Khi đội nhóm phát triển, việc duy trì năng suất và hiệu quả trở thành một thách thức lớn. Các phương pháp Agile giúp đẩy nhanh tiến độ dự án, nhưng chúng không đảm bảo rằng đội nhóm đang tập trung vào những sáng kiến đúng đắn. Đó là lý do tại sao thiết lập mục tiêu, đặc biệt là với khung OKRs (Objectives and Key Results), đang ngày càng trở nên phổ biến – chúng giúp tạo ra sự đồng thuận về những điều quan trọng đối với doanh nghiệp và các ưu tiên hàng đầu.
Tuy nhiên, việc chuyển từ con số 0 sang thiết lập và theo dõi OKRs một cách bài bản không phải là điều dễ dàng. Quản trị sự thay đổi là một quá trình phức tạp và có 4 giai đoạn chính cần vượt qua để hướng đến kết quả cho đội nhóm của bạn.
Giai đoạn 1: Không có mục tiêu chung
Đây là giai đoạn bắt đầu, và mặc dù nghe có vẻ đơn giản, nhưng đây là trạng thái rất phổ biến ở nhiều doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp còn ở giai đoạn đầu, việc xác định rõ ràng mục tiêu trong 3, 6, hay 12 tháng tới là điều rất khó khăn. Bạn vẫn đang trong quá trình tìm hiểu, trò chuyện với nhiều khách hàng nhất có thể và cố gắng cảm nhận nhu cầu của thị trường.
Có thể bạn có mục tiêu về doanh thu và số lượng người dùng, nhưng những mục tiêu này chưa được phân chia chi tiết thành các chỉ số mà mỗi thành viên trong nhóm có thể dễ dàng hiểu và liên hệ.
5 dấu hiệu bạn đang ở giai đoạn 1:
Không có mục tiêu nào ngoài mục tiêu doanh thu và tăng trưởng khách hàng.
Không có cuộc họp đánh giá hàng tháng hay hàng quý về tiến độ và tác động.
Lộ trình phát triển mang tính phản ứng, các dự án mới chỉ được quyết định khi các dự án hiện tại hoàn thành.
Cần phải quản lý chi tiết để tiến hành công việc. Nhóm không có đủ sự hiểu biết về con đường phía trước để tự ra quyết định.
Nhóm cảm thấy thiếu kết nối với sản phẩm – mọi người chỉ làm việc theo yêu cầu của lãnh đạo.
Giai đoạn 2: Chúng tôi muốn có mục tiêu
Dù bạn không có kế hoạch cho giai đoạn 2, nhưng chắc chắn bạn sẽ đến đây khi nhóm của bạn phát triển. Khi số lượng nhân viên vượt qua một giới hạn nhất định, không thể tiếp tục tổ chức các cuộc trao đổi trực tiếp với từng người và thật khó để theo kịp với tất cả các câu hỏi mở về tương lai. Khi đó, bạn có nhiều người làm việc cùng nhau và cần có những cách tốt để đảm bảo tất cả họ đều đi đúng hướng.
Lúc này, bạn mới bắt đầu suy nghĩ về mục tiêu dài hạn (North Star) và phần lớn nỗ lực của bạn sẽ dồn vào việc thay đổi văn hóa, xây dựng lòng tin và trở nên dựa vào dữ liệu hơn.
5 dấu hiệu bạn đang ở giai đoạn 2:
Bạn đã có một số chỉ số ngoài mục tiêu doanh thu và khách hàng, nhưng hầu hết các chỉ số này vẫn do lãnh đạo xác định.
Bạn đang theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) như người dùng hoạt động hàng tháng (MAUs), tỷ lệ chuyển đổi, chi phí thu hút khách hàng (CAC), nhưng chưa có mục tiêu cụ thể để cải thiện các yếu tố sản phẩm.
Bạn theo dõi sự phát triển của các KPIs nhưng chưa thiết lập các mục tiêu cho chúng.
Tiến độ chủ yếu được đánh giá hàng quý.
Nhóm có sự hiểu biết chung về các yếu tố quan trọng của doanh nghiệp, nhưng không phải ai cũng cảm thấy họ có thể tạo ra ảnh hưởng.
Giai đoạn 3: Chúng tôi thiết lập mục tiêu
Bây giờ, bạn đã bước vào giai đoạn mà mọi thứ bắt đầu mở rộng theo cách đầy hứng khởi. Các công ty ở giai đoạn 3 có những đội nhóm tự tổ chức các buổi workshop để xác định cách thức đo lường thành công. Tầm nhìn rõ ràng từ cấp lãnh đạo giúp mọi người có thể hiểu được cách họ đóng góp vào sự thành công chung.
Tuy vẫn có một vài vấn đề khi theo dõi mục tiêu và xác định các mục tiêu thực tế, nhưng giờ đây mọi người có thể làm việc tự chủ và báo cáo kết quả cho lãnh đạo.
5 dấu hiệu bạn đang ở giai đoạn 3:
Một vài người trong nhóm đang là những người tiên phong với các khái niệm như mục tiêu SMART và OKRs.
Lãnh đạo tạo ra tầm nhìn nhưng các nhóm có thể tự định nghĩa mục tiêu của họ.
Mục tiêu đã được thiết lập, nhưng đôi khi chúng quá tham vọng và có sự thiếu hụt đáng kể.
Mục tiêu được thiết lập trước mỗi quý và ghi lại trong tài liệu chung hoặc bảng tính.
Tuy nhiên, các cập nhật đôi khi bị bỏ qua và không có lịch sử tiến độ.
Giai đoạn 4: Chúng tôi theo dõi mục tiêu
Ở giai đoạn 4, công ty của bạn hoàn toàn được thúc đẩy bởi kết quả. Mỗi nhóm biết rõ mục tiêu của họ và có thể tự đánh giá để đưa ra quyết định khó khăn về các dự án bị trễ hoặc không đạt được tác động như mong đợi.
Đây là lúc công ty của bạn tạo ra những kết quả bất ngờ khi mọi người có thể đưa ra các giải pháp sáng tạo để đạt được kết quả cụ thể. Đây cũng là khi bạn có thể thấy sự tham gia cao của nhóm, khi họ trở nên có trách nhiệm với quyết định của chính mình.
5 dấu hiệu bạn đang ở giai đoạn 4:
Mọi người đều quen thuộc với các khái niệm như KPIs, mục tiêu SMART và OKRs.
Các nhóm có thể thiết kế bộ mục tiêu để cải thiện rõ rệt một khía cạnh cụ thể của sản phẩm (ví dụ: mở rộng khách hàng, hiểu người dùng, tích hợp hệ sinh thái).
Lãnh đạo có thể tập trung vào các mục tiêu dài hạn (mục tiêu 2-3 năm tới) và để các nhóm xác định kết quả đúng cho từng quý.
Tiến độ được chia sẻ và giám sát thường xuyên (hàng tuần cho mục tiêu quý, hàng tháng cho kế hoạch năm).
Lịch sử dữ liệu được lưu trữ và bạn có thể quay lại để hiểu cách thức công ty đi đến vị trí hiện tại.