Hoshin Kanri - Bí mật đằng sau phương pháp quản lý của người Nhật

Sau khi một doanh nghiệp xác định được tầm nhìn và mục tiêu chiến lược, bước tiếp theo là triển khai chúng một cách hiệu quả. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần có một kế hoạch chiến lược rõ ràng, dễ hiểu và có thể áp dụng cho toàn bộ nhân viên.

Một trong những phương pháp giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch chiến lược chặt chẽ và trực quan chính là Hoshin Kanri – một phương pháp quản lý của Nhật Bản, giúp thể hiện rõ tầm nhìn, chiến lược và mục tiêu của công ty thông qua một ma trận trực quan.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách hoạt động của Hoshin Kanri, ý nghĩa thực sự của thuật ngữ này, cũng như cách kết hợp ma trận Hoshin Kanri với các phương pháp quản lý khác để tối ưu hiệu suất.

📌 Nội dung bài viết này bao gồm:

Hoshin Kanri là gì? Định nghĩa

Thuật ngữ Hoshin Kanri có nguồn gốc từ tiếng Nhật và bao gồm nhiều yếu tố:

• “Hoshi” có nghĩa là ngôi sao hoặc kim chỉ nam,

• “Hoshin” nghĩa là chiến lược,

• “Kanri” có nghĩa là quản lý.

Khi dịch đầy đủ, Hoshin Kanri có thể hiểu là “quản lý định hướng chiến lược”, tức là định hướng tổ chức theo một mục tiêu cụ thể. Phương pháp này còn được gọi là Policy Deployment (Triển khai Chính sách) hoặc Management by Policy (Quản lý theo Chính sách).

Mặc dù Hoshin Kanri không phải là một phương pháp mới hay mang tính đột phá, nhưng nó đơn giản, dễ áp dụng và cực kỳ thực tế. Điểm đặc biệt của phương pháp này là sự kết hợp giữa cách tiếp cận từ trên xuống (top-down) và các yếu tố từ dưới lên (bottom-up) của Lean Management.

Cụ thể, ban lãnh đạo cấp cao sẽ xây dựng tầm nhìn và chiến lược tổng thể, sau đó truyền đạt mục tiêu xuống tất cả các cấp trong tổ chức. Nhân viên chủ động triển khai và thực hiện mục tiêu theo cách của họ. Các đội nhóm sẽ kiểm tra tiến độ định kỳ, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu và đề xuất phương án cải thiện. Những đề xuất này sau đó sẽ được chuyển ngược lại cho quản lý để tối ưu hóa quy trình.

Mục tiêu chính của Hoshin Kanri là đảm bảo rằng toàn bộ tổ chức đang đồng lòng và hướng đến cùng một chiến lược và mục tiêu chung, giúp công ty vận hành hiệu quả, nhất quán và cải tiến liên tục.

Các yếu tố cốt lõi của Hoshin Kanri

Phương pháp Hoshin Kanri xuất phát từ Lean Management, tập trung vào việc tối ưu hóa nguồn lực và cải tiến liên tục để đạt hiệu quả cao nhất.

Ngoài ra, Hoshin Kanri cũng tích hợp các nguyên tắc của Kaizen – một triết lý làm việc của Nhật Bản với tư duy luôn tìm cách cải thiện và nâng cao chất lượng ở mọi khía cạnh.

Về mặt lãnh đạo, Hoshin Kanri dựa trên mô hình 4C, yêu cầu các nhà quản lý cần có:

• Clarity (Rõ ràng): Xác định rõ ràng tầm nhìn, chiến lược và mục tiêu, đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu rõ định hướng chung.

• Courage (Dũng cảm): Can đảm đưa ra quyết định quan trọng, sẵn sàng thử nghiệm và thay đổi để đạt được kết quả tốt hơn.

• Commitment (Cam kết): Lãnh đạo không chỉ đặt ra mục tiêu, mà còn hiểu sâu sắc về ý nghĩa của nó, cam kết với sứ mệnh chung của tổ chức.

• Consensus (Đồng thuận): Xây dựng sự đồng thuận trong tổ chức bằng cách thống nhất các ưu tiên và khuyến khích sự tham gia của nhân viên vào quá trình triển khai chiến lược.

Cách hoạt động của phương pháp Hoshin Kanri – 7 bước triển khai

Giống như nhiều phương pháp quản lý chiến lược khác, Hoshin Kanri không phải là một hành động diễn ra một lần, mà là một quy trình liên tục giúp doanh nghiệp định hướng, triển khai và điều chỉnh chiến lược theo thời gian. Quy trình này bao gồm 7 bước quan trọng:

1️⃣ Xác định tầm nhìn tổ chức

Quá trình lập kế hoạch Hoshin Kanri luôn bắt đầu với việc ban lãnh đạo cấp cao xác định tầm nhìn chiến lược của công ty. Tầm nhìn này trả lời cho các câu hỏi: Doanh nghiệp đại diện cho điều gì? Giá trị cốt lõi là gì? Mục tiêu dài hạn là gì?

Ví dụ, tầm nhìn của Microsoft năm 1980 được định nghĩa như sau:

"Một máy vi tính trên mỗi bàn làm việc và trong mỗi gia đình, chạy phần mềm của Microsoft."

2️⃣ Xây dựng các mục tiêu đột phá

Sau khi xác định tầm nhìn, doanh nghiệp cần chia nhỏ tầm nhìn này thành các mục tiêu chiến lược trung hạn (3-5 năm) – gọi là Breakthrough Objectives. Các mục tiêu này cần được xây dựng không chỉ bởi ban lãnh đạo cấp cao, mà còn có sự tham gia của quản lý cấp trung, để đảm bảo tính thực tế và dễ triển khai hơn.

3️⃣ Xác định mục tiêu hàng năm

Tiếp theo, các mục tiêu dài hạn sẽ được chia nhỏ thành các mục tiêu cụ thể trong năm. Câu hỏi quan trọng ở bước này là: "Chúng ta muốn đạt được gì trong năm nay?"

Mục tiêu hàng năm cần được xác định trên phạm vi toàn công ty, với sự tham gia của lãnh đạo cấp cao, quản lý cấp trung và trưởng nhóm.

4️⃣ Xây dựng các biện pháp triển khai

Để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, doanh nghiệp cần xác định các biện pháp triển khai cụ thể. Điểm khác biệt của Hoshin Kanri là các biện pháp này không chỉ được chỉ định từ trên xuống, mà còn được phối hợp với nhân viên để đảm bảo tính khả thi.

5️⃣ Xác định các chỉ số đo lường

Song song với việc lập kế hoạch hành động, doanh nghiệp cũng cần xác định các chỉ số đo lường (KPIs) để theo dõi tiến độ.

💡 Các chỉ số có thể bao gồm:

✔ Chỉ số hiệu suất tài chính (doanh thu, lợi nhuận, năng suất)

✔ Chỉ số hiệu suất quy trình (tỷ lệ lỗi, thời gian thực hiện)

✔ Chỉ số liên quan đến khách hàng (mức độ hài lòng, độ nhận diện thương hiệu)

6️⃣ Giám sát quá trình triển khai

Việc triển khai chiến lược cần được kiểm tra và đánh giá định kỳ để đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng.

Tùy vào từng mục tiêu, tần suất đánh giá có thể linh hoạt – có những mục tiêu cần kiểm tra hàng tuần, hàng tháng, nhưng cũng có những mục tiêu cần nhiều thời gian hơn để đánh giá chính xác.

7️⃣ Đánh giá, học hỏi và điều chỉnh

Cuối cùng, vào cuối chu kỳ (thường là cuối năm), doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện:

• Mục tiêu ngắn hạn và trung hạn đã đạt được chưa?

• Doanh nghiệp đang ở đâu trên hành trình hướng đến mục tiêu dài hạn?

• Những gì đã làm tốt, những gì cần cải thiện?

• Bài học rút ra là gì?

Kết quả đánh giá này sẽ được sử dụng để điều chỉnh kế hoạch chiến lược cho năm tiếp theo, đảm bảo sự tiến bộ liên tục và tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp.

Đặc điểm nổi bật trong quy trình lập kế hoạch Hoshin Kanri

Không giống như các phương pháp quản lý truyền thống, Hoshin Kanri không vận hành theo mô hình phân cấp cứng nhắc. Thay vào đó, phương pháp này có hai đặc điểm đặc biệt giúp cải thiện hiệu quả triển khai chiến lược:

1️⃣ Hoshin Kanri Catchball – Cơ chế giao tiếp hai chiều

Trong Hoshin Kanri Catchball, nhân viên liên tục gửi phản hồi đến ban quản lý thông qua các đề xuất và ý kiến đóng góp. Điều này giống như một trò chơi "bắt bóng" (catchball), trong đó quả bóng thông tin được truyền qua lại giữa nhân viên và lãnh đạo.

Mục tiêu của cơ chế này là:

• Đảm bảo các quyết định từ lãnh đạo có tính thực tiễn cao và có thể triển khai hiệu quả.

• Giúp ban quản lý hiểu được phản ứng của nhân viên, từ đó điều chỉnh chiến lược cho phù hợp.

• Đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình và biết cách triển khai kế hoạch.

💡 Tóm lại, Catchball giúp cải thiện sự minh bạch, gắn kết đội ngũ và tăng tính hiệu quả trong việc triển khai chiến lược.

2️⃣ Chu trình PDCA – Công cụ cải tiến liên tục

PDCA (Plan - Do - Check - Act) là một mô hình giúp doanh nghiệp kiểm soát và cải thiện liên tục trong quá trình triển khai Hoshin Kanri. Phương pháp này cũng được sử dụng trong Scrum, Management by Objectives (MBO) và nhiều hệ thống quản lý khác.

PDCA hoạt động theo 4 giai đoạn lặp lại liên tục:

• Plan (Lập kế hoạch): Đặt ra mục tiêu trong ngắn hạn (ví dụ, hàng tháng) và xác định cách triển khai.

• Do (Thực hiện): Triển khai kế hoạch với các hành động cụ thể.

• Check (Kiểm tra): Đánh giá kết quả và đo lường tiến độ.

• Act (Điều chỉnh): Nếu kế hoạch đạt hiệu quả, tiếp tục thực hiện; nếu chưa, điều chỉnh chiến lược bằng các biện pháp mới.

💡 Tóm lại, PDCA giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng các chiến lược không chỉ được triển khai mà còn được tối ưu hóa liên tục để đạt hiệu quả cao nhất.

Trực quan hóa với ma trận Hoshin Kanri

Trong thực tế, phương pháp quản lý Hoshin Kanri thường được thể hiện dưới dạng một ma trận – có cấu trúc tương tự như một chiếc la bàn giúp doanh nghiệp định hướng chiến lược một cách rõ ràng và dễ theo dõi.

• Tầm nhìn của công ty nằm ở trung tâm, đóng vai trò là nền tảng định hướng – tương tự như kim chỉ nam của la bàn.

• Ở phía Bắc, thể hiện các chiến lược và biện pháp mà lãnh đạo xây dựng dựa trên tầm nhìn để định hướng doanh nghiệp.

• Ở phía Nam, thể hiện các mục tiêu trung hạn và dài hạn, tức là kế hoạch 3-5 năm của công ty.

• Ở phía Tây, thể hiện các mục tiêu ngắn hạn, thường là mục tiêu trong một năm.

• Ở phía Đông, thể hiện các chỉ số đo lường tương ứng với mục tiêu đã đặt ra, giúp theo dõi tiến độ và hiệu suất.

Ma trận Hoshin Kanri (còn gọi là Hoshin Kanri X-Matrix) được thiết kế nhằm giúp mọi nhân viên trong doanh nghiệp hiểu rõ định hướng chiến lược và lý do tại sao các hành động cụ thể lại có ý nghĩa trong bức tranh tổng thể.

Ma trận này không phải là một kế hoạch cố định cứng nhắc, mà có tính linh hoạt. Nhân viên có thể đóng góp ý kiến và tham gia điều chỉnh chiến lược ở một mức độ nhất định, đảm bảo rằng mọi người đều có sự đồng thuận và cam kết với mục tiêu chung.

Hoshin Kanri mang lại điều gì? Ưu và nhược điểm

Khi được triển khai đúng cách, Hoshin Kanri giúp kết nối chiến lược với thực thi, tạo ra một hệ thống quản lý hiệu quả. Tuy nhiên, phương pháp này cũng đặt ra một số thách thức cho các nhà lãnh đạo. Dưới đây là những ưu và nhược điểm quan trọng nhất của Hoshin Kanri.

Ưu điểm của Hoshin Kanri

✔️ Giúp doanh nghiệp tập trung vào mục tiêu và trực quan hóa chiến lược, giúp tất cả nhân viên hiểu rõ định hướng chung.

✔️ Phá vỡ quy trình quản lý phân cấp cứng nhắc, thay thế bằng các yếu tố linh hoạt, giúp công ty thích ứng tốt hơn với sự thay đổi.

✔️ Trực quan hóa chiến lược giúp việc truyền đạt và triển khai kế hoạch trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng và minh bạch hơn.

✔️ Có thể áp dụng linh hoạt, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, từ startup đến tập đoàn lớn.

Nhược điểm của Hoshin Kanri

❌ Không đảm bảo rằng các mục tiêu đặt ra sẽ hợp lý hoặc khả thi, do phương pháp này không có cơ chế kiểm soát tính thực tế của mục tiêu.

❌ Không tính đến yếu tố cạnh tranh hoặc các tác động từ môi trường bên ngoài, điều này có thể khiến chiến lược bị lỗi thời hoặc không phù hợp với bối cảnh thực tế.

❌ Chỉ cung cấp một khung làm việc để trực quan hóa và phác thảo quy trình, nhưng không hướng dẫn chi tiết cách xác định và diễn đạt mục tiêu.

❌ Mục tiêu thường được lập kế hoạch trong một năm, nhưng trong môi trường kinh doanh nhanh chóng thay đổi như hiện nay, chu kỳ này có thể quá dài và thiếu linh hoạt.

Kinh nghiệm thực tế: Kết hợp Hoshin Kanri với các phương pháp khác

Mặc dù Hoshin Kanri là một phương pháp mạnh mẽ trong quản lý chiến lược, nhưng nó vẫn có những hạn chế nhất định. Tuy nhiên, các điểm yếu này có thể được khắc phục hiệu quả bằng cách kết hợp Hoshin Kanri với các phương pháp quản lý linh hoạt hoặc bổ sung thông tin chi tiết vào ma trận Hoshin. Dưới đây là một số cách để tối ưu hóa Hoshin Kanri:

• Thêm trách nhiệm và thời gian thực hiện vào ma trận Hoshin Kanri để theo dõi tiến độ rõ ràng hơn.

• Liên kết các mục tiêu đột phá và mục tiêu hàng năm với các danh mục hoặc góc nhìn khác nhau, sau đó phát triển ma trận Hoshin thành Balanced Scorecard (BSC) hoặc Strategy Map để có cái nhìn chiến lược toàn diện hơn.

• Áp dụng phương pháp SMART goals để xác định các mục tiêu hàng năm và mục tiêu đột phá sao cho cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và có thời hạn rõ ràng.

• Sử dụng OKRs để phân nhỏ các mục tiêu hàng năm, giúp tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn (thường là hàng quý) trong quá trình triển khai. Phần mềm OKR chuyên dụng cũng có thể giúp doanh nghiệp theo dõi và điều chỉnh OKRs linh hoạt hơn.

So sánh Hoshin Kanri và OKRs – Điểm tương đồng và khác biệt

Ở thời điểm này, việc so sánh OKRs (Objectives and Key Results) với Hoshin Kanri hoặc cách kết hợp hai phương pháp sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về ưu điểm của từng mô hình.

Điểm tương đồng giữa OKRs và Hoshin Kanri

✔ Cả hai phương pháp đều hướng đến sự liên kết và minh bạch, giúp nhân viên chủ động đóng góp vào mục tiêu chung của công ty thông qua tinh thần tự quản lý.

✔ OKRs và Hoshin Kanri đều là những quy trình lặp lại theo chu kỳ, không phải là những kế hoạch cố định một lần.

Điểm khác biệt quan trọng giữa OKRs và Hoshin Kanri

⚡ Mức độ phức tạp: Hoshin Kanri thường được áp dụng ở nhiều cấp độ trong doanh nghiệp, giúp xây dựng một chiến lược toàn diện kéo dài nhiều năm. Trong khi đó, OKRs có cấu trúc tinh gọn hơn, tập trung hoàn toàn vào kết quả (outcomes) thay vì các kế hoạch chi tiết.

⚡ Thời gian thực hiện: OKRs có chu kỳ ngắn hạn hơn (thường là 3-4 tháng), trong khi Hoshin Kanri tập trung vào chiến lược dài hạn (3-5 năm).

Do OKRs có thời gian ngắn hơn, chúng có thể được kết hợp với Hoshin Kanri để giúp triển khai các mục tiêu chiến lược dài hạn một cách linh hoạt hơn.

Ngoài OKRs và Hoshin Kanri, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo các mô hình chiến lược khác như MBO, OGSM hay Balanced Scorecard để tối ưu hóa quản lý hiệu suất và chiến lược.

Kết luận: Công cụ trực quan hóa chiến lược hiệu quả

Để đạt được thành công bền vững, doanh nghiệp cần có một chiến lược rõ ràng, được xây dựng bài bản. Đồng thời, họ cũng phải giữ được sự linh hoạt để thích ứng nhanh chóng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Hoshin Kanri có thể kết hợp cả hai yếu tố này, giúp doanh nghiệp vừa duy trì chiến lược dài hạn, vừa phá bỏ các quy trình phân cấp cứng nhắc bằng các yếu tố linh hoạt. Phương pháp này cũng tạo ra cơ chế đối thoại liên tục giữa lãnh đạo và nhân viên, đảm bảo rằng mọi người cùng hướng về mục tiêu chung.

Tuy nhiên, Hoshin Kanri cũng có một số hạn chế:

• Phương pháp này chỉ tập trung vào việc trực quan hóa chiến lược, nhưng không hướng dẫn chi tiết cách xác định và diễn đạt mục tiêu.

• Nó cung cấp một khung làm việc cho quy trình quản lý, nhưng không định nghĩa chính xác cách thiết lập mục tiêu hiệu quả.

💡 Vì vậy, trong thực tế, Hoshin Kanri sẽ đạt hiệu quả cao nhất khi được kết hợp với các phương pháp quản lý khác – chẳng hạn như OKRs, Balanced Scorecard hoặc SMART goals. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì tầm nhìn chiến lược, mà còn tăng tính linh hoạt, khả năng thích ứng và tập trung vào kết quả thực tiễn.

Hoshin Kanri – Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hoshin Kanri có nghĩa là gì?

Thuật ngữ “Hoshin Kanri” có nguồn gốc từ tiếng Nhật và bao gồm nhiều yếu tố. Khi kết hợp lại, nó có thể được hiểu là “quản lý định hướng” hoặc “điều hướng theo một hướng nhất định”, giống như một chiếc la bàn chiến lược giúp doanh nghiệp xác định và theo đuổi mục tiêu dài hạn.

7 bước triển khai Hoshin Kanri là gì?

Chiến lược được lập kế hoạch và triển khai theo 7 bước chính trong Hoshin Kanri:

1️⃣ Xác định tầm nhìn chiến lược

2️⃣ Xây dựng mục tiêu đột phá (Breakthrough Objectives)

3️⃣ Thiết lập mục tiêu hàng năm

4️⃣ Xác định các biện pháp triển khai

5️⃣ Định nghĩa các chỉ số đo lường

6️⃣ Giám sát quá trình thực hiện

7️⃣ Học hỏi, đánh giá và điều chỉnh chiến lược

Tại sao doanh nghiệp cần Hoshin Kanri?

Hoshin Kanri có thể được áp dụng linh hoạt và phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Phương pháp này giúp tổ chức tập trung vào mục tiêu chiến lược, trực quan hóa các định hướng quan trọng và truyền tải chúng đến nhân viên một cách rõ ràng, dễ hiểu.