá trị của dự án cho các bên liên quan

Tất cả những câu trả lời này đều phù hợp với ý tưởng về phân tích khoảng cách (gap analysis) áp dụng cho quản lý dự án.

Các bên liên quan của Quản lý Dự án

Một câu hỏi khác mà hệ thống KPI đề xuất đặt ra là:

• Các bên liên quan của quản lý dự án là ai?

Danh sách các bên liên quan chắc chắn sẽ bao gồm:

• Người quản lý dự án

• Nhóm làm việc trong dự án

• Nhà tài trợ dự án

• Khách hàng bên ngoài và bên trong

• Các cơ quan quản lý bên ngoài và nhóm tuân thủ nội bộ

• Nhóm đảm bảo chất lượng

Danh sách các bên liên quan sẽ giúp chúng ta tập trung vào các nỗ lực đo lường hiệu suất.

Một số bên liên quan sẽ quan tâm đến việc biết các KPI để đo lường sự thành công của dự án, trong khi các bên liên quan khác sẽ quan tâm đến việc đo lường sự thành công của việc quản lý dự án.

KPI cho Quản lý Dự án

Bây giờ, chúng ta đã có danh sách các bên liên quan và chúng ta biết câu trả lời mà chúng ta quan tâm. Hãy xác định một số KPI (Chỉ số Hiệu suất Chính) cho quản lý dự án.

Chúng ta có thể nhóm các KPI xung quanh một trong các mô hình quản lý dự án:

• Mô hình tam giác cổ điển: Phạm vi, Chi phí, Thời gian -> Chất lượng

• Hoặc mô hình được phát triển theo tiêu chuẩn PMBOK: Phạm vi, Chi phí, Thời gian + Rủi ro, Chất lượng, Nguồn lực

Phạm vi

Khái niệm phạm vi trong quản lý dự án tập trung chủ yếu vào các yêu cầu đối với sản phẩm tương lai theo nhu cầu của các bên liên quan.

Một trong những tiêu chí quan trọng nhất của các yêu cầu là:

• Tính rõ ràng của các yêu cầu, %

Làm thế nào để định lượng tính rõ ràng?

Chúng ta có thể yêu cầu một số chuyên gia đọc các yêu cầu và đếm các tuyên bố được đánh giá là mơ hồ. Một cách tiếp cận ít trang trọng hơn, nhưng vẫn hiệu quả, là định lượng KPI này bằng một số liệu phổ biến:

• Số lượng "WTF/trang" (số lượng các đoạn gây khó hiểu trên mỗi trang)

Sự phù hợp giữa Chiến lược/Dự án

Một điều khác cần xem xét trong bối cảnh các yêu cầu là sự tồn tại của sự phù hợp giữa chiến lược của tổ chức và các dự án của tổ chức.

Nếu chúng ta đang làm việc với các dự án nội bộ, thì việc có một bản đồ chiến lược tốt là một cách tuyệt vời để giải thích bối cảnh kinh doanh (các ràng buộc và ưu tiên) của dự án cho nhóm.

Tại sao bối cảnh kinh doanh lại quan trọng? Để trả lời câu hỏi này, hãy nghĩ về sự khác biệt giữa:

• Làm đúng việc

• Làm những việc đúng đắn

"Làm đúng việc" là tất cả những gì về quản lý dự án. Những người quản lý giỏi nhất có thể làm cho toàn bộ dự án thực sự hiệu quả, nhưng liệu nó có đưa tổ chức đến các mục tiêu mong muốn hay không?

KPI trong trường hợp này có thể được xây dựng như sau:

• Sự phù hợp giữa chiến lược/dự án, %

Cách tốt nhất để đạt được sự phù hợp này là bắt đầu với chiến lược và xây dựng các sáng kiến và dự án mới xung quanh các mục tiêu của nó.

Chi phí

Các số liệu cho chi phí thường dễ tìm. Các KPI cổ điển trong trường hợp này là:

• Ngân sách dự kiến

• Ngân sách thực tế

• Phương sai ngân sách – sự khác biệt giữa ngân sách dự kiến và ngân sách thực tế

Các dẫn xuất tài chính của quản lý dự án thành công:

• Tiết kiệm chi phí

• Tránh chi phí

• ROI – Lợi tức đầu tư

• Giá trị tương đương đô la của giá trị được tạo ra (giá trị kiếm được) – ước tính giá trị được tạo ra bởi dự án.

Giá trị Kiếm được (Earned Value)

Giá trị Kiếm được được đề cập có thể được tính như sau:

• Giá trị Kiếm được (EV) = Tổng Ngân sách * Tiến độ, %

Một số liệu khác so sánh giá trị kiếm được với ngân sách thực tế đã sử dụng:

• Phương sai Chi phí (CV) = Giá trị Kiếm được – Ngân sách Thực tế

Giá trị âm của CV có thể là dấu hiệu của tình trạng vượt ngân sách.

BSC Designer sẽ tính toán Giá trị Kiếm được và Phương sai Chi phí nếu sáng kiến có chỉ báo tiến độ được gán và tổng ngân sách được chỉ định.

Thời gian

Các số liệu cổ điển cho quản lý dự án là:

• Thời gian chu kỳ

• Phương sai lịch trình, % (giờ dự kiến so với giờ thực tế)

• Hoàn thành đúng hạn, %

• Các cột mốc bị bỏ lỡ, %

Mặc dù các số liệu này dễ tính toán bằng phần mềm quản lý dự án, nhưng chúng ta cần cẩn thận khi diễn giải kết quả của chúng.

Thực hiện Phân tích Nguyên nhân gốc rễ

• Liệu thời hạn bị bỏ lỡ có phải do quản lý kém, hay do các yêu cầu thay đổi bất ngờ, hay phạm vi của dự án cần được xem xét lại do một số đầu vào mới?

Biết điểm chuẩn của bạn

• Việc nhóm của bạn bỏ lỡ 15% cột mốc trong tháng này có ý nghĩa gì? Đó có phải là điều điển hình đối với họ không?

• Tỷ lệ này so với tháng trước hoặc so với một nhóm khác như thế nào? Dữ liệu chỉ có ý nghĩa trong một bối cảnh nhất định, vì vậy hãy đảm bảo hiểu bối cảnh này trước khi đưa ra kết luận.

Các KPI gây ra hành vi nào?

Hãy suy nghĩ kỹ trước khi liên kết các KPI quản lý dự án với việc tính toán phần thưởng. Hoàn thành đúng hạn 100% nghe có vẻ tuyệt vời trên giấy tờ, nhưng không nên có sự đánh đổi với chất lượng của việc giao hàng cuối cùng. Các KPI xấu là những KPI khiến nhóm của bạn nghĩ về cách thao túng hệ thống hơn là làm cho sản phẩm tốt hơn.

Rủi ro

Trước đây, chúng ta đã thảo luận về khái niệm rủi ro và các Chỉ số Rủi ro Chính (KRIs). Một trong những ý tưởng được nêu ra trong bài viết đó là KRIs không khác biệt nhiều so với các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPIs).

Ví dụ, nếu chúng ta muốn giảm thiểu rủi ro có các yêu cầu mơ hồ, chúng ta sẽ theo dõi KPI (hoặc KRI, nếu bạn muốn) "Tính rõ ràng của các yêu cầu, %".

Nói cách khác, bất kỳ rủi ro nào có kế hoạch giảm thiểu rủi ro đều có thể được theo dõi bằng KPI.

Một ý tưởng quan trọng khác là bản thân việc quản lý rủi ro có thể được theo dõi bằng KPI:

• Số lượng rủi ro được xác định

• % rủi ro được xác định có kế hoạch giảm thiểu

• Số lượng rủi ro xảy ra không có kế hoạch giảm thiểu

• Rủi ro tái diễn, %

• Chi phí quản lý rủi ro, $

Chất lượng

Làm thế nào chúng ta có thể ước tính chất lượng quản lý dự án? Điều đó phụ thuộc vào khía cạnh chất lượng nào chúng ta quan tâm. Như đã thảo luận trong bài viết về KPI chất lượng, chất lượng được các bên liên quan khác nhau nhận thức khác nhau.

Chất lượng Lãnh đạo

Chúng ta có thể bắt đầu với:

• Chất lượng quản lý (xem một số ý tưởng về cách định lượng nó)

• Chất lượng lãnh đạo

• Chất lượng giao tiếp, % (xem bài viết về độ phức tạp để biết một số ý tưởng)

Chất lượng của Kết quả

Sau đó, chúng ta có thể xem xét chất lượng của các kết quả được tạo ra:

• % làm lại, hoặc

• Số lượng trả lại

% làm lại cao có thể chỉ ra vấn đề với các yêu cầu của dự án, ước tính ban đầu không phù hợp hoặc lập kế hoạch không đầy đủ.

Các số liệu chất lượng chung hơn bao gồm:

• Sự hài lòng của khách hàng nội bộ, %

• Sự hài lòng của khách hàng bên ngoài, %

Khái niệm chất lượng bao gồm chất lượng của các hiện vật nội bộ được tạo ra như là kết quả của dự án. Ví dụ: nếu bạn cần một nhà thiết kế đồ họa cho dự án của mình, thì các tài liệu cuối cùng cần được giao theo các tiêu chuẩn nội bộ nhất định, sử dụng các mẫu và phương pháp thực hành tốt nhất cụ thể. KPI trong trường hợp này là:

• Tuân thủ tiêu chuẩn nội bộ, %

Dẫn xuất Chất lượng

Còn sự đổi mới thì sao?

Một tác dụng phụ tốt của quản lý dự án được tổ chức tốt có thể là những ý tưởng cho đường ống đổi mới. Chỉ báo để theo dõi là:

• Số lượng ý tưởng đổi mới đủ điều kiện được tạo ra

Khi xem xét khía cạnh chất lượng của bất kỳ dự án nào, chúng ta cũng nên tính đến các khía cạnh bền vững.

Không chỉ tính bền vững về môi trường cổ điển mà còn cả các trụ cột xã hội và kinh tế. Kiểm tra bảng điểm bền vững để biết một số KPI cụ thể như:

• % vật liệu tái chế được sử dụng

• An toàn nơi làm việc, %

Nguồn lực

Trong bối cảnh quản lý dự án, một KPI khởi đầu cho nguồn lực là:

• Thời gian làm việc hiệu quả hoặc Thời gian dành cho các hoạt động có thể lập hóa đơn, %

• Nguồn lực dự kiến so với nguồn lực đã sử dụng

Về cơ bản, chúng ta muốn biết liệu nhóm của bạn có dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp nội bộ hay làm công việc của họ.

Nếu dự án của bạn liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng, hậu cần phức tạp và quản lý mối quan hệ với một số nhà cung cấp, hãy xem bảng điểm mua sắm để biết thêm KPI.

Quản lý Tài năng

Cuối cùng, "vốn" chính của bạn là nhóm của bạn:

• Bắt đầu với số liệu tỷ lệ luân chuyển nhân sự cơ bản. Lấy thêm ý tưởng từ Bảng điểm Nhân sự.

• Sử dụng số liệu giờ đào tạo và cố vấn cơ bản.

Lời kết

Sau vài phút tìm kiếm trên Internet, bạn có thể có một danh sách dài các KPI cho quản lý dự án. Tuy nhiên, việc chọn lọc KPI phù hợp mới là quan trọng. Dưới đây là một số nguyên tắc bạn nên áp dụng:

• Bắt đầu với bối cảnh kinh doanh, một bản đồ chiến lược tốt sẽ thực sự hữu ích

• Xác định KPI đúng cách

• Hiểu sự khác biệt giữa các chỉ báo hàng đầu và chỉ báo tụt hậu cũng như sự khác biệt giữa các yếu tố thành công và tiêu chí thành công

• Giữ danh sách ngắn gọn – một cặp chỉ báo hàng đầu và tụt hậu cho mỗi mục tiêu sẽ hoạt động tốt hơn nhiều so với danh sách hơn 100 số liệu.