Mặc dù OKRs trông có vẻ đơn giản lúc đầu, nhưng khi áp dụng vào thực tế lại không dễ dàng. Hầu hết các công ty sử dụng phương pháp này thường mắc phải những sai lầm giống nhau. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ liệt kê những lỗi thường gặp nhất khi triển khai OKRs và cách để khắc phục chúng.
Nhắc lại định nghĩa một chút nhé:
OKR (viết tắt của “Objectives and Key Results” - Mục tiêu và Kết quả then chốt) là một khung làm việc linh hoạt để xây dựng và triển khai các mục tiêu chiến lược trong các công ty, bao gồm ba yếu tố cốt lõi:
Mục tiêu (Objectives): Tôi muốn đạt được điều gì?
Kết quả then chốt (Key Results): Làm thế nào tôi biết mục tiêu đã đạt được?
Sáng kiến (Initiatives): Làm thế nào để đạt được Mục tiêu?
Theo quy tắc, mỗi nhóm sẽ xác định từ 2 đến 4 Objective và từ 2 đến 4 Key Result hướng đến kết quả cho mỗi mục tiêu. Đầu ra được thể hiện thông qua các Initiative, chính là các hoạt động cụ thể.
Sau đây là 11 sai lầm phổ biến nhất khi làm việc với OKRs:
Chỉ tiếp cận từ trên xuống để thiết lập OKRs
Nhầm lẫn giữa OKRs và KPIs
Đặt quá nhiều OKRs trong một chu kỳ
Áp dụng OKRs cho mọi hoạt động
Xem Key Results (Kết quả then chốt) như một danh sách việc cần làm
Không tạo sự liên kết giữa các nhóm
Không điều chỉnh khung làm việc phù hợp với nhu cầu của công ty
Không sử dụng phần mềm hỗ trợ OKRs
Sử dụng OKRs để đánh giá hiệu suất
Không cập nhật tiến độ thường xuyên
Áp dụng OKR cá nhân
1 - Chỉ tiếp cận từ trên xuống để thiết lập OKRs
Một trong những sai lầm lớn nhất khi triển khai OKR là thiết lập OKR ở cấp quản lý và truyền đạt chúng từ trên xuống dưới. Điều này có thể khiến nhân viên cảm thấy không gắn kết và thiếu động lực để thực hiện các mục tiêu, dẫn đến việc OKR khó đạt được hiệu quả như mong đợi.
Bên cạnh đó, các nhà lãnh đạo thường không theo sát các hoạt động thực tế hàng ngày, nên họ có thể gặp khó khăn trong việc đánh giá đâu là những sáng kiến hoặc hành động thực sự mang lại tác động lớn nhất. Kết quả là, cả nhân viên và lãnh đạo đều có thể gặp trở ngại trong việc hiện thực hóa OKR một cách hiệu quả.
✅ Lời khuyên từ chúng tôi:
OKR nên được lập kế hoạch từ cả hai hướng: từ trên xuống (lãnh đạo đưa ra) và từ dưới lên (nhân viên đóng góp). Đầu tiên, ban lãnh đạo cần đặt ra các OKR chiến lược chung cho toàn công ty, dựa trên tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Sau đó, các nhóm hoặc phòng ban sẽ xây dựng OKR riêng của mình, nhưng phải đảm bảo rằng chúng liên kết với OKR chung của công ty. Các nhóm sẽ cùng nhau thảo luận và thống nhất OKR trong các buổi họp lập kế hoạch. Cách làm này khác với mô hình "thác nước" truyền thông, nơi thông tin chỉ được truyền đạt từ trên xuống. Để lập kế hoạch OKR hiệu quả, các thành viên đều cần chuẩn bị ý tưởng về Mục tiêu và Kết quả then chốt trước khi họp, sau đó cùng nhau thảo luận để đi đến thống nhất.
Nhờ vậy, các nhóm sẽ chủ động và linh hoạt hơn, đồng thời cải thiện sự liên kết giữa các cấp và giữa các nhóm với nhau. Không những thế, trong quá trình lập kế hoạch, các nhóm còn thấy rõ hơn cách OKR của mình đóng góp vào mục tiêu chung của công ty, từ đó hiểu rõ và có thêm động lực để thực hiện.
Mặc dù OKR được xây dựng dựa trên sự hợp tác, vai trò dẫn dắt của lãnh đạo vẫn rất quan trọng. Lãnh đạo cần là người tiên phong, làm gương để nhân viên noi theo. Chỉ khi lãnh đạo thể hiện được sự linh hoạt và áp dụng cách làm việc mới một cách tích cực, nhân viên mới thực sự tin tưởng và hào hứng tham gia.
2 - Nhầm lẫn giữa OKR và KPI
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa OKR (Mục tiêu và Kết quả then chốt) và KPI (Chỉ số Hiệu suất Chính), nhưng thực chất chúng khác nhau. OKR tập trung vào việc tạo ra sự thay đổi, trong khi KPI chỉ đo lường hiệu suất hiện tại và quá khứ của công ty. Nếu nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, OKR sẽ mất đi tính truyền cảm hứng và không thúc đẩy được sự đổi mới cần thiết.
✅ Lời khuyên từ chúng tôi:
OKR và KPI có thể kết hợp với nhau nếu chúng ta hiểu rõ vai trò của từng khái niệm. KPI giúp theo dõi hiệu suất hiện tại và phát hiện những vấn đề cần cải thiện. Còn OKR sẽ giúp giải quyết những vấn đề đó, cải tiến quy trình và thúc đẩy sự đổi mới. Nói cách khác, KPI chỉ ra "điểm cần thay đổi", còn OKR là công cụ để thực hiện sự thay đổi đó. Hai khái niệm này bổ trợ cho nhau. Trong một số trường hợp, Kết quả then ch ốt (Key Results) của OKR có thể bao gồm KPI, nhưng điều này không bắt buộc.
3 - Đặt quá nhiều OKRs trong một chu kỳ
Nhiều công ty muốn đạt được thật nhiều mục tiêu một cách nhanh chóng. Vì thế, họ đặt ra quá nhiều OKR trong một chu kỳ, nhưng sau đó nhận ra rằng họ không đủ thời gian và nguồn lực để thực hiện hết. Khối lượng công việc trở nên quá tải, và họ mất tập trung vào những mục tiêu thực sự quan trọng. Kết quả cuối cùng là họ đạt được rất ít, thậm chí không đạt được gì.
✅ Lời khuyên từ chúng tôi:
Chỉ nên tập trung vào một số OKR quan trọng. Trong mỗi chu kỳ OKR, mỗi nhóm chỉ nên có 2 đến 4 Mục tiêu (Objectives), và mỗi Mục tiêu chỉ nên có 2 đến 4 Kết quả then chốt (Key Results) cụ thể. Làm như vậy sẽ giúp mọi người biết rõ đâu là ưu tiên hàng đầu và phân bổ thời gian, nguồn lực một cách hợp lý.
4 - Áp dụng OKRs cho hoạt động
Mặc dù khung OKR khá đơn giản, nhưng nhiều công ty lại hiểu sai mục đích của nó. Họ cố gắng áp dụng OKR vào tất cả mọi hoạt động, kể cả những việc hàng ngày. Kết quả là, OKR trở nên thiếu sự đột phá và chỉ tập trung vào những công việc hàng ngày thay vì hướng tới các mục tiêu lớn hơn. Điều này khiến OKR không mang lại giá trị thực sự, thậm chí còn gây ra sự nhầm lẫn và lãng phí thời gian, công sức.
✅ Lời khuyên từ chúng tôi:
OKR nên tập trung vào sự phát triển và đổi mới. Chúng được dùng để cải thiện hoặc tạo ra sự thay đổi trong nhóm hoặc công ty. Vì vậy, OKR nên được dùng để quản lý các quá trình thay đổi. Khi đặt OKR, hãy luôn tự hỏi: Chúng ta cần thay đổi điều gì để thực hiện chiến lược trong chu kỳ này? Sau đó, chỉ tập trung vào những điểm cần thay đổi đó.
Không phải mọi bộ phận trong công ty đều cần OKR. Ví dụ, nhân viên kinh doanh thường đã có chỉ tiêu hàng tuần hoặc hàng tháng rõ ràng. Nếu những chỉ tiêu này phù hợp với chiến lược chung thì không cần thiết phải đặt thêm OKR cho họ.
5 - Xem Key Result như một danh sách việc cần làm
Nhiều người hiểu sai về Key Result và biến chúng thành một danh sách các nhiệm vụ phải làm. Thay vì tập trung vào kết quả cuối cùng, họ lại liệt kê ra các hoạt động cần thực hiện. Điều này khiến mọi người chỉ chú trọng vào việc "làm cho xong" thay vì hướng đến kết quả thực sự có ý nghĩa. Kết quả là, tiến độ OKR bị đo lường sai và các OKR được đặt ra không chính xác. Nói cách khác, Kết quả then chốt sai lệch chỉ cho thấy "chúng ta đã làm gì" chứ không cho biết "việc đó có mang lại giá trị thực sự hay không". Trong khi đó, Kết quả then chốt đúng phải đo lường được giá trị cụ thể.
Việc này cũng ảnh hưởng đến động lực của nhân viên. Nếu chỉ tập trung vào các nhiệm vụ mà không có mục tiêu rõ ràng, nhân viên sẽ dần mất động lực làm việc. Tiềm năng của họ không được phát huy và OKR cũng không đạt được mục đích vốn dĩ.
✅ Lời khuyên từ chúng tôi: Kết quả then chốt nên tập trung vào kết quả cuối cùng (outcome) thay vì các hoạt động (output). Ví dụ, thay vì đặt Kết quả then chốt là "Tổ chức 5 buổi họp với khách hàng", hãy đặt là "Tăng tỷ lệ hài lòng của khách hàng lên 20%". Cách này giúp đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hướng đến giá trị thực sự.
Để OKR thành công, Kết quả then chốt (Key Results) cần tập trung vào kết quả cuối cùng (outcome), không phải các hoạt động (output). Chỉ khi đó, chúng mới thực sự cho thấy liệu bạn có đang tiến gần hơn đến Mục tiêu (Objective) hay không. Kết quả then chốt cũng cần liên quan trực tiếp đến Mục tiêu và phải đo lường được. Điều này có nghĩa là mỗi Kết quả then chốt cần có một chỉ số cụ thể và giá trị mục tiêu rõ ràng.
Các công việc cụ thể (to-do) và hoạt động sẽ được xác định dựa trên Kết quả then chốt (Key Results) và được thể hiện qua các sáng kiến (initiatives). Các sáng kiến này cần được thiết kế để thúc đẩy kết quả công việc và tác động tích cực đến Kết quả then chốt.
6 - Không tạo sự liên kết giữa các nhóm
Để OKR hoạt động hiệu quả, toàn bộ công ty cần phải đồng lòng và làm việc cùng nhau. Tuy nhiên, trong thực tế, các nhóm thường chỉ tập trung vào mục tiêu của riêng mình mà không quan tâm đến mục tiêu chung của công ty hoặc mục tiêu của các nhóm khác. Điều này dẫn đến tình trạng các nhóm làm việc riêng lẻ, không phối hợp, và việc hợp tác giữa các nhóm trở nên khó khăn.
✅ Lời khuyên từ chúng tôi:
Sự liên kết giữa các nhóm không tự nhiên mà có. Công ty cần tổ chức các buổi họp hoặc hội thảo về OKR để giúp các nhóm hiểu rõ mục tiêu chung và cách phối hợp với nhau. Trong buổi lập kế hoạch OKR, các nhóm cần đảm bảo rằng mục tiêu của họ phải liên kết chặt chẽ với mục tiêu chung của công ty. Ngoài ra, cần tổ chức các buổi họp riêng để xác định các nhóm khác mà họ cần hợp tác, và tìm cách làm việc cùng nhau để đạt được OKR một cách hiệu quả nhất.
7 - Không điều chỉnh khung làm việc phù hợp với nhu cầu của công ty
Khi triển khai OKR, nhiều công ty thường tham khảo cách làm của các công ty khác và sao chép gần như nguyên bản. Tuy nhiên, mỗi công ty đều có mục tiêu, cách làm việc, cấu trúc tổ chức và văn hóa riêng. Nếu áp dụng OKR một cách cứng nhắc theo cách của người khác, công ty sẽ dễ gặp thất bại. Lý do là vì OKR vốn dĩ cần sự linh hoạt, nhưng khi bị áp dụng một cách máy móc, nó trở nên không phù hợp với mục tiêu riêng của công ty và không nhận được sự đồng thuận từ nhân viên. Hậu quả là, OKR không mang lại hiệu quả như kỳ vọng và có thể bị coi là thất bại ngay sau chu kỳ đầu tiên.
✅ Lời khuyên từ chúng tôi:
Sách, blog, hoặc case study từ công ty khác là nguồn tham khảo hữu ích để hiểu về OKR. Tuy nhiên, bạn không nên áp dụng chúng một cách máy móc. Thay vào đó, hãy điều chỉnh OKR để phù hợp với tình hình riêng của công ty bạn.
Bạn cần xem xét:
Cách công ty đang hoạt động,
Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty,
Văn hóa công ty,
Ngôn ngữ và cách giao tiếp trong công ty,
Cấu trúc và quy trình hiện tại, và
Những vấn đề bạn muốn giải quyết bằng OKR.
Ngoài ra, hãy lắng nghe ý kiến từ nhân viên và cùng họ xây dựng quy trình OKR. Tham gia các buổi đào tạo hoặc hội thảo về OKR cũng giúp bạn hiểu rõ hơn và áp dụng nó một cách hiệu quả.
Tóm lại, hãy điều chỉnh OKR sao cho phù hợp nhất với công ty của bạn. Đừng sao chép một cách cứng nhắc, mà hãy sử dụng OKR để cải tiến và tạo ra một cách làm việc mới, tốt hơn.
Lưu ý: OKR là một khung làm việc linh hoạt, không phải một bộ quy tắc cứng nhắc. Việc áp dụng OKR vào công ty của bạn có thể cần thời gian để điều chỉnh cho phù hợp. Lúc đầu, các chu kỳ OKR có thể sẽ hơi lộn xộn, và điều đó là bình thường. Quan trọng là bạn cần kiên trì, xem xét lại những sai sót trong buổi tổng kết OKR và coi đó là cơ hội để học hỏi và cải thiện.
8 - Không sử dụng phần mềm hỗ trợ OKRs
Khi mới bắt đầu với OKR, các công cụ đơn giản như Google Sheets hoặc Excel thường được dùng để quản lý mục tiêu và quy trình. Tuy nhiên, khi áp dụng OKR trên quy mô lớn hơn, những công cụ này có thể không đáp ứng được nhu cầu vì chúng dễ khiến việc theo dõi tiến độ sẽ trở nên phức tạp, quy trình OKR dễ bị rối, và các công việc như báo cáo hay phối hợp giữa các nhóm sẽ tốn nhiều thời gian hơn.
✅ Lời khuyên từ chúng tôi:
Sử dụng phần mềm OKR chuyên dụng sẽ hỗ trợ bạn trong tất cả các bước của quy trình OKR. Phần mềm này giúp bạn dễ dàng theo dõi nhiều OKR cùng lúc, ngay cả trong các công ty lớn. Nó cũng giúp tích hợp quy trình và cấu trúc mới vào công việc hàng ngày một cách dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng phần mềm OKR không thay thế sự tương tác giữa con người, mà chỉ hỗ trợ và giúp quy trình được dễ dàng mở rộng cho giai đoạn về sau. Phần mềm sẽ trực quan hóa mục tiêu và cấu trúc, tập trung hóa giao tiếp, và giúp đánh giá OKR dễ dàng hơn. Ngoài ra, việc sử dụng một công cụ chung để tạo, cập nhật và theo dõi OKR cũng giúp tăng tính minh bạch. Tại đó, các nhân viên có thể thấy rõ ai đang làm gì và công việc của họ đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung của công ty.
Mẹo nhỏ:
Nếu công ty của bạn có quy mô nhỏ (ít hơn 100 nhân viên), bạn không cần phải sử dụng phần mềm phức tạp để quản lý OKR. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các mẫu OKR đơn giản hoặc các template có sẵn để theo dõi mục tiêu và kết quả.
Khi công ty có quy mô lớn hơn (trên 100 nhân viên), phần mềm OKR trở nên rất hữu ích và phát huy tối đa tiềm năng.
Với các công ty rất lớn (từ 1.000 nhân viên trở lên), phần mềm OKR là không thể thiếu.
9 - Sử dụng OKRs để đánh giá hiệu suất
Nhiều công ty sử dụng OKR như một công cụ đánh giá hiệu suất nhân viên. Điều này nghe có vẻ hợp lý, nhưng thực tế lại gây ra nhiều vấn đề vì:
Khó có thể đo lường chính xác thế nào là hiệu suất tốt.
Nhiều dự án phù hợp với OKR có mục tiêu không rõ ràng.
Việc đánh giá thường dựa trên cảm tính.
Các quá trình thay đổi dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố bên ngoài.
Ngoài ra, nếu OKR được liên kết với lương thưởng, nhân viên có thể cố tình đặt mục tiêu thấp để dễ dàng đạt được (gọi là "sandbagging"). Điều này làm mất đi ý nghĩa thực sự của OKR.
✅ Lời khuyên từ chúng tôi:
OKR chỉ phát huy hiệu quả khi được đặt ra một cách tham vọng, khuyến khích sự đổi mới và có thể thử nghiệm. Việc liên kết OKR với đánh giá hiệu suất hoặc lương thưởng sẽ phản tác dụng và hạn chế sự sáng tạo của nhóm. Vì vậy, OKR và lương thưởng nên được tách biệt hoàn toàn. Tương tự, không nên trộn lẫn mục tiêu phát triển cá nhân với OKR.
Có một cách làm tốt hơn là sử dụng mô hình Quản lý Hiệu suất Liên tục (Continuous Performance Management - CPM). Trong đó:
OKR đại diện cho mục tiêu cấp công ty và nhóm.
CPM tập trung vào phát triển cá nhân.
Bạn có thể thảo luận về tiến độ OKR trong các cuộc trao đổi cá nhân với nhân viên, nhưng cần làm rõ rằng OKR không liên quan đến đánh giá hiệu suất hay thưởng tài chính.
10 - Không cập nhật tiến độ thường xuyên
Ngay cả khi OKR được lập kế hoạch kỹ lưỡng, chúng thường bị "bỏ quên" trong một file Excel sau buổi lập kế hoạch và không được xem lại cho đến cuối chu kỳ. Các buổi check-in (kiểm tra tiến độ) thường bị bỏ qua, nhưng chúng lại là yếu tố cực kỳ quan trọng nếu bạn muốn thực hiện OKR thành công.
Nếu không check-in thường xuyên, các vấn đề sẽ không được phát hiện kịp thời, hoặc khi phát hiện ra thì thường đã quá muộn để điều chỉnh. Ngoài ra, nhân viên cũng cảm thấy ít trách nhiệm và ít động lực hơn nếu OKR không được nhắc đến thường xuyên.
✅ Lời khuyên từ chúng tôi:
OKR cần trở thành một phần trong công việc hàng ngày. Các buổi check-in OKR thường xuyên (hàng tuần hoặc hai tuần một lần) giúp đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều làm việc cùng nhau và có trách nhiệm. Những buổi check-in này giúp duy trì sự cam kết và đảm bảo rằng việc thực hiện OKR được diễn ra liên tục. Đồng thời, các thành công, thách thức và tiến độ được chia sẻ minh bạch trong nhóm, giúp cải thiện giao tiếp, tạo động lực và phát hiện sớm các vấn đề. Nhờ đó, bạn có thể tìm ra giải pháp nhanh chóng và điều chỉnh OKR nếu cần.
Cách làm này tạo ra một môi trường linh hoạt, giúp công ty phản ứng nhanh với các thay đổi và tình huống mới, đồng thời vẫn đảm bảo theo đuổi các mục tiêu một cách hiệu quả.
11 - Áp dụng OKR cá nhân
OKR có thể được áp dụng ở mọi cấp độ – từ công ty, nhóm, sản phẩm, cho đến cá nhân. Tuy nhiên, nếu áp dụng OKR ở tất cả các cấp độ ngay từ đầu thường mang đến khả năng thành công không cao. Lý do là nhân viên dễ quá tải vì họ phải đóng góp vào:
OKR của công ty,
OKR của quản lý,
OKR của nhóm hoặc sản phẩm (liên phòng ban),
VÀ OKR cá nhân của chính họ.
Hơn nữa, không phải ai cũng làm việc hiệu quả với OKR cá nhân. Thay vì tạo động lực, OKR cá nhân có thể khiến nhân viên cảm thấy bị gò bó và làm việc chậm tiến độ.
✅ Gợi ý từ chúng t ôi:
Less is more. Công ty nên tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất. Chỉ cần một vài OKR được chọn lọc kỹ lưỡng là đủ để liên kết tất cả nhân viên xung quanh các mục tiêu chung. Đồng thời, nhân viên nên có quyền tự do quyết định cách họ sẽ đạt được các mục tiêu đó. OKR cá nhân không cần phải quá chi tiết, quy định từng bước.
Bằng cách tự xác định cách họ có thể đóng góp vào OKR của công ty hoặc nhóm, nhân viên sẽ có cơ hội phát huy tiềm năng và đạt kết quả tốt hơn. Tiến độ của mọi người sẽ được kiểm tra trong các buổi check-in hàng tuần, và nếu cần, mọi người sẽ cùng nhau cải thiện.
Các sai lầm phổ biến khi áp dụng OKR: Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để thiết lập OKR hiệu quả?
OKR cần được xây dựng một cách rõ ràng và dễ hiểu. Mục tiêu (Objective) nên mang tính định hướng, tập trung và có ý nghĩa. Chúng cần được diễn đạt một cách tích cực và chủ động. Mỗi Mục tiêu nên đi kèm với hai đến bốn Kết quả then chốt (Key Results). Những Kết quả này cần cụ thể, có thể đo lường được, giới hạn thời gian và liên kết chặt chẽ với Mục tiêu tương ứng.
Tại sao OKR không đạt được kết quả như mong đợi?
OKR có thể không thành công vì nhiều nguyên nhân khác nhau. Một số yếu tố thường gặp bao gồm thiếu nguồn lực (đặc biệt là thời gian), cách diễn đạt mơ hồ hoặc phức tạp, thiết lập quá nhiều Mục tiêu, thiếu sự rõ ràng trong đo lường, hoặc thiếu sự đồng bộ giữa các bộ phận.
Tại sao OKR lại cần thiết?
OKR giúp các nhóm và tổ chức tập trung vào những mục tiêu quan trọng hàng đầu và cùng nhau phấn đấu để đạt được chúng. Chúng kết nối mọi người xung quanh một tầm nhìn và sứ mệnh chung. Đồng thời, OKR thúc đẩy tinh thần làm việc hướng đến kết quả, tạo sự linh hoạt và đảm bảo tính minh bạch. Khi được áp dụng đúng cách, OKR sẽ góp phần mang lại thành công bền vững cho doanh nghiệp.