Hiểu đúng về Output và Outcome: Bí quyết quản trị mục tiêu hiệu quả trong OKRs

Tóm tắt: Outputs (đầu ra) là những kết quả hữu hình của các hoạt động, trong khi outcomes (kết quả) thể hiện giá trị hoặc tác động mà các outputs tạo ra. Nếu chỉ tập trung vào outputs, tổ chức có thể bị cản trở trong việc phát triển và giảm động lực, vì các nhiệm vụ có thể không phù hợp với mục tiêu rộng hơn. Trong OKRs, objectives nên tập trung vào outcomes, còn key results đo lường tiến trình hướng tới những tác động này. Việc ưu tiên outcomes giúp tổ chức đạt được tiến bộ thực sự và định hướng nỗ lực phù hợp với mục tiêu chiến lược.

Trong mô hình Agile, hai thuật ngữ dễ gây nhầm lẫn nhất là "output" và "outcome". Nhiều người vẫn sử dụng chúng như những từ đồng nghĩa, dù thực tế, chúng mang ý nghĩa hoàn toàn khác nhau.

Sự khác biệt này càng trở nên rõ ràng khi áp dụng vào hệ thống OKRs. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn mắc sai lầm lặp đi lặp lại khi triển khai OKRs, dẫn đến việc đo lường sai và bỏ lỡ những giá trị cốt lõi.

Để giúp bạn tránh những vướng mắc này, bài viết dưới đây sẽ làm rõ:

1. Định nghĩa Output và Outcome

• Output là kết quả trực tiếp của một hoạt động cụ thể, có thể là một sản phẩm, dịch vụ hoặc một thành quả hữu hình từ dự án.

• Outcome thể hiện tác động mà output tạo ra. Nói cách khác, outcome chính là giá trị thực sự mà sản phẩm hoặc dịch vụ mang lại cho nhóm khách hàng mục tiêu.

Tóm lại:

• Outcomes là những mục tiêu doanh nghiệp muốn đạt được.

• Outputs là những kết quả cụ thể từ các hoạt động nhằm tiến gần hơn đến mục tiêu đó.

2. Hiểu về Input và Impact

Bên cạnh output và outcome, hai thuật ngữ input và impact cũng thường xuyên được nhắc đến trong kinh doanh. Chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau:

• Input: Những yếu tố cần thiết để đạt được một kết quả nhất định, ví dụ như tài chính, nhân sự hoặc thời gian. Các nguồn lực này sau đó được chuyển hóa thành output thông qua các hoạt động cụ thể.

• Impact: Lợi ích dài hạn và bền vững mà outcome mang lại cho doanh nghiệp. Ranh giới giữa outcome và impact có thể không hoàn toàn rõ ràng.

3. Sự khác biệt giữa Output và Outcome

Khi làm rõ các thuật ngữ này, sự khác biệt giữa output (đầu ra) và outcome (kết quả) sẽ dần sáng tỏ. Tuy nhiên, trước tiên, hãy cùng phân tích chi tiết từng khái niệm và so sánh chúng.

• Output mô tả những gì đã được hoàn thành, chẳng hạn như trong các dự án khác nhau hoặc trong một khoảng thời gian làm việc nhất định.

• Ngược lại, outcome là kết quả mà bạn hướng tới. Nó thể hiện giá trị mà công việc của bạn tạo ra.

Mục tiêu của outcome là mang lại những kết quả thực tế, có giá trị và hữu hình, trong khi output chỉ đơn thuần là một bước tiến hướng đến những mục tiêu lớn hơn. Việc lập ra một kế hoạch marketing mới (output) không có nghĩa là kế hoạch đó sẽ hiệu quả và thu hút nhiều khách hàng (outcome).

Nói một cách đơn giản, output dễ đo lường hơn nhiều so với outcome. Vì output hầu như luôn mang tính định lượng, có thể dễ dàng xác định đã đạt được hay chưa, còn outcome lại phức tạp hơn.

Outcome có thể mang tính định lượng hoặc định tính, khiến việc xác định mức độ thành công trở nên khó khăn hơn. Thành công hay thất bại phần lớn phụ thuộc vào cách nhóm đối tượng mục tiêu cảm nhận, điều này làm cho việc đo lường outcome trở nên phức tạp hơn nhiều.

Ngược lại, xác định xem một output đã đạt được hay chưa lại rất rõ ràng. Ví dụ, nếu một thiết kế sản phẩm mới vừa được hoàn thành và hiện hữu trước mặt bạn dưới dạng nguyên mẫu, bạn có thể dễ dàng kiểm chứng nó.

Output và outcome cũng khác nhau về tính linh hoạt. Outcome thường được xác định ngay từ đầu và giữ nguyên cho đến khi đạt được. Trong khi đó, output có thể thay đổi trong ngắn hạn nếu chưa mang lại kết quả mong muốn.

4. Tại sao phải hiểu rõ sự khác nhau gữa Output, Outcome, Impact?

Output chỉ đơn thuần cho thấy một công việc đã được hoàn thành, nhưng không đảm bảo rằng nó mang lại giá trị thực sự. Chính impact (tác động) mới là yếu tố quyết định hiệu quả thực sự của một doanh nghiệp.

Nếu không phân biệt rõ giữa output và outcome, hầu hết mọi người sẽ mặc nhiên làm việc theo các chỉ số output. Điều này thường dẫn đến hai hệ quả chính: giá trị kinh doanh thấp và nhân viên mất động lực.

4.1 Thành công đang bị đo lường sai cách

Hầu hết các doanh nghiệp vẫn chưa quen với tư duy dựa trên outcome. Điều này cần thời gian, sự kiên nhẫn và thực hành liên tục.

Thay vào đó, nhiều công ty vẫn duy trì lối suy nghĩ cũ từ thời công nghiệp hóa: cứ bỏ nhiều công sức (input) thì sẽ tạo ra nhiều kết quả (output), và như vậy đồng nghĩa với thành công.

Những người bận rộn với lịch trình kín đặc, họp hành liên tục, làm việc 60 giờ mỗi tuần đều được xem là năng suất. Trong khi đó, một nhân viên tan làm lúc 4 giờ chiều nhưng tạo ra gấp đôi kết quả trong một nửa thời gian lại hiếm khi được công nhận ở những công ty chỉ quan tâm đến output.

Càng làm ra nhiều output, bạn càng trông có vẻ thành công. Nhưng liệu điều đó có thực sự tạo ra giá trị hay chỉ là bảng Excel thứ hai mươi không mang lại cải tiến đáng kể? Điều này lại ít khi được để ý.

Một tổ chức có thể nhìn bề ngoài rất thành công, nhưng nếu chỉ tập trung vào output mà quên đi impact, thì cuối cùng họ vẫn không làm việc hiệu quả hoặc đang đi sai hướng.

4.2 Bức tranh tổng thể lại thường bị bỏ lỡ

Khi chỉ tập trung vào output, nhân viên dễ mất đi động lực. Nếu công việc hằng ngày chỉ là hoàn thành các nhiệm vụ mà không biết chúng ảnh hưởng thế nào đến công ty, họ sẽ chỉ làm cho xong việc mà không có cảm giác đóng góp ý nghĩa.

Tuy nhiên, hiện tại, cách làm việc này không còn phù hợp. Nhân sự trẻ không muốn làm việc theo kiểu “có mặt đủ giờ, làm đúng quy trình.” Họ cần công việc mang lại giá trị thực sự, giúp họ cảm thấy có ích và được cống hiến.

Nếu nhân viên liên tục làm việc chăm chỉ nhưng không thấy mục tiêu rõ ràng, động lực của họ sẽ dần giảm sút, và công ty cũng bỏ lỡ rất nhiều tiềm năng.

4.3 Output và Outcome đóng vai trò gì trong OKRs?

OKRs (Objectives and Key Results) là phương pháp quản lý mục tiêu giúp doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn. Đây là một cách tiếp cận hiện đại, giúp công ty làm việc hiệu quả hơn bằng cách đặt ra những mục tiêu rõ ràng và đo lường được.

Mỗi quý (hoặc theo chu kỳ phù hợp), công ty sẽ xác định một số mục tiêu (Objectives) mang tính truyền cảm hứng, đi kèm với 2-4 chỉ số đo lường (Key Results) để đánh giá mức độ đạt được mục tiêu. Nghe khá đơn giản, đúng không?

4.4 Nên tập trung vào kết quả chứ không chỉ là danh sách việc cần làm

Trong thực tế, nhiều công ty mới áp dụng OKRs lại nhầm lẫn giữa output và outcome.

Nếu vẫn giữ tư duy cũ và viết Key Results như một danh sách các công việc phải làm thay vì kết quả cần đạt được, thì OKRs chỉ còn là một bản checklist chứ không tạo ra giá trị thực sự.

OKRs không phải về việc “làm cho đủ” mà là về việc tạo ra những kết quả có ý nghĩa. Nếu doanh nghiệp không chịu thay đổi tư duy và vẫn bám vào cách làm việc cũ, thì OKRs sẽ không mang lại tác động như mong muốn.

Chỉ khi Key Results được thiết lập theo hướng outcome, tức là tập trung vào kết quả thực tế thì doanh nghiệp mới có thể đo lường chính xác liệu họ có đang tiến gần hơn đến mục tiêu hay không.

4.5 Các sáng kiến (Innitiatives) gắn liền với các Outputs

Output chỉ thực sự được chú trọng khi doanh nghiệp xác định các sáng kiến (initiatives) hoặc hoạt động cụ thể. Đây là những yếu tố tạo ra output, có thể bao gồm các dự án lớn, biện pháp cụ thể hoặc thậm chí từng nhiệm vụ nhỏ lẻ.

Các sáng kiến và hoạt động này cần được thiết kế sao cho kết quả của chúng có tác động tích cực đến Key Results.

Điều này có nghĩa là output vẫn có vai trò trong mô hình OKR, nhưng không phải ở cấp độ Key Results như nhiều người thường nhầm lẫn. Thay vào đó, output nằm ở một cấp thấp hơn, đó là trong các sáng kiến và hoạt động giúp đạt được Key Results và cuối cùng là Objective.

5. Ví dụ thực tế về Output và Outcome trong OKR

Hãy cùng xem xét một ví dụ trong lĩnh vực marketing trên mạng xã hội để thấy rõ sự khác biệt giữa output và outcome khi tập trung vào outcome:

🚀 Objective (Mục tiêu):

Biến kênh mạng xã hội của chúng ta thành một trung tâm kết nối cộng đồng và chứng minh giá trị chiến lược của nó.

Key Results (Kết quả then chốt):

✅ Tăng tỷ lệ khách hàng tiềm năng từ mạng xã hội lên 15%

✅ Tăng lưu lượng truy cập từ mạng xã hội lên 40%

✅ Tăng số lượng người theo dõi Facebook lên 100.000

✅ Tăng số lượng người theo dõi Twitter lên 30.000

Initiatives (Sáng kiến)

💡 Chạy 5 chiến dịch quảng cáo trên Facebook

💡 Tổ chức 3 chương trình bốc thăm trúng thưởng trên Facebook

💡 Tích hợp CTA (kêu gọi hành động) vào tất cả bài đăng trên mạng xã hội

💡 Đăng từ 3-5 bài mỗi tuần trên Facebook và 1-2 bài/ngày trên Twitter

💡 Kết nối với ít nhất 3 influencer và thực hiện ít nhất 1 chiến dịch hợp tác

6. Kết luận: Vì sao tập trung vào outcome sẽ thúc đẩy tăng trưởng doanh nghiệp?

Tóm lại, output chỉ cho thấy điều gì đó đã được thực hiện, còn outcome phản ánh giá trị thực sự mà công việc đó mang lại. Chính outcome mới là yếu tố giúp doanh nghiệp phát triển.

Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn chỉ tập trung vào output mà bỏ quên những outcome có tác động thực sự. Điều này khiến họ thất bại trong việc triển khai OKRs một cách hiệu quả.

Vì vậy, OKRs luôn cần được xây dựng theo hướng outcome. Khi có OKRs dựa trên outcome, các nhóm có thể làm việc với một mục tiêu rõ ràng trong một khung thời gian cụ thể, đồng thời tự do lựa chọn phương pháp và công cụ để đạt được mục tiêu đó.

Điều này không chỉ giúp từng nhân viên phát huy tối đa tiềm năng mà còn góp phần vào thành công chung của doanh nghiệp. Nhờ đó, nhân viên sẽ có động lực hơn thay vì chỉ hoàn thành công việc theo kiểu checklist.

7. Các câu hỏi thường gặp về Outcome và Output

❓ Output và outcome là gì?

• Outcome là kết quả hoặc mục tiêu mà bạn muốn đạt được, mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

• Output là sản phẩm cụ thể được tạo ra từ một hoạt động nào đó, ví dụ như sản phẩm, dịch vụ hoặc nội dung.

❓ Đâu là sự khác biệt giữa output và outcome?

• Output là những sản phẩm trực tiếp được tạo ra trong quá trình làm việc, thể hiện "bao nhiêu" công việc đã hoàn thành.

• Outcome phản ánh giá trị hoặc lợi ích từ công việc đó, thể hiện "tại sao" một người lại làm "điều gì đó."

❓ OKRs liên quan thế nào đến output và outcome?

OKRs giúp doanh nghiệp tập trung vào outcome thay vì chỉ đo lường output. Các outcome được xác định rõ ràng thông qua Objectives và Key Results, trong khi output đến từ các sáng kiến và hoạt động giúp đạt được mục tiêu.

❓ Làm thế nào để tìm được Key Results phù hợp?

Key Results luôn cần tập trung vào outcome, không phải chỉ là danh sách công việc cần làm. Khi xây dựng Key Results, hãy đặt câu hỏi "Tại sao?" nhiều lần để chuyển từ ý tưởng ban đầu (thường là output) thành Key Results thực sự hướng đến outcome.