Lợi ích của OKR: 9 lý do nên áp dụng OKR ngay hôm nay

Không chỉ những "ông lớn" như Google, Netflix, Adobe, Spotify mà ngày càng nhiều doanh nghiệp khác đang áp dụng mô hình Mục tiêu và Kết quả then chốt (OKRs). Lợi ích của OKRs rất đa dạng, tuy nhiên, không phải lúc nào cũng dễ dàng nhận ra ngay từ đầu. Đặc biệt, trong bối cảnh khủng hoảng như đại dịch Corona, việc thay đổi phong cách quản lý trở thành một điều cần thiết. Lý do là bởi những doanh nghiệp áp dụng OKRs có khả năng thích ứng nhanh nhạy hơn với những thay đổi đột ngột so với các công ty vẫn duy trì phương pháp quản lý truyền thống.

John Doerr, tác giả của cuốn sách Measure What Matters, đã tóm tắt những lợi ích chính của OKRs bằng cụm từ viết tắt dễ nhớ "FACTS":

• Focus (Tập trung)

• Alignment (Sự liên kết)

• Commitment (Trách nhiệm)

• Tracking (Khả năng đo lường)

• Stretch (Tính tham vọng)

Những lợi ích này sẽ được phân tích chi tiết hơn trong phần tiếp theo. Không chỉ vậy, chúng ta cũng xem xét thêm nhiều lợi ích khác của OKR, như:

• Tính linh hoạt và khả năng thích ứng

• Tính tự chủ và tự tổ chức

• Giao tiếp hiệu quả

• Sự gắn kết của nhân viên

1. Focus (Tập trung)

Theo mô hình OKR, cả mục tiêu và kết quả then chốt đều bị giới hạn về số lượng bởi lý do rằng: Nếu tất cả các mục tiêu và dự án đều được coi trọng như nhau về mức độ quan trọng, thì sẽ chẳng đạt được gì cả. Ngược lại, kết quả sẽ là sự tê liệt trong quyết định và các ưu tiên không rõ ràng.

Khi mọi thứ đều là ưu tiên, thì không có gì là ưu tiên cả. ― Karen Martin

Bằng cách đơn giản là giới hạn số lượng Objective từ 2-4 cho mỗi nhóm và 2-4 Key Reult cho mỗi Objective, sự tập trung sẽ được đặt vào những điều thực sự cốt yếu. Điều này giúp bạn không bị lạc lối trong công việc hàng ngày. Hơn thế nữa, nhân viên sẽ dễ dàng hơn trong việc nói "không" với những yêu cầu từ bên ngoài không liên quan đến OKRs mà không cảm thấy áy náy.

Một khía cạnh khác giúp tăng cường sự tập trung trong tổ chức là chu kỳ OKR có thời hạn (thường là 3 hoặc 4 tháng) mà bộ OKR được áp dụng. Nhờ đó, những mục tiêu kém khẩn cấp hơn sẽ tự động được lọc bỏ.

Cuối cùng, các cuộc thảo luận nội bộ trong nhóm về điều gì thực sự quan trọng sẽ giúp mài sắc nhận thức về các mục tiêu thúc đẩy nhóm hoặc tổ chức tiến lên phía trước, và điều này dẫn chúng ta đến lợi ích tiếp theo của OKRs:

2. Alignment and collaboration (Sự liên kết và hợp tác)

Áp dụng OKRs sẽ giúp bạn tạo ra sự liên kết xuyên suốt toàn bộ tổ chức. Ban lãnh đạo thường xây dựng một bộ OKR ở cấp công ty, sau đó các bộ OKR của các phòng ban và nhóm cá nhân sẽ được điều chỉnh để phù hợp với nó. Điều này mang lại hai lợi ích chính:

• Mục đích rõ ràng, được mô tả bởi tầm nhìn công ty và các OKR cấp quản lý, giúp tất cả các nhóm và nhân viên cùng hướng đến một mục tiêu chung.

• Lợi ích thứ hai, ít rõ ràng hơn, là quá trình phát triển OKRs bằng sự hợp tác liên chức năng giữa các nhóm và phòng ban. Việc sử dụng các OKR giúp tổ chức làm việc nhịp nhàng hơn, giảm sự phụ thuộc và cạnh tranh không cần thiết.

Theo Harvard Business Review, những nhân viên có sự gắn kết và đồng nhất với mục tiêu chung của công ty có khả năng trở thành nhân viên xuất sắc cao hơn gấp đôi so với những người không có sự gắn kết này.

3. Commitment (Cam kết và trách nhiệm)

Nhờ tính minh bạch trong việc truyền đạt OKRs trên toàn công ty, các nhóm sẽ tự giác chịu trách nhiệm về mục tiêu của mình với những tiêu chí thành công rõ ràng. Khi tất cả nhân viên đều hiểu rõ OKRs của từng nhóm cũng như của toàn công ty, và biết rằng tiến độ được đo lường chính xác thông qua các Key Result. Nhờ vậy mà niềm tin và tinh thần trách nhiệm của mỗi người cũng đều được nâng cao.

Hãy lưu ý rằng mỗi thành viên trong nhóm cần thông báo cho đồng nghiệp về tiến độ công việc hướng tới OKRs của mình. Điều này có thể được thực hiện thông qua các công cụ như mẫu theo dõi trên Google Sheet hoặc phần mềm OKR chuyên dụng.

Bên cạnh đó, việc đạt được 100% Key Result không phải là yếu tố quyết định. Điều quan trọng nhất là mỗi người đều nỗ lực hết mình để hướng tới mục tiêu chung bạn nhé.

4. Tracking (khả năng đo lường) và tính minh bạch

Trong khi các Objectives có vai trò định hướng, thì các Key Reult có vai trò đo lượng kết quả đạt được trong thực tế. Vì vậy, những Key Results được xây dựng tốt, có thể đo lường kết quả thực tế (chứ không chỉ là đầu ra), chính là yếu tố cốt lõi của một chiến lược OKR thành công.

Nhờ có sự minh bạch do OKR mang lại, mỗi nhân viên đều có thể dễ dàng nắm bắt tiến độ hoặc thành công của các nhóm, phòng ban hoặc toàn bộ tổ chức chỉ trong nháy mắt. Nhờ đó, tất cả nhân viên đều nói chung một ngôn ngữ, và mỗi người đều có thể tự kiểm tra xem họ có đang đi đúng hướng với OKRs của mình hay không, hoặc liệu có cần thực hiện các biện pháp để điều chỉnh kịp thời. Điều này mang lại lợi ích lớn khi các quyết định được đưa ra dựa trên cơ sở dữ liệu thực tế, thay vì phụ thuộc vào cảm tính.

Lưu ý quan trọng: Việc đo lường các kết quả thực tế là điều đặc biệt quan trọng, chứ không chỉ đơn thuần là đo lường đầu ra. Đôi khi, những chỉ số này được gọi là vanity metrics (chỉ số hào nhoáng), tức là những chỉ báo không cung cấp bất kỳ thông tin thực sự nào về hiệu suất thực tế đạt được (xem hình minh họa bên dưới).

Hình minh họa dưới đây cho thấy sự khác biệt giữa các chỉ số dựa trên đầu ra (output-driven) và các chỉ số dựa trên kết quả thực tế (outcome-driven).

Sự khác nhau giữa (output-driven) và các chỉ số dựa trên kết quả thực tế (outcome-driven)

5. Stretch (Tính tham vọng)

Một lợi ích của OKR thường bị xem nhẹ chính là khả năng thúc đẩy mọi người hướng tới những mục tiêu lớn hơn. Về bản chất, phương pháp OKR được thiết kế để giúp các nhóm và cá nhân suy nghĩ sáng tạo, vượt ra khỏi giới hạn thông thường.

Mặc dù các Key Results được thiết lập với các kết quả có thể đo lường, nhưng các nhóm hoặc cá nhân có quyền tự do quyết định những hành động nào có khả năng mang lại kết quả mong muốn nhất và có thể thử các cách tiếp cận và chiến thuật khác nhau cho đến khi đạt được Key Results. Nói cách khác, OKR buộc các tổ chức phải vươn xa hơn và hướng tới những mục tiêu lớn hơn những gì họ từng nghĩ có thể đạt được. Điều này khuyến khích các giải pháp sáng tạo và đổi mới để đạt được những mục tiêu mà trước đây được cho là không thể.

Lưu ý:

1. Mức độ tham vọng khi đặt mục tiêu thường bị ảnh hưởng bởi văn hóa. Ví dụ, ở Mỹ, việc đặt ra những mục tiêu đầy thách thức (stretch goals) là điều phổ biến, trong khi ở Đức, các mục tiêu thường được đặt ra một cách thận trọng và kỹ lưỡng hơn.

2. Điều cực kỳ quan trọng là OKRs phải được tách biệt khỏi chế độ lương thưởng.

"Tôi thà đặt mục tiêu là đến sao Hỏa, và nếu chúng ta không đạt được, chúng ta sẽ đến mặt trăng. Đó là cách bạn thực hiện những bước nhảy vọt." ― John Doerr

Đó là những lợi ích của OKR được John Doerr đề cập. Tuy nhiên, lợi ích của OKR rất đa dạng và không chỉ bó hẹp trong "FACTS".

Theo quan điểm của chúng tôi, còn có 4 lợi ích chính khác của OKRs.

6. Tính linh hoạt và khả năng thích ứng

Trước khi phương pháp OKR trở nên phổ biến, hầu hết các công ty thường đặt mục tiêu hàng năm và chỉ đánh giá chúng mỗi năm một lần. Trong phong cách làm việc hiện đại, cách làm này rõ ràng là chưa đủ nhanh và làm giảm khả năng phản ứng của các tổ chức.

Vì vậy khi so với các chu kỳ OKR ba hoặc bốn tháng, ta hiển nhiên thấy rằng công ty phản ứng nhanh hơn với những thay đổi và điều chỉnh kịp thời hơn. Có thể nói rằng những công ty áp dụng OKR hiệu quả sẽ vượt qua đại dịch Corona một cách tốt hơn nhiều.

7. Tính tự chủ và trách nhiệm cá nhân

Vì các nhóm có thể tự xây dựng OKRs của mình và tự quyết định cách thức đạt được chúng nên nhân viên được trao quyền tự chủ và trách nhiệm cá nhân ở mức độ cao. Điều này giúp các nhóm và cá nhân phát huy rõ năng lực hơn, linh hoạt hơn và phản ứng nhanh hơn mà không bị cản trở bởi thủ tục hành chính hay sự chấp thuận từ cấp trên.

8. Giao tiếp hiệu quả

Trong các công ty áp dụng OKR, mục tiêu của tất cả các nhóm và toàn công ty được truyền đạt công khai đến mọi nhân viên. Mức độ hoàn thành mục tiêu cũng luôn được minh bạch. Thay vì một môi trường làm việc đầy cạnh tranh tiêu cực, OKR khuyến khích sự trao đổi cởi mở và thẳng thắn giữa các đồng nghiệp với nhau.

Các hoạt động OKR khác nhau, chẳng hạn như OKR Planning (Lập kế hoạch OKR), OKR Review (Đánh giá OKR), OKR Retro (Tổng kết OKR) và các buổi check-in hàng tuần, thúc đẩy rất nhiều cho việc giao tiếp và hợp tác trong nội bộ nhóm và giữa các phòng ban. Những lợi ích này bao gồm việc xác định các mục tiêu và sáng kiến chung, hỗ trợ kịp thời cho tổ chức khi OKRs không đi đúng hướng, để từ đó, tổ chức điều chỉnh nguồn lực một cách linh hoạt, hoặc nhận biết và giải quyết các sáng kiến có mâu thuẫn với nhau.

9. Sự gắn kết của nhân viên

Sự gắn kết của nhân viên (Employee Engagement) được coi là "chìa khóa" khi nói đến việc giữ chân nhân tài và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng. Lợi ích này của OKRs là kết quả của những ưu điểm đã đề cập ở trên.

Quyền tự chủ, trách nhiệm cá nhân, và khả năng tự quyết định cao hơn, cùng với tính minh bạch, sự hợp tác và đoàn kết, cảm giác về một công việc ý nghĩa và kết quả cụ thể từ những nỗ lực đã bỏ ra – tất cả những yếu tố này không chỉ tạo nên sự gắn kết của nhân viên mà còn mang lại sự hài lòng cao hơn, lòng trung thành với công ty, và một đội ngũ nhân viên hạnh phúc hơn.

Kết luận: Lợi ích của OKR

Cuối cùng, cần lưu ý rằng OKR không phải là một giải pháp toàn năng vì còn nhiều khía cạnh quan trọng khác cần xem xét để xây dựng một văn hóa công ty lành mạnh. Tuy nhiên, khi được triển khai đúng cách, OKRs là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất để tạo ra sự thay đổi tích cực trong các doanh nghiệp.