Lộ trình chinh phục & triển khai OKR cho mọi tổ chức từ A-Z

Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách triển khai OKR (Mục tiêu và Kết quả then chốt) một cách thành công, từng bước một. Nó không chỉ áp dụng cho các nhóm nhỏ trong công ty mà còn có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức. Ngoài ra, hướng dẫn này cũng gợi ý chi tiết cách bạn có thể chuẩn bị, thực hiện và mở rộng quy mô triển khai OKR để phù hợp với hàng nghìn nhân viên một cách hiệu quả.

Như bạn đã biết, lợi ích của OKR rất đa dạng. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, OKR giúp các công ty tập trung vào những điều quan trọng nhất, làm nổi bật các mục tiêu chiến lược và điều chỉnh quy trình kinh doanh để thích ứng với những thách thức mới.

Tất nhiên, mỗi công ty đều có những đặc thù riêng. Tuy nhiên, vẫn có những nguyên tắc và hiểu biết chung giúp việc bắt đầu với OKR trở nên dễ dàng hơn. Từ kiến thức cơ bản, các cách tiếp cận triển khai khác nhau đến các lựa chọn mở rộng quy mô, hướng dẫn này cung cấp mọi thứ cần thiết để triển khai và mở rộng OKR trong các doanh nghiệp lớn.

1. Bắt đầu với OKR từ những điều cơ bản

OKR là gì?

Từ viết tắt OKR (hoặc OKRs) có nghĩa là “Mục tiêu và Kết quả then chốt” (Objectives and Key Results), đề cập đến một khung làm việc linh hoạt để xây dựng và triển khai các mục tiêu chiến lược trong tổ chức.

Mỗi nhóm sẽ xác định từ 3 đến 4 Mục tiêu (Objectives) và từ 2 đến 5 Kết quả then chốt (Key Results) cho mỗi Mục tiêu.

Kết quả đầu ra sẽ được liên kết với các sáng kiến hoặc các hoạt động cụ

Quy trình OKR trông như thế nào?

Quy trình OKR gồm tổng cộng năm yếu tố cốt lõi: Chu kỳ OKR, Lập kế hoạch OKR, Cập nhật OKR hàng tuần, Đánh giá OKR và Xem xét lại OKR.

Tại sao các công ty nên triển khai OKR?

Triển khai OKR mang lại nhiều lợi ích cho các công ty:

2. Triển khai OKR trong doanh nghiệp: Các bước triển khai từng bước.

Việc chuyển đổi phương pháp làm việc hiện tại sang một phương pháp linh hoạt như OKR không thể diễn ra chỉ trong một đêm. Quá trình này đòi hỏi thời gian, chi phí và nguồn lực, cùng với một kế hoạch triển khai được cân đo kỹ lưỡng và mở rộng quy mô sau đó. Cách tốt nhất để thiết lập OKR là tạo ra những câu chuyện thành công ngay từ sớm và chứng minh tác động trong các nhóm thí điểm với quy mô không quá 100 đến 250 nhân viên.

Trước khi bắt đầu: Hãy lưu ý các điều kiện tiên quyết.

OKR chỉ phát huy hiệu quả khi môi trường và cách làm việc trong công ty phù hợp. Do đó, trước khi triển khai OKR, điều quan trọng là phải đánh giá kỹ lưỡng tình hình hiện tại của tổ chức.

Dưới đây là những điều kiện cần có trước khi bắt đầu:

Giai đoạn thí điểm: Triển khai OKR trong 8 bước

Triển khai OKR trong các doanh nghiệp với hàng nghìn nhân viên đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và một cách tiếp cận rõ ràng. Việc triển khai OKR thành công thường tuân theo 8 bước sau:

1. Xác định mục tiêu rõ ràng: Hoặc là trở thành một tổ chức hoàn toàn linh hoạt, hoặc là áp dụng một cách tiếp cận kết hợp giữa phương pháp truyền thống và linh hoạt

2. Xác định phạm vi và thông số, gồm: Quy mô nhóm thí điểm, phạm vi, thời gian, thời gian chuẩn bị, tiêu chí thành công, hệ thống, giao tiếp, các cuộc họp.

3. Chọn nhóm thí điểm: Tạo nền tảng cho sự thay đổi; bao gồm các cấp bậc và phòng ban khác nhau.

4. Đảm bảo có sự tham gia của tất cả những người có vai trò quan trọng, gồm: Ban lãnh đạo cấp cao, người hỗ trợ nguồn lực cho việc triển khai OKR, các trưởng nhóm, OKR Coach

5. Tổ chức các buổi đào tạo, gồm: Hội thảo dành cho lãnh đạo; Đào tạo những người sẽ hỗ trợ và hướng dẫn các nhóm trong quá trình triển khai OKR; Đào tạo lý thuyết về OKR nhằm cung cấp kiến thức cơ bản về OKR cho mọi người.

6. Triển khai chu kỳ OKR đầu tiên trong nhóm thí điểm: Bắt đầu chu kỳ và đo lường tiến độ.

7. Đánh giá giai đoạn thí điểm: Phản ánh kết quả trong buổi xem xét lại OKR và thực hiện khảo sát.

8. Lên kế hoạch triển khai rộng rãi: Mở rộng quy mô từ trên xuống, từ dưới lên hoặc kết hợp; mở rộng dự án sang các nhóm và phòng ban lân cận.

Bước 1: Xác định mục tiêu rõ ràng

Trước khi lập kế hoạch cụ thể, cần xác định rõ mục tiêu của quá trình chuyển đổi là gì. Thông thường, mục tiêu này liên quan đến việc kết nối toàn bộ bộ phận liên quan trong tổ chức, nhưng không phải lúc nào cũng cần triển khai OKR trên toàn bộ tổ chức ngay lập tức.

Bạn có thể đặt mục tiêu linh hoạt hoàn toàn (Fully agile) Mục tiêu này phù hợp với những công ty cần phản ứng nhanh nhạy với thị trường và có cấu trúc phân quyền rộng rãi.

Hoặc bạn cũng có thể hướng tới cách tiếp cận kết hợp

Nếu trong công ty có những bộ phận mà công việc của họ mang tính ổn định cao và có thể dễ dàng lập kế hoạch trước, công ty có thể không cần áp dụng OKR cho tất cả các bộ phận, nhưng vẫn cần đảm bảo rằng mọi phòng ban đều hướng đến một mục tiêu chung. Đây có thể là một cách làm hợp lý và hiệu quả

Tùy thuộc vào mục tiêu tổng thể là gì, cách tiếp cận để triển khai hoặc mở rộng quy mô trong công ty sẽ khác nhau. Vì vậy, mục tiêu cuối cùng của quá trình chuyển đổi cần được xác định ngay từ đầu.

Hãy lập checklist câu hỏi: Bước này đã hoàn thành chưa?

Nếu tất cả các câu hỏi sau đều được trả lời "Có", hãy chuyển sang bước tiếp theo!

• Mục tiêu khi triển khai OKR đã được xác định rõ ràng chưa?

• Bạn đã rõ ràng về việc hướng tới sự linh hoạt toàn bộ hay chỉ một phần chưa?

• Mục tiêu của quá trình chuyển đổi đã được ghi lại bằng văn bản chưa?

Bước 2: Xác định phạm vi và các thông số

Sau khi mục tiêu cho quá trình chuyển đổi được thiết lập, bước tiếp theo là xác định phạm vi triển khai từng bước. Có những yếu tố quan trọng bạn cần xem xét gồm:

• Quy mô nhóm thí điểm: Theo nguyên tắc chung, nên bắt đầu với nhóm thí điểm từ 100 đến tối đa 250 nhân viên.

• Phạm vi: Nên chọn một nhóm hoặc bộ phận trong công ty đã quen với cách làm việc linh hoạt hoặc có hứng thú với phương pháp này. Tránh chọn những bộ phận hoặc nhóm làm việc mà công việc của họ chủ yếu phụ thuộc vào hợp đồng hoặc các yếu tố bên ngoài vì những nhóm này thường khó áp dụng OKR hiệu quả. Một điều quan trọng nữa là nếu ban lãnh đạo tham gia tích cực và hỗ trợ, quá trình chuyển đổi sang OKR sẽ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.

• Thời hạn: Thời hạn của giai đoạn thí điểm phụ thuộc vào độ dài chu kỳ, nhưng nên kéo dài ít nhất hai chu kỳ (từ sáu đến tám tháng). Khi có trở ngại phát sinh, giai đoạn triển khai nên được kéo dài thêm.

• Thời gian chuẩn bị: Việc triển khai nên bắt đầu ít nhất một hoặc hai tháng trước chu kỳ OKR đầu tiên, để có đủ thời gian cho đào tạo, hướng dẫn và giáo dục.

• Tiêu chí thành công: Trước chu kỳ OKR đầu tiên, cần xác định cách theo dõi và đánh giá tiến độ. Nhiều công ty sử dụng thang điểm từ 0.0 đến 1.0, với mục tiêu được coi là đạt được khi đạt điểm từ 0.7 đến 1.0.

• Hệ thống: Cần giải quyết câu hỏi về việc quản lý OKR tập trung ở đâu. Các phần mềm OKR sẽ hỗ trợ rất lớn cho quá trình này, giúp bạn dễ dàng quản lý OKR và thuận lợi theo dõi tiến độ sau này trong quá trình triển khai.

Lưu ý quan trọng: Để thực sự đơn giản hóa và hỗ trợ quá trình, phần mềm OKR cần phải phù hợp với nhu cầu của công ty, chứ không phải ngược lại.

• Giao tiếp: Song song với việc lập kế hoạch cho giai đoạn thí điểm và triển khai, một chiến lược giao tiếp đi kèm cần được phát triển và thực hiện ngay từ đầu.

• Các cuộc họp: Những cuộc họp cần thiết (như check-in hàng tuần, đánh giá, v.v.) cho chu kỳ đầu tiên nên được lên lịch cụ thể và đưa vào dòng thời gian từ sớm.

Hãy lập checklist câu hỏi: Bước này đã hoàn thành chưa? Nếu tất cả các câu hỏi sau được trả lời "Có", hãy chuyển sang bước tiếp theo!

• Tất cả các thông số đã được xác định và ghi lại bằng văn bản chưa?

• Bạn đã quyết định hệ thống nào sẽ được sử dụng để quản lý OKR chưa?

• Bạn đã phát triển một chiến lược giao tiếp đi kèm chưa?

• Bạn đã thống nhất ngày cụ thể cho tất cả các cuộc họp liên quan chưa?

Bước 3: Chọn nhóm thí điểm

Sau khi các tiêu chí và thông số đã được thiết lập, bước tiếp theo là chọn nhóm thí điểm phù hợp. Việc này không chỉ phụ thuộc vào quy mô, mà bạn còn cần:

• Tạo nền tảng vững chắc cho quá trình chuyển đổi linh hoạt.

• Chọn một nhóm thí điểm mà OKR có thể dễ dàng tích hợp vào các quy trình lập kế hoạch và báo cáo hiện có.

• Nếu có thể, hãy chọn cả nhân viên và quản lý từ nhiều cấp bậc (như nhân viên, trưởng nhóm, quản lý cấp trung) và từ các phòng ban khác nhau (ví dụ: kinh doanh, marketing, IT) để tham gia vào nhóm thí điểm

Hãy lập checklist câu hỏi: Bước này đã hoàn thành chưa? Nếu tất cả các câu hỏi sau được trả lời "Có", hãy chuyển sang bước tiếp theo!

• Nhóm thí điểm có bao gồm người từ các cấp bậc khác nhau không?

• Các quy trình trong nhóm thí điểm có tương thích với OKR không?

• Bạn đã xác định rõ bằng văn bản ai là thành viên của nhóm thí điểm chưa?

Bước 4: Mời tất cả những người quan trọng tham gia

Khi lập kế hoạch, một việc rất quan trọng là phải xác định ngay từ đầu: Ai sẽ tham gia vào quá trình triển khai OKR? Thông thường, cần chỉ định một số vai trò chính để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ:

• OKR Executive Sponsor: Người này là một thành viên trong ban lãnh đạo công ty, tốt nhất là CEO. Họ sẽ hỗ trợ dự án ở cấp độ cao nhất, đưa ra các quyết định quan trọng, cung cấp nguồn lực cần thiết và định hướng chiến lược cho toàn bộ quá trình triển khai OKR.

• OKR Project Lead: Một quản lý cấp cao chịu trách nhiệm lâu dài cho sự thành công tổng thể của quy trình OKR.

• OKR HR: Một người từ bộ phận Nhân sự đảm bảo rằng các quy trình Nhân sự cũng được điều chỉnh phù hợp.

• OKR coach (hoặc Chuyên gia OKR): Những người hỗ trợ lâu dài về chủ đề OKR với vai trò là chuyên gia, điều phối quy trình, tư vấn về phương pháp, đóng góp các phương pháp tốt nhất và thu hút tất cả các bên liên quan chính.

Các tổ chức lớn thường có nhiều OKR coach. Theo báo cáo tác động OKR của Mooncamp, số lượng nhóm được hỗ trợ bởi một OKR coach có thể dao động từ 1 đến hơn 10, và hầu hết các OKR coach chịu trách nhiệm từ 1 đến 5 nhóm.

Đặc biệt trong chu kỳ OKR đầu tiên, việc thuê một công ty tư vấn bên ngoài có thể là một lựa chọn tốt. Họ sẽ cung cấp kiến thức chuyên môn và đào tạo cho các bên liên quan (sẽ được giải thích chi tiết hơn ở bước 5).

Ngoài ra, cần thông báo và thu hút sự tham gia của tất cả các bên liên quan chính và hội đồng công nhân ngay từ giai đoạn đầu của dự án.

Hãy lập checklist câu hỏi: Bước này đã hoàn thành chưa? Nếu tất cả các câu hỏi sau được trả lời "Có", hãy chuyển sang bước tiếp theo!

• Tất cả các vai trò đã được chỉ định chưa?

• Tất cả các trách nhiệm đã được ghi lại bằng văn bản chưa?

• Tất cả các nhóm có liên quan và hội đồng công nhân đã được thông báo về dự án chưa?

Bước 5: Cung cấp huấn luyện

Để làm việc hiệu quả với OKR, mọi người cần có kiến thức chuyên môn về phương pháp này. Vì vậy, việc tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo và huấn luyện trong suốt quá trình triển khai là rất quan trọng để đảm bảo tất cả mọi người đều nắm vững kiến thức cần thiết.

Mỗi người với vai trò khác nhau trong quá trình triển khai OKR cần được đào tạo phù hợp với nhiệm vụ của họ:

• Đào tạo cho lãnh đạo cách sử dụng OKR để quản lý và dẫn dắt nhóm hiệu quả.

• Tổ chức các buổi thảo luận để tìm cách cải tiến và tối ưu hóa hệ thống OKR theo thời gian.

• Hướng dẫn cách truyền đạt mục tiêu và kết quả then chốt (OKR) một cách rõ ràng và hiệu quả đến mọi người.

• Cung cấp kiến thức cơ bản về OKR, bao gồm lý thuyết và nguyên tắc hoạt động

• Đào tạo nâng cao cho những người sẽ đóng vai trò huấn luyện viên, giúp họ hiểu sâu và hỗ trợ tốt hơn cho quá trình triển khai OKR.

• Tổ chức các buổi làm việc để đảm bảo tất cả các bộ phận và nhóm đều hướng đến cùng một mục tiêu chiến lược.

• Tạo cơ hội để mọi người đặt câu hỏi, chia sẻ phản hồi và đóng góp ý kiến cụ thể về quá trình triển khai OKR.

• Cung cấp đào tạo thực tế và hỗ trợ ngay trong quá trình làm việc để giải quyết các tình huống cụ thể trong chu kỳ OKR đầu tiên.

Bạn có thể thuê một công ty tư vấn bên ngoài cho các buổi đào tạo và huấn luyện ban đầu để cung cấp đào tạo chuyên sâu cho các bên liên quan khác nhau. Sau đó, kiến thức có thể được chia sẻ nội bộ. Những người tham gia từ giai đoạn thí điểm sẽ tiếp tục giữ vai trò của họ và đồng thời trở thành những người tiên phong hoặc đại sứ về OKR. Họ sẽ chia sẻ kinh nghiệm và những phương pháp hiệu quả nhất mà họ đã học được cho những người khác trong công ty

Về mặt thời gian, các buổi đào tạo và huấn luyện cần được hoàn thành hoặc ít nhất là bắt đầu trước khi bắt đầu chu kỳ OKR đầu tiên. Sau đó, việc đào tạo và hỗ trợ nên tiếp tục trong suốt giai đoạn thí điểm để đảm bảo mọi người luôn được hướng dẫn và cập nhật.

Hãy lập checklist câu hỏi: Bước này đã hoàn thành chưa? Nếu tất cả các câu hỏi sau được trả lời "Có", hãy chuyển sang bước tiếp theo!

• Nhu cầu đào tạo cho tất cả các vai trò đã được xác định chưa?

• Bạn đã xác định ai là người chịu trách nhiệm thực hiện đào tạo chưa? (Đã thuê tư vấn viên bên ngoài nếu cần thiết chưa?)

• Bạn đã thống nhất ngày cho tất cả các hội thảo, đào tạo và buổi huấn luyện chưa?

• Tất cả người tham gia đã hoàn thành khóa đào tạo của họ chưa?

• Bạn đã lên lịch cho các buổi đào tạo tại chỗ trong chu kỳ OKR đầu tiên chưa?

Bước 6: Triển khai chu kỳ OKR đầu tiên trong nhóm thí điểm

Sau khi tất cả các bước chuẩn bị đã hoàn tất, chu kỳ OKR đầu tiên có thể được triển khai trong nhóm thí điểm. Để triển khai chu kỳ OKR đầu tiên, các mục tiêu và kết quả then chốt (OKR) cụ thể sẽ được xây dựng và thống nhất thông qua các buổi họp hoặc hội thảo lập kế hoạch OKR. Sau đó, chu kỳ bắt đầu, các OKR được triển khai, tiến độ được đo lường và phản ánh trong các buổi check-in.

Hãy lập checklist câu hỏi: Bước này đã hoàn thành chưa? Nếu tất cả các câu hỏi sau được trả lời "Có", hãy chuyển sang bước tiếp theo!

• Các OKR cho chu kỳ đầu tiên đã được tạo và ghi lại bằng văn bản chưa?

• Việc thiết lập mục tiêu từ trên xuống và từ dưới lên đã được thực hiện chưa?

• Các OKR cho chu kỳ đầu tiên đã được thông báo đến tất cả các bên liên quan chưa?

• Mọi người trong nhóm đã có thể làm việc độc lập với mục tiêu của họ chưa?

• Các buổi check-in (hàng tuần) đã được tổ chức để xem xét và thông báo tiến độ một cách minh bạch chưa?

• Tất cả kết quả của chu kỳ OKR đầu tiên đã được trình bày và đánh giá chi tiết trong buổi đánh giá OKR chưa?

• Các thành công đã được ghi nhận và ăn mừng, đồng thời các điểm cần cải tiến đã được thảo luận và thống nhất chưa?

Bước 7: Đánh giá giai đoạn thí điểm

Mục tiêu của giai đoạn này là tạo ra một ví dụ thành công để làm nền tảng cho việc mở rộng quy mô và truyền cảm hứng, động lực cho các bộ phận khác.

Để mở rộng quy mô OKR trong công ty, việc đánh giá chi tiết chu kỳ OKR đầu tiên ở cấp độ quy trình là rất quan trọng. Điều này được thực hiện trong buổi nhìn lại OKR.

Điều quan trọng là buổi họp này cần được chuẩn bị kỹ lưỡng.

Cụ thể:

• Ngày họp cần được thông báo trước một khoảng thời gian hợp lý để mọi người có thể chuẩn bị. Tốt nhất là nên lên lịch họp ngay từ đầu và gửi lời nhắc nhở mọi người trước hai tuần.

• Tất cả người tham gia nên tự đánh giá lại chu kỳ OKR vừa qua và phân tích quy trình trước buổi họp.

• Buổi họp nên được tổ chức theo một lịch trình rõ ràng và cụ thể, bao gồm các nội dung cần thảo luận và thời gian dành cho từng phần

Ví dụ về những điều nên có của một buổi đánh giá lại OKR

• Những điều gì chúng ta nên BẮT ĐẦU làm để cải thiện tiến độ OKR?

• Những điều gì chúng ta nên DỪNG làm vì chúng không hiệu quả hoặc cản trở tiến độ OKR?

• Những điều gì chúng ta nên TIẾP TỤC làm vì chúng đang hiệu quả và hỗ trợ tiến độ OKR?

Bên cạnh những phương pháp đánh giá khác, việc tiến hành khảo sát đối với những nhân viên đang tham gia vào giai đoạn thử nghiệm sẽ giúp thu thập được những thông tin giá trị. Những thông tin này sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về những yếu tố nào đang ảnh hưởng lớn nhất đến kết quả của giai đoạn thử nghiệm, và từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp.

⭐ Ví dụ về một khảo sát dành cho giai đoạn thí điểm

Đánh giá: Mức độ đồng ý được chấm điểm theo thang từ 1 (hoàn toàn không đồng ý) đến 5 (hoàn toàn đồng ý). Ngoài ra, mỗi câu hỏi sẽ có một phần để mọi người tự do viết thêm ý kiến của mình

1. Chúng tôi làm việc tập trung hơn trong nhóm nhờ OKR.

2. Những việc chúng tôi ưu tiên và làm hàng ngày đều góp phần đạt được các mục tiêu và kết quả then chốt (OKR).

3. Sau khi xem xét lại, chúng tôi thấy rằng mình đã chọn và viết các Kết quả then chốt (Key Results) một cách phù hợp và chính xác.

4. Sau khi xem xét lại toàn bộ quá trình, chúng tôi cảm thấy hài lòng với cách triển khai OKR, bao gồm các hoạt động như lập kế hoạch, các buổi check-in, đánh giá và xem xét lại.

Hãy lập checklist câu hỏi: Bước này đã hoàn thành chưa? Nếu tất cả các câu hỏi sau được trả lời "Có", hãy chuyển sang bước tiếp theo!

• Buổi xem xét lại OKR đã được thực hiện chưa?

• Các đề xuất cải tiến và biện pháp cụ thể đã được xác định chưa?

Bước 8: Lên kế hoạch triển khai rộng rãi

Sau khi giai đoạn thí điểm đã thành công, đã đến lúc lên kế hoạch mở rộng việc áp dụng OKR sang các nhóm và phòng ban khác trong công ty. Thông thường, cần ít nhất hai chu kỳ OKR để giai đoạn thí điểm cung cấp đủ dữ liệu và kinh nghiệm cần thiết cho việc mở rộng này.

Lưu ý quan trọng: OKR cung cấp một khung làm việc, không phải một bộ quy tắc cứng nhắc. Việc áp dụng OKR vào tổ chức có thể cần thời gian để điều chỉnh sao cho phù hợp với cách làm việc riêng của công ty. Trong quá trình này, việc gặp khó khăn ban đầu và cảm thấy các chu kỳ đầu tiên hơi lộn xộn là điều hoàn toàn bình thường. Quan trọng là cần kiên trì, học hỏi từ những sai lầm và xem chúng là cơ hội để cải thiện.

3. Triển khai rộng rãi: Mở rộng quy mô OKR trong doanh nghiệp

Khi giai đoạn thí điểm thành công, đó sẽ là cơ sở để mở rộng việc áp dụng OKR ra toàn công ty. Cách triển khai sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc nhóm thí điểm ban đầu được chọn như thế nào

Mở rộng từ dưới lên

Với cách tiếp cận từ trên xuống, giai đoạn thí điểm nên bắt đầu từ cấp quản lý. Ban đầu, trọng tâm chủ yếu là xây dựng chiến lược, sau đó mới triển khai xuống các nhóm và phòng ban theo các luồng công việc chính.

Ví dụ, nếu công ty có một mục tiêu chiến lược là giữ chân khách hàng, mục tiêu này sẽ được triển khai xuống các phòng ban và nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng hiện tại trong công việc hàng ngày của họ.

Ưu điểm và rủi ro của việc mở rộng từ dưới lên

Mở rộng hỗn hợp

Cách tiếp cận hiệu quả nhất nhưng cũng đầy thách thức là kết hợp cả hai hướng từ trên xuống và từ dưới lên. Trong cách này, OKR được áp dụng trong toàn bộ một đơn vị kinh doanh, từ cấp quản lý đến cấp thực thi.

Ưu điểm và rủi ro:

Cách tiếp cận hỗn hợp mang lại tất cả các ưu điểm đã nêu trước đó, nhưng đồng thời cũng làm tăng các rủi ro. Đặc biệt, việc giao tiếp và hợp tác với các nhóm và phòng ban khác chưa áp dụng OKR đòi hỏi quản lý thay đổi hiệu quả và sự hỗ trợ từ các huấn luyện viên OKR có kinh nghiệm (có thể là từ bên ngoài) trong giai đoạn thí điểm.

Mẹo để mở rộng quy mô: Thu thập kinh nghiệm và xây dựng cơ cấu

Hướng dẫn này được thiết kế cho việc mở rộng quy mô hỗn hợp. Do đó, 06 mẹo sau đây sẽ giúp bạn mở rộng quy mô theo một cách tiếp cận kết hợp và từng bước một.

1. Đánh giá lại dự án thí điểm và phân tích tình hình hiện tại của công ty:

Tập trung vào các câu hỏi: Điều gì đang hoạt động tốt? Điều gì cần được cải thiện?

2. Đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi và làm việc với OKR:

Các nhóm tham gia các bước mở rộng tiếp theo nên được lựa chọn cẩn thận dựa trên các tiêu chí sau:

a. Nhân viên có sẵn sàng chịu trách nhiệm cho các vấn đề chiến lược không?

b. Các nhóm có được trao quyền để tự đưa ra quyết định không?

c. Các quản lý có sẵn sàng hỗ trợ OKR không?

3. Thông báo kết quả và tiến độ từ dự án thí điểm một cách minh bạch:

Tất cả các bên liên quan nên được đào tạo đầy đủ và hiểu rõ về OKR trước khi mở rộng sang các phòng ban, nhóm và nguồn lực khác.

4. Thiết lập cấu trúc rõ ràng:

Cần có một hệ thống ổn định với các vai trò được xác định rõ ràng (ví dụ: Trưởng dự án OKR, OKR coach) để thống nhất các quy trình và thúc đẩy quá trình chuyển đổi trong mọi lĩnh vực.

5. Tập hợp nguồn lực:

Trong các công ty lớn có nhiều chi nhánh trên khắp thế giới, có thể có nhiều nhóm bắt đầu triển khai OKR cùng lúc mà không biết về nhau. Để mở rộng quy mô một cách hiệu quả, các nhóm thí điểm và huấn luyện viên OKR cần trao đổi thông tin với nhau, đồng thời tập hợp các nguồn lực và kinh nghiệm lại một chỗ để mọi người đều có thể dễ dàng tham khảo

6. Biến nhân viên thành những người tiên phong và đại sứ:

Mọi người thường có xu hướng hoài nghi hoặc không muốn thay đổi. Vì vậy, việc chọn những người đã tham gia giai đoạn thí điểm trở thành những người tiên phong và đại sứ là rất quan trọng. Với vai trò là người hướng dẫn và chuyên gia OKR nội bộ, họ có thể:

• Trả lời các câu hỏi của đồng nghiệp.

• Giúp đồng nghiệp cảm thấy thoải mái và tin tưởng hơn vào quá trình thay đổi

• Thuyết phục đồng nghiệp ủng hộ và tham gia vào vào việc áp dụng OKR.

Hãy lập checklist câu hỏi: Bước này đã hoàn thành chưa? Nếu tất cả các câu hỏi sau được trả lời "Có", hãy chuyển sang bước tiếp theo!

• Bạn đã xem xét kỹ lưỡng giai đoạn thử nghiệm chưa?

• Bạn đã thu thập phản hồi từ tất cả các bên liên quan chưa? (có thể thông qua khảo sát)

• Bạn đã truyền đạt kết quả từ giai đoạn thử nghiệm một cách minh bạch chưa?

• Bạn đã khảo sát sự sẵn sàng thay đổi của nhân viên chưa?

• Dựa trên khả năng thích ứng với thay đổi và kế hoạch của các nhóm, bạn đã chọn được nhóm nào sẽ áp dụng OKRs tiếp theo một cách phù hợp chưa?

• Bạn đã tổng hợp tất cả kiến thức và tài nguyên vào một nơi tập trung chưa? (ví dụ: phần mềm OKR) và liệu mọi người có thể truy cập dễ dàng không?

• Các thành viên tham gia giai đoạn thử nghiệm đã sẵn sàng trở thành những người đi đầu trong việc áp dụng OKR và thuyết phục nhân viên khác tham gia vào quá trình chuyển đổi chưa?

4. Vai trò của phần mềm OKR

Thách thức lớn nhất khi triển khai OKR không phải là phương pháp luận, mà là việc thay đổi cách suy nghĩ và làm việc của mọi người để OKR có thể phát huy hiệu quả tối đa.

Điều này đòi hỏi một sự thay đổi lớn trong công ty, và các thói quen cũ cần được thay thế.

Phần mềm OKR có thể giúp tích hợp các quy trình và cấu trúc mới một cách bền vững vào công việc hàng ngày. Chúng ta dễ dàng thấy được một số lợi ích cụ thể như:

1. Phần mềm OKR hiển thị mục tiêu, cấu trúc, trách nhiệm và tiến độ một cách rõ ràng, dù có nhiều nhóm tham gia.

2. Nó có thể trở thành trung tâm giao tiếp và cung cấp định hướng.

3. Nhiều phần mềm OKR có thể kết nối với các công cụ như Slack, Microsoft Teams, Jira hoặc Asana. Điều này giúp nhân viên cảm thấy việc chuyển đổi dễ dàng hơn.

4. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra xem các mục tiêu OKR có đạt được hay không, để từ đó đánh giá chất lượng của các mục tiêu và xem chúng có liên kết với nhau không. Bạn cũng có thể sử dụng dữ liệu để điều chỉnh và cải thiện các mục tiêu này.

5. Bạn có thể tổ chức các cuộc họp kiểm tra hàng tuần trực tiếp từ phần mềm với một số câu hỏi cụ thể. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng mọi người luôn chú ý đến các mục tiêu OKR của họ.

6. Bạn có thể lọc dữ liệu theo ý muốn để có thêm thông tin mới và phân tích sâu hơn.

7. Với các tính năng tùy chỉnh, một phần mềm OKR tốt có thể tạo ra một nền tảng linh hoạt và phù hợp với nhu cầu riêng của công ty bạn, giúp quản lý toàn bộ quy trình OKR một cách rõ ràng.

Công ty càng có nhiều nhân viên thì phần mềm OKR càng quan trọng và hữu ích.

Bạn lưu ý rằng:

• Phần mềm OKR có thể hữu ích cho các công ty nhỏ với tối đa 100 nhân viên.

• Từ 100 nhân viên trở lên, phần mềm càng thêm quan trọng và phát huy hết tiềm năng.

• Từ 1,000 nhân viên trở lên, phần mềm thậm chí là không thể thiếu.

Tóm lại: Khi cần mở rộng quy mô OKR, nên sử dụng phần mềm OKR chuyên dụng để kết hợp tất cả các bước trong quy trình OKR vào một nơi và cung cấp các chức năng mở rộng để triển khai OKR bạn nhé.