Tóm tắt: OKR (Mục tiêu và Kết quả then chốt) hiệu quả giúp đội ngũ làm việc đồng bộ với mục tiêu chung của công ty và đo lường tiến độ một cách rõ ràng. Một Mục tiêu (Objective) tốt cần phải rõ ràng, có tính truyền cảm hứng, phù hợp với chiến lược tổng thể và có thời hạn cụ thể. Trong khi đó, Kết quả then chốt (Key Results) phải cụ thể, đo lường được, tập trung vào kết quả đầu ra, có tính thách thức nhưng vẫn khả thi. Một số sai lầm phổ biến khi viết OKR bao gồm: đặt mục tiêu không rõ ràng, có quá nhiều OKR, hoặc chỉ tập trung vào nhiệm vụ thay vì kết quả thực tế. Viết OKR đúng cách giúp doanh nghiệp duy trì sự tập trung, liên kết chặt chẽ giữa các cấp và đo lường được kết quả một cách hiệu quả.
Tại sao viết OKR đúng lại quan trọng?Chuẩn bị: Cách viết Mục tiêu đúng chuẩnHướng dẫn từng bước để viết OKRCách viết Mục tiêu chuẩnChecklist để viết Mục tiêu rõ ràng và cụ thểCông thức để viết Mục tiêu chuẩnVí dụ về Mục tiêu chuẩnCách viết Key Results đúng chuẩnChecklist để viết Key Results chuẩnCông thức viết Key Results chuẩnVí dụ về Key Results được viết chuẩn3 Sai lầm phổ biến cần tránh khi viết OKRs (+ ví dụ thực tế)Cách viết sáng kiến (Initiatives) đúng chuẩnChecklist để xây dựng Sáng kiến chuẩnCông thức viết sáng kiến chuẩnVí dụ về các sáng kiến chuẩnKết luận: Xây dựng OKRs hoàn hảo để đạt thành côngCâu hỏi thường gặp về cách viết OKRs (FAQ)Ví dụ nào được xem là OKR tốt?Làm thế nào để viết OKRs đúng cách?OKRs được cấu trúc như thế nào?Nếu Mục tiêu không liên kết được với bất kỳ chiến lược nào thì sao?
OKR ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp như một phương pháp thiết lập mục tiêu chiến lược. Phương pháp này rất dễ hiểu, nhưng điều quan trọng nằm ở cách thực hiện – nhiều tổ chức thất bại chỉ vì họ không biết cách viết OKR thực sự ý nghĩa và hiệu quả.
Để tránh mắc phải sai lầm này, trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ những bí quyết quan trọng nhất để viết OKR đúng chuẩn – bao gồm các công thức đơn giản có thể áp dụng cho bất kỳ Mục tiêu và Kết quả then chốt nào.
Nội dung bài viết:
Tại sao việc viết OKR đúng cách lại quan trọng?
Chuẩn bị: Thiết lập Mục tiêu đúng cách
Hướng dẫn từng bước để viết OKR: Mẹo và công thức
Những sai lầm thường gặp & ví dụ thực tế cần tránh
Tổng kết: Một OKR được viết đúng chuẩn là như thế nào?
Câu hỏi thường gặp về cách viết OKR
Tại sao viết OKR đúng lại quan trọng?
Việc một doanh nghiệp thành công hay thất bại với phương pháp OKR (Mục tiêu và Kết quả then chốt) phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng yếu tố cốt lõi nhất chính là cách viết OKR có đúng và hiệu quả hay không.
Tại sao điều này quan trọng?
Bởi vì cách viết OKR sẽ quyết định trực tiếp đến hiệu quả của chúng và ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu trong dài hạn. Nếu OKR được viết không tốt (chẳng hạn như quá chung chung hoặc không rõ ràng) thì doanh nghiệp sẽ thiếu sự tập trung cần thiết và không có định hướng rõ ràng để đạt được thành công thực sự.
Hơn nữa, OKR cần phải dễ hiểu, trực quan và tự giải thích để tất cả nhân viên có thể cùng hướng đến mục tiêu chung và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả. Nếu OKR được diễn đạt một cách phức tạp hoặc không rõ nghĩa, đội ngũ sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện. Vì vậy, ngôn ngữ được sử dụng trong OKR cần phải chính xác, rõ ràng và có định hướng cụ thể.
Chuẩn bị: Cách viết Mục tiêu đúng chuẩn
Trước khi xây dựng các Mục tiêu và Kết quả then chốt cụ thể, điều quan trọng là phải thảo luận về những gì bạn muốn đạt được và định hướng của công ty.
Bước đầu tiên chính là tập hợp tất cả các bên liên quan lại, cùng nhau chia sẻ ý tưởng, xác định các ưu tiên và lựa chọn những Mục tiêu quan trọng nhất của công ty. Chỉ sau khi đã thống nhất về các Mục tiêu cốt lõi, doanh nghiệp mới có thể tiếp tục tinh chỉnh cách diễn đạt sao cho rõ ràng và chính xác.
Thông thường, quá trình viết OKR bắt đầu bằng việc brainstorming các Mục tiêu khả thi, từ đó chọn ra những Kết quả then chốt quan trọng nhất. Để xác định được đâu là Mục tiêu phù hợp, trước tiên cần hiểu về các loại Mục tiêu phổ biến trong OKR, bao gồm:
Xây dựng (Build): Phát triển một điều gì đó mới.
Cải thiện (Improve): Tối ưu hoặc nâng cao một điều đã có sẵn.
Đổi mới (Renew): Làm mới hoặc thay đổi hoàn toàn một cách tiếp cận.
Về nguyên tắc, bạn không thể cải thiện điều gì đó nếu nó chưa được xây dựng. Do đó, trong quá trình thiết lập mục tiêu, ba loại Mục tiêu thường được áp dụng theo thứ tự sau: Xây dựng → Cải thiện → Đổi mới để đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả.
Dưới đây là một số mẹo giúp tạo điều kiện thuận lợi để xác định Mục tiêu hiệu quả:
Tạo sự liên kết: Mục tiêu cần góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, trực tiếp hoặc gián tiếp, đồng thời phải phù hợp với tầm nhìn và sứ mệnh tổng thể. Vì vậy, trước khi chọn một Mục tiêu, cần kiểm tra xem nó có thực sự phù hợp với chiến lược của công ty hay không. Bên cạnh đó, thời điểm triển khai cũng rất quan trọng – một Mục tiêu được đề xuất vào sai thời điểm có thể không mang lại giá trị như mong đợi.
Thu hút sự tham gia của đội nhóm: OKR chỉ thực sự hiệu quả khi toàn bộ nhân viên cùng tham gia và cam kết thực hiện. Trên thực tế, đội ngũ nhân viên thường là những người hiểu rõ nhất những gì đang cần được xây dựng, cải thiện hoặc đổi mới, vì họ trực tiếp làm việc với các vấn đề hàng ngày. Vì vậy, việc lắng nghe ý kiến từ các nhóm làm việc không chỉ giúp xác định đúng Mục tiêu mà còn tạo ra sự gắn kết và tinh thần trách nhiệm cao hơn trong tổ chức.
Hướng dẫn từng bước để viết OKR
Bạn đã sẵn sàng viết OKR hiệu quả chưa?
Sau khi xác định được Mục tiêu cần tập trung trong chu kỳ tới, bước tiếp theo là diễn đạt chúng một cách rõ ràng và chính xác. Tuy nhiên, đây có thể là một thách thức đối với nhiều tổ chức.
Tin tốt là có một số mẹo và công thức giúp bạn viết OKR một cách mạch lạc, súc tích mà không bị rối trong cách diễn đạt. Một nguyên tắc quan trọng khi viết OKR là:
Chúng ta sẽ đạt được [Mục tiêu], được đo lường bằng [Kết quả then chốt].
Mục tiêu trả lời cho câu hỏi: "Chúng ta muốn đạt được điều gì?"
Kết quả then chốt trả lời cho câu hỏi: "Làm sao để biết rằng mục tiêu đã đạt được?"
Vì vậy:
Mục tiêu cần được viết một cách định tính, dễ hiểu và truyền cảm hứng.
Kết quả then chốt phải đo lường được, hướng đến kết quả và tuân theo nguyên tắc SMART (Cụ thể - Đo lường được - Có thể đạt được - Liên quan đến mục tiêu - Có thời hạn).
Chúng tôi sẽ đi sâu vào từng tiêu chí này và hướng dẫn bạn từng bước để viết OKR một cách hiệu quả. Một điều quan trọng cần ghi nhớ là không nên đặt quá nhiều Mục tiêu và Kết quả then chốt trong mỗi chu kỳ . Hãy tập trung vào những điều quan trọng nhất.
Mỗi đội nhóm chỉ nên đặt từ 2 đến 4 Mục tiêu trong một chu kỳ, và mỗi Mục tiêu chỉ nên có từ 1 đến 5 Kết quả then chốt. Trong một số trường hợp, việc chỉ đặt 1 hoặc 2 Mục tiêu cũng có thể hợp lý hơn, tùy vào mức độ ưu tiên của doanh nghiệp.
Cách viết Mục tiêu chuẩn
Yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất trong OKR là Mục tiêu (Objective). Về lý thuyết, Mục tiêu chỉ cần thể hiện điều bạn muốn đạt được. Tuy nhiên, để có một Mục tiêu thực sự hiệu quả, cần nhiều hơn thế.
Checklist để viết Mục tiêu rõ ràng và cụ thể
Một Mục tiêu hiệu quả cần đáp ứng hai nhóm yếu tố: “bắt buộc” (must-haves) và “nên có” (nice-to-haves).
Các yếu tố "bắt buộc" (must-haves):
Định tính (Qualitative): Mục tiêu không nên chứa các chỉ số đo lường cụ thể (phần đo lường thuộc về Kết quả then chốt).
Có định hướng rõ ràng (Directional): Mục tiêu cần xác định rõ hướng đi mà doanh nghiệp muốn theo đuổi để phát triển.
Liên kết chặt chẽ (Clearly aligned): Mục tiêu cần có sự liên kết với chiến lược kinh doanh, OKR cấp công ty (đối với OKR đội nhóm), hoặc các chỉ số KPI quan trọng để đảm bảo tổ chức đang đi đúng hướng.
Tạo tác động (Impactful): Một Mục tiêu chỉ có ý nghĩa khi nó tạo ra giá trị thực sự cho doanh nghiệp khi được hoàn thành.
Các yếu tố “nên có” (nice-to-haves):
Ngoài các tiêu chí bắt buộc, bạn có thể cân nhắc thêm các yếu tố sau khi xây dựng Mục tiêu:
Truyền cảm hứng (Inspiring): Mục tiêu nên được diễn đạt một cách truyền cảm hứng để thúc đẩy tất cả nhân viên hành động.
Dễ hiểu (Comprehensible): Mỗi Mục tiêu cần được trình bày đơn giản và ngắn gọn để tất cả nhân viên đều có thể hiểu và ghi nhớ.
Công thức để viết Mục tiêu chuẩn
Việc diễn đạt một Mục tiêu sao cho đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trên có thể không đơn giản. Dưới đây là một số quy tắc quan trọng giúp bạn viết OKRs một cách rõ ràng và dễ hiểu:
Dùng câu chủ động thay vì câu bị động
Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành hoặc viết tắt phức tạp
Diễn đạt ngắn gọn, súc tích (nguyên tắc chung: càng ngắn càng tốt, nhưng phải đủ ý)
Tránh các từ phủ định như "không" hoặc "không có"
Ưu tiên sử dụng các tính từ và động từ mang tính tích cực
Hạn chế các từ như "phải" hoặc "nên"
Công thức chung để viết một Mục tiêu chuẩn OKR:
[Động từ] + [Cụm tính từ] + [Danh từ] + [Cụm trạng từ]
Ví dụ: Tăng đáng kể số lượng khách hàng tiềm năng đầu vào cho phần mềm của chúng tôi.
Một Mục tiêu được viết tốt luôn mô tả trạng thái mong muốn trong tương lai, giúp đội ngũ có cái nhìn rõ ràng về những gì cần đạt được. Vì vậy, Mục tiêu nên mang tính tầm nhìn và truyền cảm hứng.
Một số động từ hữu ích khi viết Mục tiêu:
Xây dựng: tạo ra, phát triển, đảm bảo, xây dựng, thành lập, thiết lập
Cải thiện: cải thiện, tăng trưởng, mở rộng, nâng cao, tối ưu hóa
Đổi mới: phát minh, thiết kế, đổi mới, tái cấu trúc, thích nghi
Ví dụ về Mục tiêu chuẩn
Ví dụ về Mục tiêu được viết đúng theo công thức trên:
Tạo ra một môi trường làm việc tuyệt vời
Xây dựng một đội ngũ đa dạng, có hiệu suất cao
Phát triển các kênh mạng xã hội thành một cộng đồng vững mạnh
Cách viết Key Results đúng chuẩn
Việc chỉ đặt Mục tiêu (Objectives) mà không xác định cách đo lường tiến độ sẽ không mang lại hiệu quả. Kết quả then chốt (Key Results) đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá xem một Mục tiêu có thực sự được hoàn thành hay không. Trong quy trình OKR, Key Results được xây dựng dựa trên các Mục tiêu đã xác định trước đó.
Checklist để viết Key Results chuẩn
Làm th ế nào để viết Key Results rõ ràng và hiệu quả? Trước tiên, chúng cần phải dễ hiểu và được diễn đạt một cách ngắn gọn nhất có thể. Ngoài ra, có một số tiêu chí cụ thể cần được đáp ứng (must-haves):
Liên kết trực tiếp với Mục tiêu: Một Key Result phải có mối liên hệ trực tiếp với Mục tiêu và phản ánh trạng thái mong muốn của Mục tiêu đó. Nếu tất cả các Key Results được hoàn thành, có nghĩa là Mục tiêu cũng đã đạt được.
Có thể đo lường được: Key Results phải chứa một chỉ số cụ thể để đánh giá tiến độ một cách chính xác. Tránh các chỉ tiêu không thể đo lường hoặc quá trừu tượng.
Tập trung vào kết quả đầu ra: Key Results không phải là danh sách nhiệm vụ (to-do list). Chúng phải thể hiện kết quả đạt được, thay vì chỉ liệt kê các hoạt động cần làm. (Các hoạt động cụ thể sẽ được đưa vào sáng kiến - initiatives trong OKR).
Các yếu tố giúp Key Results trở nên mạnh mẽ hơn (nice-to-haves)
Tham vọng nhưng vẫn khả thi:
Một Key Result hiệu quả nên có độ thách thức nhất định, khiến đội nhóm phải cố gắng hơn để đạt được. Tuy nhiên, không nên đặt quá cao đến mức khiến nhân viên cảm thấy nản chí ngay từ đầu. Quy tắc chung: Đặt Key Results cao hơn 30-40% so với khả năng thực tế, và đạt 70% mục tiêu đã được xem là thành công.
Độc lập:
Các Key Results lý tưởng nên độc lập với nhau, mỗi chỉ số đo lường một khía cạnh khác nhau của Mục tiêu. Điều này giúp đảm bảo rằng Mục tiêu được đánh giá từ nhiều góc độ khác nhau và tránh sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các chỉ số.
Công thức viết Key Results chuẩn
Một Key Results tốt luôn bao gồm một chỉ số cụ thể cùng với giá trị mục tiêu cần đạt được. Nếu có thể, hãy thêm giá trị hiện tại để dễ dàng so sánh và theo dõi mức độ cải thiện, đặc biệt trong trường hợp ngữ cảnh chưa rõ ràng.
Công thức chung để viết Key Results:
[Tăng/Giảm] [CHỈ SỐ] từ X đến Y trước [THỜI GIAN]
Ví dụ: Tăng tỷ lệ chuyển đổi từ lượt truy cập sang đăng ký dùng thử từ 5% lên 20% trước tháng 3
📝 Lưu ý: Việc thêm thời gian cụ thể (trước tháng 3) là tùy chọn, vì mặc định cuối chu kỳ OKR đã được xem là mốc thời gian hoàn thành.
Để viết Key Results có ý nghĩa và thực sự đo lường được tiến độ, bạn có thể tự đặt ra các câu hỏi sau:
Hành vi nào của khách hàng đang tác động đến kết quả kinh doanh?
Thay đổi nào trong hành vi khách hàng sẽ giúp chúng ta đến gần Mục tiêu hơn? Làm sao để đo lường điều đó?
Thay đổi nào trong chính cách làm việc của chúng ta giúp đạt Mục tiêu? Làm sao để đo lường?
Thành công sẽ trông như thế nào? Cảm giác đạt được thành công ra sao? Và làm thế nào để đo lường điều đó?
Điểm yếu nào có thể ngăn cản chúng ta đạt được Mục tiêu?
Ví dụ về Key Results được viết chuẩn
Dưới đây là một số Key Results hiệu quả, được viết theo công thức trên và hướng đến việc đạt được Mục tiêu vào cuối chu kỳ OKR:
Giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc tự nguyện xuống còn 5%
Tăng lượng truy cập từ mạng xã hội lên 40% so với quý trước
Tạo ra số lượng khách hàng tiềm năng (leads) cao hơn 10% so với năm trước
3 Sai lầm phổ biến cần tránh khi viết OKRs (+ ví dụ thực tế)
Để đảm bảo không mắc phải những lỗi thường gặp khi viết OKRs, dưới đây là ba sai lầm phổ biến nhất mà nhiều doanh nghiệp mắc phải – kèm theo ví dụ về các cách diễn đạt chưa hiệu quả:
❌ Mục tiêu quá chung chung: Mục tiêu không nên chỉ là một tiêu đề đẹp cho các Kết quả then chốt. Những mục tiêu quá rộng như "Tăng số lượng khách hàng mới" hay "Cải thiện sự hài lòng của khách hàng" không mang tính cụ thể, không gắn liền với chu kỳ OKR sắp tới, và cũng không đủ truyền cảm hứng.
❌ Đặt quá nhiều mục tiêu cùng lúc: Nhiều người mới bắt đầu với OKR thường nhồi nhét nhiều Mục tiêu vào một câu. Từ “và” thường là dấu hiệu cho thấy có quá nhiều mục tiêu trong một Mục tiêu, khiến các Kết quả then chốt không còn được gắn kết rõ ràng.
❌ Kết quả then chốt không đủ cụ thể: Kết quả then chốt luôn cần cụ thể nhất có thể để có thể đo lường thành công một cách chính xác. Do đó, chúng luôn phải bao gồm một chỉ số cụ thể. Các Kết quả then chốt không cụ thể như “Chỉ số eNPS (Employee Net Promoter Score) của chúng tôi cao hơn năm trước” là không đủ chính xác. Trong trường hợp này, tốt hơn nên diễn đạt là “Chúng tôi đạt được eNPS là 50”.
Cách viết sáng kiến (Initiatives) đúng chuẩn
Sáng kiến (Initiatives) là các dự án, nhiệm vụ và hoạt động cụ thể mà doanh nghiệp thực hiện để đạt được Kết quả then chốt (Key Results). Có thể xem chúng như một danh sách công việc cần làm để hiện thực hóa OKRs.
Checklist để xây dựng Sáng kiến chuẩn
Một sáng kiến tốt cần đảm bảo các tiêu chí sau:
Cụ thể
Có thể đạt được
Có thể tác động trực tiếp
Có người chịu trách nhiệm
Ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề (nếu có thể)
Công thức viết sáng kiến chuẩn
[Động từ] + [Cụm tính từ] hoặc [Danh từ]
Ví dụ:
✅ Phát triển content calendar hàng quý
Ví dụ về các sáng kiến chuẩn
Dưới đây là một số sáng kiến được viết theo công thức trên:
Triển khai chiến dịch marketing offline với biển quảng cáo gần các trạm taxi.
Tạo báo cáo định kỳ về tình trạng và hiệu suất của website và ứng dụng.
Thiết kế banner cho khu vực sảnh chính.
Kết luận: Xây dựng OKRs hoàn hảo để đạt thành công
Tóm lại, một OKR được viết chuẩn bao gồm:
Từ 2 đến 4 Mục tiêu (Objectives) truyền cảm hứng, có tính định hướng và mang tính chiến lược, giúp trả lời câu hỏi "Chúng ta muốn đạt được điều gì?"
Từ 2 đến 5 Kết quả then chốt (Key Results) đo lường được, cụ thể và có thời hạn rõ ràng, giúp đánh giá "Làm sao để biết rằng Mục tiêu đã đạt được?"
Câu hỏi thường gặp về cách viết OKRs (FAQ)
Ví dụ nào được xem là OKR tốt?
Một OKR tốt cần được viết rõ ràng, minh bạch và dễ hiểu. Mục tiêu (Objectives) phải mang tính định hướng, truyền cảm hứng và mang tính định tính, trong khi Kết quả then chốt (Key Results) phải đo lường được, cụ thể và có thời hạn rõ ràng.
Ví dụ về một Mục tiêu tốt: Tối ưu hóa hiệu suất của quy trình tuyển dụng.
Các Kết quả then chốt tốt cho Mục tiêu này có thể bao gồm:
(1) Tăng tỷ lệ chấp nhận đề nghị lên 90%,
(2) Giảm thời gian từ lúc đề nghị đến khi chấp nhận xuống còn 45 ngày,
(3) Tăng tỷ lệ nhân sự được tuyển so với kế hoạch lên 0.9.
Làm thế nào để viết OKRs đúng cách?
Mục tiêu nên được diễn đạt chủ động thay vì bị động và cần ngắn gọn nhất có thể nhưng vẫn đủ ý. Nên sử dụng tính từ và động từ tích cực, tránh các từ phủ định như “không” hoặc “không có”. Các từ như “phải” hoặc “nên” cũng nên tránh. Kết quả then chốt cần được diễn đạt rõ ràng và dễ hiểu, luôn bao gồm một chỉ số, hướng thay đổi (tăng/giảm) và khung thời gian.
OKRs được cấu trúc như thế nào?
OKRs bao gồm:
Tối đa 2 đến 4 Mục tiêu (Objectives) có tính định hướng, truyền cảm hứng.
Mỗi Mục tiêu đi kèm 2 đến 4 Kết quả then chốt (Key Results) có thể đo lường.
Các hoạt động cụ thể để đạt được Kết quả then chốt sẽ được thể hiện qua Sáng kiến (Initiatives).
Nếu Mục tiêu không liên kết được với bất kỳ chiến lược nào thì sao?
Việc một Mục tiêu không liên kết rõ ràng với chiến lược công ty không có nghĩa là nó tệ, mà có thể do nó không phù hợp với phạm vi chiến lược hiện tại của doanh nghiệp.
Nếu điều này xảy ra, hãy thảo luận với đội nhóm hoặc lãnh đạo:
Tại sao Mục tiêu này được chọn?
Tại sao Mục tiêu này không phù hợp với tầm nhìn của công ty?
Liệu có còn ý nghĩa khi tiếp tục theo đuổi Mục tiêu này không?
Nhân viên và lãnh đạo nên cùng nhau tìm ra giải pháp phù hợp.