OKR là viết tắt của Objectives and Key Results (Mục tiêu và Kết quả then chốt). Đây là một phương pháp quản lý mục tiêu giúp các nhóm có chung ngôn ngữ để tập trung và đảm bảo sự đồng bộ ở quy mô lớn.
Hiện đã có rất nhiều tài liệu giải thích về các nguyên tắc cốt lõi của OKRs và sự khác biệt của nó so với các phương pháp truyền thống. Tuy nhiên, việc triển khai thực tế vẫn gặp nhiều thách thức vì nhiều nhóm vẫn loay hoay tìm cách để OKRs phục vụ cho công việc của họ, thay vì trở thành một bản báo cáo nhàm chán.
Chính vì vậy, chúng tôi tạo ra hướng dẫn triển khai Flowing OKRs – một cách tiếp cận thực tế, hiện đại và dễ áp dụng. Mục tiêu là giúp bạn có những quy tắc đơn giản (có danh sách kiểm tra ở cuối bài) để áp dụng ngay vào công việc hàng ngày.
Chúng tôi gọi mô hình này là Flowing OKRs để nhấn mạnh rằng OKRs nên là một quy trình liên tục, thay vì chỉ là một công cụ báo cáo hàng tháng.
Cách tiếp cận này có một số điểm khác so với những gì bạn có thể đã đọc về OKRs, nhưng qua kinh nghiệm, chúng tôi thấy rằng nó phù hợp hơn với các nhóm làm việc dựa trên kết quả thực tế và có tốc độ triển khai nhanh.
Lưu ý: Không có hướng dẫn hay quy trình nào là hoàn hảo cho mọi tổ chức. Nếu có điểm nào không phù hợp với công ty của bạn, hãy linh hoạt điều chỉnh.
Dưới đây là tóm tắt ngắn gọn, sau đó chúng ta sẽ đi sâu vào chi tiết hơn.
4 nguyên tắc chính của Flowing OKRs
⭐ Nguyên tắc 1: Phản hồi nhanh chóng
⭐ Nguyên tắc 2: Kết hợp cả kết quả đầu ra (output) và kết quả cuối cùng (outcome)
⭐ Nguyên tắc 3: Đồng bộ thay vì áp đặt, bắt lỗi
⭐ Nguyên tắc 4: Hợp tác thay vì chỉ báo cáo
Các quy tắc khi triển khai Flowing OKRs
Hiểu rõ sự khác biệt giữa OKRs và Intitatives
Sử dụng OKRs theo nhóm thay vì cá nhân
Họp cập nhật OKRs hằng tuần
Không đưa công việc thường ngày vào OKRs
Giới hạn: 3 Mục tiêu, mỗi mục tiêu sẽ có 4 kết quả then chốt
Phân bổ trách nhiệm rõ ràng
Không thiết lập OKRs cá nhân
Phân biệt kết quả có thể đo lường và không thể đo lường
OKRs không cần phân tầng từ trên xuống dưới, nhưng có thể được liên kết
Viết cập nhật tiến độ (check-ins) có ý nghĩa
Giữ cách đánh giá nhất quán với tổ chức
Tránh để OKRs có trạng thái "vàng" (rủi ro) trong 2 kỳ liên tiếp
Luôn theo dõi sáng kiến và các hành động liên quan
Kiểm tra mức độ tự tin về mục tiêu hàng tháng
Dễ dàng theo dõi xu hướng tiến triển
Những vấn đề thường gặp khi triển khai OKRs và cách giải quyết với Flowing OKRs
Thiếu tiêu chuẩn chung
OKRs có hai thành phần chính: Mục tiêu (Objectives) và Kết quả then chốt (Key Results). Nghe có vẻ đơn giản, nhưng trên thực tế, mỗi nhóm trong một tổ chức có thể sử dụng OKRs theo cách khác nhau, tạo ra hàng loạt bảng tính với định dạng không thống nhất.
Điều này xảy ra vì thiếu hướng dẫn rõ ràng trong việc viết và theo dõi OKRs. Thêm vào đó, nhiều nhóm thích tùy chỉnh bảng theo dõi theo nhu cầu riêng, dẫn đến sự thiếu đồng nhất trong cách triển khai.
Kết quả là không thể tạo ra một quy trình hiệu quả để đo lường kết quả thực sự.
Cập nhật không đầy đủ hoặc không đúng tần suất
Một vấn đề khác là tần suất kiểm tra tiến độ. Flowing OKRs khuyến khích chu kỳ phản hồi nhanh, nhưng nếu không có công cụ hỗ trợ và quy trình cập nhật rõ ràng, nhóm có thể chỉ cung cấp các bản báo cáo sơ sài hoặc chậm trễ, khiến việc ra quyết định trở nên khó khăn.
Thiếu rõ ràng về triển khai thực tế
Flowing OKRs hướng đến việc giúp các nhóm có cái nhìn trực quan và rõ ràng hơn về tiến độ mục tiêu. Với các công cụ đơn giản, bạn có thể theo dõi dễ dàng, nhận được thông tin chi tiết hữu ích và nhận diện xu hướng để điều chỉnh kịp thời.
Nhóm nào hiểu rõ mục tiêu và tiến độ của mình sẽ đạt được kết quả tốt hơn.
Nếu bạn thấy những vấn đề này quen thuộc, thì đây chính là hướng dẫn dành cho bạn!
4 nguyên tắc của Flowing OKRs
Nguyên tắc 1: Phản hồi nhanh chóng
Mô hình Flowing OKRs lấy cảm hứng từ Agile và Continuous Delivery. Một trong những yếu tố quan trọng của phương pháp này là khả năng nhận phản hồi nhanh về chiến lược.
Nếu nhóm chỉ cập nhật OKRs theo tháng, họ có thể rơi vào cảm giác an toàn giả tạo trong tháng đầu tiên. Nhưng đến tháng thứ hai, nếu kết quả không như mong đợi, có thể đã quá muộn để điều chỉnh.
Ngược lại, kiểm tra tiến độ hàng tuần giúp dễ dàng phát hiện vấn đề và xử lý kịp thời.
Thách thức đặt ra là làm sao để nhóm có thể cập nhật nhanh mà không lãng phí quá nhiều thời gian. Hiểu lý thuyết là một chuyện, nhưng quan trọng hơn là tạo ra môi trường, nơi mọi người có thể chia sẻ tiến độ hàng tuần một cách hiệu quả.
Nguyên tắc 2: Kết hợp cả kết quả đầu ra (output) và kết quả cuối cùng (outcome)
Flowing OKRs nhấn mạnh việc lấy kết quả đầu ra (OKRs) làm trung tâm. Nhưng đồng thời, cũng cần quan tâm đến công việc thực hiện (các sáng kiến/nhiệm vụ). Việc kết nối OKRs với các sáng kiến sẽ giúp đội ngũ triển khai chiến lược hiệu quả hơn.
Tập trung vào kết quả không có nghĩa là chỉ nhìn vào kết quả. Điều quan trọng là chúng ta bắt đầu từ mục tiêu, sau đó mới xem xét các hoạt động cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Trong quá trình thực hiện, nhóm có thể rút ra nhiều bài học và điều chỉnh OKRs sao cho phù hợp với thực tế.
Nguyên tắc 3: Đồng bộ thay vì áp đặt, bắt lỗi
Flowing OKRs chỉ có thể hoạt động hiệu quả khi doanh nghiệp xây dựng được một văn hóa phù hợp. Các nhóm cần cảm thấy an toàn khi báo cáo những rủi ro gặp phải.
Việc nói câu "Đưa ra giải pháp, đừng chỉ nêu vấn đề" có thể gây hại trong môi trường này. Thay vào đó, chúng ta muốn mọi người có thể chia sẻ một cách trung thực về quá trình thực hiện của họ, bao gồm cả những khó khăn và rủi ro có thể xảy ra.
Nguyên tắc 4: Hợp tác thay vì chỉ báo cáo
Flowing OKRs hướng đến việc coi mục tiêu như một cuộc thảo luận, thay vì chỉ là một bảng báo cáo khô khan.
Bạn có thể tự động hóa một số quy trình, nhưng giá trị lớn nhất của OKRs là giúp tập trung thảo luận về mục tiêu chung của tổ chức. Nếu chỉ coi OKRs như một chỉ số đo lường (KPI), bạn sẽ đánh mất cơ hội suy ngẫm và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
Các phương pháp tốt nhất để áp dụng OKR thành công
Hiểu rõ sự khác biệt giữa OKRs và Initiatives
Trước tiên, bạn cần hiểu rõ từng thành phần của OKRs:
Objectives (Mục tiêu): Bạn muốn đạt được điều gì vào cuối quý? (Định hướng)
Key Results (Kết quả chính): Bạn sẽ đo lường tiến độ như thế nào? (Thước đo)
Initiatives (Hành động): Bạn sẽ làm gì để đạt được mục tiêu? (Hành động cụ thể)
Sử dụng OKRs theo nhóm thay vì cá nhân
OKRs nên được đặt ra cho đội nhóm thay vì từng cá nhân. Điều này giúp tập trung vào mục tiêu chung và tránh việc biến OKRs thành chỉ tiêu đánh giá cá nhân.
Họp cập nhật OKRs hàng tuần
Các nhóm nên họp vào đầu mỗi tuần để thảo luận về tiến độ của OKRs hàng quý.
Cuộc họp không nên có quá 10 người, và tất cả những người phụ trách KRs phải có mặt.
Tiến độ và mức độ tự tin cần được cập nhật trước cuộc họp.
Cuộc họp nên bắt đầu bằng việc thảo luận về OKRs trước khi xem xét lộ trình và các sáng kiến.
Việc họp hàng tuần này rất quan trọng để tối đa hóa hiệu quả theo dõi OKRs. Nó giúp mọi người có cái nhìn rõ ràng khi ra quyết định và tạo ra trách nhiệm tự nhiên trong nhóm, đồng thời cải thiện sự thống nhất (lặp lại nhiều lần sẽ giúp củng cố điều này!).
Không đưa công việc thường ngày vào OKRs
OKRs chỉ nên bao gồm những điều bạn muốn thay đổi, không phải công việc lặp đi lặp lại hàng ngày.
OKRs của bạn nên thể hiện những điều bạn muốn thay đổi, không phải giữ nguyên hiện trạng. Sau đó, bạn có thể phân bổ thời gian giữa việc thực hiện OKRs, công việc thường ngày và các hoạt động khác (đào tạo, khám phá, ...).
Giới hạn: 3 Mục tiêu, mỗi mục tiêu sẽ có 4 kết quả then chốt
Chúng tôi khuyến nghị tối đa 3 Mục tiêu và không quá 4 KRs cho mỗi Mục tiêu trong bất kỳ kế hoạch hàng quý nào. Điều này giúp giảm bớt các ưu tiên cạnh tranh và làm rõ những gì thực sự quan trọng.
Đừng quên rằng bạn không cần ghi lại công việc thường ngày.
Phân bổ trách nhiệm rõ ràng
Các nhóm chịu trách nhiệm đạt được Key Results (KR) thông qua công việc của họ, nhưng mỗi Key Result cần có một người chịu trách nhiệm chính. Vai trò của người này bao gồm:
Cập nhật tiến độ trong các buổi check-in hàng tuần.
Là đầu mối chính để giải đáp các câu hỏi liên quan đến KR đó.
Hãy đảm bảo không giao tất cả KRs cho cùng một người. Một nguyên tắc chung là không ai nên có hơn 7 lần check-in hàng tuần, nếu không, chất lượng cập nhật sẽ giảm đáng kể.
Không thiết lập OKRs cá nhân
OKRs không nên áp dụng ở cấp độ cá nhân, mà chỉ nên giữ ở cấp độ nhóm.
Vì nếu đặt mục tiêu ở cấp cá nhân, ranh giới giữa mục tiêu phát triển cá nhân và mục tiêu hướng đến khách hàng sẽ trở nên mơ hồ. Giữ OKRs ở cấp độ nhóm giúp tránh nhầm lẫn và duy trì sự rõ ràng.
Phân biệt kết quả có thể đo lường và không thể đo lường
Hãy cố gắng đặt Key Results có thể đo lường bất cứ khi nào có thể. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi tác động của công việc trong suốt quý.
Tuy nhiên, đôi khi sẽ có những KR khó đo lường. có thể do chưa có dữ liệu phân tích hoặc dự án chưa được triển khai đến người dùng. Trong trường hợp này, thay vì đặt chỉ tiêu cụ thể, hãy tập trung vào mức độ tự tin của nhóm đối với tiến độ và kết quả đạt được.
OKRs không cần phân tầng từ trên xuống dưới, nhưng có thể được liên kết
Trước đây, mô hình OKRs phân tầng (cascading OKRs) từng rất phổ biến, nhưng hiện nay nhiều tổ chức, bao gồm cả chúng tôi, đã từ bỏ cách tiếp cận này. Thay vào đó, chúng tôi khuyến khích một mô hình linh hoạt hơn, nơi các nhóm có thể tự xây dựng kế hoạch của mình dưới một mục tiêu chung mà không cần phải áp đặt từ trên xuống.
Bạn có thể sử dụng Strategy Map để hình dung cách các OKRs được xếp lớp và sau đó quyết định mục tiêu nào có thể liên kết với một kết quả tổng thể. Một số OKRs có thể đứng độc lập, đặc biệt trong các tổ chức lớn, điều này là bình thường.
Để đơn giản hóa sự liên kết, hãy lặp lại các Mục tiêu cấp cao nhất trong toàn tổ chức khi có thể. Ví dụ, "Cung cấp trải nghiệm onboarding tuyệt vời" là một mục tiêu có thể áp dụng cho nhiều nhóm khác nhau như Sản phẩm, Kỹ thuật, Thiết kế hoặc Hỗ trợ khách hàng.
Viết cập nhật tiến độ (check-ins) có ý nghĩa
Chất lượng của quy trình OKRs phụ thuộc vào mức độ hiệu quả của các cuộc thảo luận. Điều này bắt đầu bằng việc viết các bản cập nhật tiến độ có ý nghĩa, trả lời được các câu hỏi sau:
Hiện tại chúng ta đang ở đâu?
Tiến độ đã đạt được kể từ lần cập nhật trước là bao nhiêu?
Chúng ta có bao nhiêu phần trăm tự tin sẽ đạt được mục tiêu vào cuối quý?
Chúng ta đã làm gì để đạt tiến bộ?
Kế hoạch tiếp theo là gì?
Có trở ngại nào đang cản trở không?
Chúng ta có cần sự hỗ trợ từ ai khác không?
Nghe có vẻ nhiều, nhưng thực tế bạn có thể trả lời nhanh các câu hỏi (1), (2) và (3) chỉ trong vài giây bằng cách nhập giá trị hiện tại và chọn mức độ tự tin trên công cụ theo dõi OKRs. Điều này giúp bạn dành nhiều thời gian hơn để phân tích tiến độ thực tế.
Giữ cách chấm điểm nhất quán với toàn tổ chức
Bạn có thể đã nghe về phương pháp chấm điểm OKRs của Google, nơi họ nhắm đến mức hoàn thành 60-70%. Tuy nhiên, trên thực tế, hầu hết các tổ chức kỳ vọng mục tiêu rơi vào khoảng 80-100%.
Hãy đảm bảo rằng hệ thống chấm điểm của bạn đồng bộ với cách tổ chức của bạn đánh giá thành công. Ví dụ:
80-100% = Xanh (Đạt tiến độ)
60-80% = Vàng (Rủi ro)
0-60% = Đỏ (Không đạt tiến độ)
Tránh để OKRs có trạng thái "vàng" (rủi ro) trong 2 kỳ liên tiếp
Các bản cập nhật tiến độ cần đi kèm với mức độ tự tin:
Xanh = Đạt tiến độ
Vàng = Nguy cơ chậm tiến độ
Đỏ = Không đạt tiến độ
Một quy tắc quan trọng: không để trạng thái "Vàng" xuất hiện quá 2 lần liên tiếp. Ở lần cập nhật thứ 3, trạng thái phải là Xanh hoặc Đỏ. Điều này giúp nhóm đối diện với rủi ro sớm thay v ì trì hoãn quyết định.
Luôn theo dõi sáng kiến và các hành động liên quan
Hãy giữ các sáng kiến liên quan trực tiếp đến OKRs. Cuộc họp OKRs hàng tuần là thời điểm phù hợp để đánh giá tiến độ của các sáng kiến mà nhóm đang thực hiện. Một số sáng kiến sẽ tác động tích cực đến OKRs, nhưng một số khác có thể không đạt kết quả mong đợi.
Tuy nhiên, đừng quá hoảng loạn nếu một KR không có tiến triển, vì có thể do:
Chúng ta đã chọn sai sáng kiến, hoặc
Không đủ ngân sách/thời gian để thực hiện, hoặc
KR ban đầu được đặt chưa chính xác.
Hãy cẩn trọng với điểm cuối cùng! Đôi khi, việc lựa chọn sai chỉ số đo lường hoặc đặt sai mục tiêu sẽ gây ảnh hưởng lớn. Trong trường hợp đó, hãy điều chỉnh KR thay vì thay đổi hoàn toàn kế hoạch.
Lưu ý: Sáng kiến nên là những đầu mục quan trọng mà nhóm đang thực hiện (như big rocks/epics), không cần liên kết từng nhiệm vụ nhỏ vào OKRs.
Kiểm tra mức độ tự tin về mục tiêu hàng tháng
Đừng chỉ tập trung vào Key Results (KRs) mà quên đi mục tiêu lớn hơn – Objective (O). Mỗi tháng, hãy dành thời gian để kiểm tra xem Objective có còn phù hợp và tiến triển tốt không.
Ví dụ: Mục tiêu "Người dùng yêu thích sản phẩm của chúng ta" có thể khó đo lường dù có chỉ số NPS. Thay vào đó, hãy thu thập phản hồi từ các nhóm hỗ trợ khách hàng, mạng xã hội, hội thảo,… để xem cảm nhận của người dùng có thực sự tốt không.
➡ Việc này giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn, không chỉ dựa vào con số mà còn từ phản hồi thực tế.
Dễ dàng theo dõi xu hướng tiến triển
Chỉ nhìn vào bảng số liệu có thể khiến bạn bỏ lỡ những thay đổi quan trọng. Một nhóm có thể khởi đầu tốt nhưng sau đó chững lại, và điều này sẽ khó thấy nếu không có cách theo dõi xu hướng.
Giải pháp:
✅ Dùng biểu đồ hoặc đồ thị để xem tiến độ theo thời gian.
✅ So sánh sự thay đổi giữa các tuần/tháng, không chỉ nhìn vào kết quả hiện tại.
✅ Xác định sớm nếu nhóm đang đi chệch hướng để điều chỉnh kịp thời.
➡ OKRs không chỉ là xem kết quả hiện tại, mà quan trọng là theo dõi cả quá trình để đạt mục tiêu.
Danh sách kiểm tra để triển khai OKRs hiệu quả
☑ Chúng tôi hiểu rõ vai trò của OKRs so với các sáng kiến.
☑ OKRs của chúng tôi được thiết lập theo nhóm.
☑ Chúng tôi có cuộc họp hàng tuần để xem xét tiến độ OKRs hàng quý.
☑ Các check-in OKRs được thực hiện trước cuộc họp hàng tuần.
☑ Chúng tôi không đưa các công việc hàng ngày vào OKRs.
☑ Không có quá 3 Objective và 4 Key Result cho mỗi kế hoạch.
☑ Mỗi Key Result đều có một người chịu trách nhiệm.
☑ Không ai có hơn 7 lần check-in hàng tuần.
☑ Chúng tôi không thiết lập OKRs cá nhân.
☑ Chúng tôi sử dụng các Key Result có thể đo lường hoặc đo lường bằng mức độ tự tin.
☑ Chúng tôi không áp dụng mô hình OKRs dạng "cascade".
☑ Chúng tôi viết các cập nhật trạng thái có ý nghĩa trong quá trình check-in.
☑ Cách chấm điểm của chúng tôi nhất quán với phần còn lại của tổ chức.
☑ Không có hơn 2 lần check-in ở trạng thái "vàng" liên tiếp.
☑ Chúng tôi tập trung vào kết quả (outcome) trước khi bàn về đầu ra (output) trong cuộc họp tiến độ hàng tuần.
☑ Chúng tôi thực hiện kiểm tra mức độ tự tin với các Objective hàng tháng.
☑ Chúng tôi có một nền tảng chuyên dụng để theo dõi và quản lý OKRs.
