OKR Dashboard: Cách thiết lập và bí quyết tối ưu hóa

Tóm tắt

Bảng điều khiển OKR (OKR dashboard) cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về tiến độ đạt được các Mục tiêu và Kết quả chính (OKRs), giúp các nhóm làm việc đồng bộ và nắm bắt tình hình. Nó trực quan hóa OKRs, mức độ tự tin và các chỉ số quan trọng, đồng thời cung cấp cập nhật theo thời gian thực để hỗ trợ ra quyết định.

Các yếu tố gamification như bảng xếp hạng và đồ thị hiệu suất giúp tăng cường sự tham gia của nhân viên. Một bảng điều khiển OKR hiệu quả cần có sự cân bằng giữa tính đơn giản, thông tin cập nhật và thiết kế trực quan.

Phần mềm OKR giúp theo dõi tiến trình tốt hơn với các tính năng như kiểm tra sức khỏe mục tiêu (health checks), giám sát tiến độ và tích hợp với các công cụ khác, giúp mọi tổ chức dễ dàng quản lý OKRs hiệu quả hơn.

Giống như bảng đồng hồ trên ô tô hiển thị số km đã chạy hay mức nhiên liệu còn lại, OKR Dashboard cung cấp thông tin trực quan về tiến trình đạt được các mục tiêu chiến lược của công ty. Công cụ này mang lại sự minh bạch, giúp các doanh nghiệp dễ dàng theo dõi trạng thái OKRs theo thời gian thực.

Những nội dung chính trong bài viết

OKR Dashboard là gì?

OKR Dashboard - Bảng điều khiển OKR là một công cụ giúp trực quan hóa tất cả dữ liệu quan trọng liên quan đến OKRs của một nhóm hoặc doanh nghiệp. Nó cung cấp cái nhìn tổng quan về trạng thái hiện tại của OKRs theo cách trực quan, đồng thời phân tách rõ ràng các Mục tiêu (Objectives), Kết quả chính (Key Results) và Sáng kiến (Initiatives). Trong một số trường hợp, bảng điều khiển này còn hiển thị cập nhật theo thời gian thực, giúp nâng cao hiệu quả của OKR reporting.

OKR Dashboard nên được đặt ở vị trí dễ tiếp cận để cả đội ngũ có thể theo dõi thường xuyên. Điều này có thể được thực hiện thông qua:

✅ Bảng trắng (whiteboard) trong văn phòng

✅ Mẫu OKR (OKR templates)

✅ Phần mềm OKR chuyên dụng

✅ Mạng nội bộ (Intranet) của công ty

💡 Lưu ý:

OKR (Objectives and Key Results) là một phương pháp quản trị mục tiêu theo mô hình linh hoạt (agile), giúp doanh nghiệp gia tăng tính minh bạch, linh hoạt và hiệu quả. OKRs bao gồm ba yếu tố cốt lõi:

🔹 Objectives (Mục tiêu): Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì?

🔹 Key Results (Kết quả chính): Làm sao để biết rằng mục tiêu đã hoàn thành?

🔹 Initiatives (Sáng kiến): Những hành động nào giúp đạt được mục tiêu?

Thông thường, mỗi nhóm sẽ có từ 2 đến 4 Mục tiêu, và mỗi Mục tiêu có từ 2 đến 4 Kết quả chính. Các Kết quả chính này được hiện thực hóa bằng các sáng kiến cụ thể (các nhiệm vụ và hành động cần thực hiện).

Tại sao bạn cần OKR Dashboard?

Trên hết, bảng điều khiển OKR giúp tạo ra sự minh bạch. Nó làm cho các OKRs và tiến độ của chúng trở nên rõ ràng và dễ dàng theo dõi tại một vị trí trung tâm. Chỉ cần một cái nhìn thoáng qua, bạn có thể biết được mục tiêu nào đang đi đúng hướng và mục tiêu nào cần được chú ý đặc biệt. Nhờ đó, OKR Dashboard cung cấp phản hồi trực tiếp về việc liệu bạn có đang tiến gần hơn tới các mục tiêu đã đề ra hay không.

Ngoài ra, OKR Dashboard còn thực hiện các chức năng quan trọng khác:

• Tạo ra sự hiểu biết về hướng đi chiến lược trong toàn công ty, giúp tất cả mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung.

• Giúp dễ dàng nhận ra cách các nhiệm vụ cá nhân đóng góp vào mục tiêu tổng thể của công ty.

• Là điểm khởi đầu cho các phân tích, thảo luận và sáng kiến mới.

• Hỗ trợ phát hiện và giải quyết các vấn đề (ví dụ: thiếu nhiệm vụ hoặc thiếu các thuộc tính) trong quá trình thực hiện mục tiêu nhanh chóng.

OKR Dashboard nên bao gồm những gì?

OKR Dashboard nên bao gồm ít nhất các yếu tố sau:

• OKRs của đội nhóm

• Mức độ tự tin

• Chỉ số sức khỏe

Đương nhiên, OKRs phải được hiển thị trong bảng điều khiển. Các Mục tiêu nên được đặt ở vị trí nổi bật và dễ nhìn trên bảng điều khiển. Dưới đó, tiến độ của mỗi Kết quả then chốt sẽ được hiển thị. Các biểu đồ đồ họa khác nhau có thể được sử dụng để thể hiện điều này, chẳng hạn như đường xu hướng, biểu đồ Andon, hoặc biểu đồ thanh. Cách trình bày nên giữ cho giao diện càng đơn giản càng tốt. Mức độ tự tin hiện tại (còn gọi là điểm tự tin) của tất cả các Kết quả then chốt cần phải được hiển thị trong bảng điều khiển OKR. Các điểm số này nên được cập nhật trong buổi kiểm tra OKR hàng tuần.

Kiểm tra sức khỏe và chất lượng liên tục đối với tất cả các mục tiêu giúp đảm bảo rằng toàn bộ quy trình OKR diễn ra suôn sẻ. Do đó, bảng điều khiển nên chỉ ra mục tiêu nào còn gặp vấn đề, ví dụ: mục tiêu chính không hợp lệ, thiếu giá trị thuộc tính, hoặc loại đo lường không hợp lệ.

💡 Tip: Ngoài ra, ba nhiệm vụ hoặc sáng kiến quan trọng nhất cũng có thể được hiển thị trong bảng điều khiển. Ví dụ, việc có một mục với ba nhiệm vụ quan trọng nhất hiện tại để thúc đẩy Kết quả then chốt là rất hợp lý.

Cấu trúc của OKR Dashboard lý tưởng

Một OKR Dashboard lý tưởng cần có thiết kế trực quan để dễ hiểu và cũng cần khuyến khích nhân viên sử dụng nó liên tục. Để làm được điều này, bảng điều khiển phải đáp ứng hai yêu cầu chính:

1. Thông tin phải luôn cập nhật và chính xác.

2. Tất cả dữ liệu cần được trình bày một cách trực quan và hấp dẫn.

Thông tin

OKR Dashboard lý tưởng nên được cập nhật thường xuyên – ít nhất là hàng tuần cho các buổi kiểm tra OKR – hoặc tự động. Dữ liệu phải được cập nhật trước khi buổi kiểm tra bắt đầu để tránh kéo dài cuộc họp không cần thiết. Trong những trường hợp như vậy, bảng điều khiển sẽ không có giá trị và sự chú ý sẽ bị mất khi tiến độ được cập nhật trong cuộc họp.

Bên cạnh đó, thông tin trong bảng điều khiển phải có tính liên quan và tạo động lực cho đội nhóm. Để làm được điều này, các Kết quả then chốt cần phải có thể đo lường và kiểm soát được trực tiếp. Các chỉ số dẫn đầu, có thể thấy sự tiến bộ ngay lập tức hoặc chỉ với một độ trễ ngắn, là rất cần thiết. Điều này cần được thiết lập trong quá trình lập kế hoạch OKR.

Các yếu tố thiết kế và gamification

Tuy nhiên, chỉ có thông tin liên quan và cập nhật không đủ để đảm bảo rằng mọi người thích làm việc với bảng điều khiển mỗi tuần hoặc thậm chí mỗi ngày. Các con số cũng phải được trình bày một cách trực quan và dễ hiểu. Các yếu tố từ thiết kế trò chơi rất phù hợp để đạt được điều này. Các nghiên cứu thực nghiệm đã chỉ ra rằng, việc sử dụng các yếu tố trò chơi trong ngữ cảnh không phải trò chơi, chẳng hạn như tại nơi làm việc, giúp làm tăng động lực.

Các yếu tố điển hình có thể áp dụng cho OKR Dashboard là:

• Bảng xếp hạng: Một bảng xếp hạng trực quan có thể thúc đẩy các thành viên trong đội đóng góp nhiều nhất có thể vào OKRs và hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng hạn.

• Điểm số: Hệ thống chấm điểm (ví dụ: điểm tự tin trong suốt và điểm OKR cuối kỳ) giúp làm rõ sự tiến bộ và cung cấp thêm phản hồi.

• Huy hiệu: Huy hiệu có thể làm cho phản hồi tích cực và hiệu suất tốt trở nên rõ ràng. Chúng cũng có thể giúp đảm bảo tất cả nhân viên cập nhật OKRs của mình: Ví dụ, một huy hiệu có thể được trao mỗi khi ai đó cập nhật OKRs của mình ba lần liên tiếp trước ngày kiểm tra. Ai thu thập được nhiều huy hiệu nhất sẽ nhận được một món quà bất ngờ vào cuối kỳ.

• Biểu đồ hiệu suất: Biểu đồ thể hiện sự thành công (hoặc thất bại) trong việc thực hiện OKRs có thể cung cấp thông tin về cách một đội nhóm hoặc công ty thực hiện trong kỳ OKR hiện tại so với kỳ trước.

• Avatar: Avatar, là hình ảnh đại diện cho các thành viên trong đội, có thể giúp nhân viên cảm thấy có mục đích hơn khi họ cảm thấy có trách nhiệm và kết nối với OKRs.

• Đội nhóm: Khi có trách nhiệm cho các OKRs cụ thể trong một đội nhóm, nó khuyến khích sự hợp tác, cạnh tranh và sáng tạo ý tưởng mới trong đội nhóm.

Tạo OKR Dashboard: Sử dụng mẫu hoặc phần mềm

Các OKR Dashboard có thể được duy trì theo cách truyền thống, ví dụ như trên bảng giấy hoặc trên tường. Bằng cách này, chúng luôn hiện diện và dễ dàng tiếp cận trong văn phòng. Các đội nhóm có thể thảo luận và thêm các yếu tố vui nhộn để cá nhân hóa bảng điều khiển của mình. Tuy nhiên, trong bối cảnh làm việc từ xa, một bảng điều khiển kỹ thuật số cung cấp các tính năng tương tự sẽ phù hợp hơn và dễ duy trì hơn.

Cách tốt nhất để tạo và duy trì một OKR Dashboard kỹ thuật số là sử dụng phần mềm OKR. Việc thiết kế bảng điều khiển một cách thú vị và để có đủ không gian tùy chỉnh là rất quan trọng. Ví dụ như Progress Dashboard và Health Dashboard.

• Progress Dashboard cung cấp cái nhìn chi tiết về tiến độ của tất cả các mục tiêu, được phân nhóm theo đội hoặc nhân viên. Nó hiển thị tiến độ tổng thể và thông tin về những mục tiêu chưa được cập nhật hoặc có nguy cơ không hoàn thành.

• Health Dashboard cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng và chất lượng của tất cả các OKR. Nó đảm bảo rằng toàn bộ quá trình OKR đang diễn ra suôn sẻ và chỉ ra liệu mọi người có tuân thủ các quy tắc OKR đã thỏa thuận hay không.

Khi được triển khai đúng cách, OKR Dashboard trong phần mềm OKR mang lại nhiều lợi ích:

• Tất cả thông tin về quá trình OKR đều có thể thấy trong một nơi duy nhất.

• Dữ liệu của bảng điều khiển được đồng bộ hóa tự động và có thể được truy cập theo thời gian thực.

• Tất cả dữ liệu có thể được đánh giá chi tiết. Các kết quả tìm được sau đó sẽ được sử dụng để cải thiện quá trình.

• Thông qua các tích hợp, dữ liệu từ các nguồn khác cũng có thể được thêm vào bảng điều khiển.

Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu (hoặc với các nhóm nhỏ), các mẫu OKR đơn giản cũng có thể đủ dùng. Nhiều mẫu theo dõi OKR bao gồm bảng theo dõi cho OKR cấp công ty và OKR của nhóm, cùng với một OKR Dashboard tóm tắt tất cả các tiến độ.

OKR Dashboard: Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để theo dõi OKRs?

OKRs được theo dõi tốt nhất bằng phần mềm OKR. Điều này bao gồm việc thu thập thông tin về tiến độ của các OKRs và nhập vào phần mềm. Việc này có thể thực hiện thủ công hoặc tự động thông qua các tích hợp. Tiến độ sau đó có thể được trực quan hóa trong các bảng điều khiển.

Làm thế nào để tạo OKRs?

OKRs được tạo ra trong quá trình lập kế hoạch OKR cho mỗi chu kỳ (thường là ba đến bốn tháng). Quá trình lập kế hoạch được thực hiện ở nhiều cấp độ: cho toàn công ty, các phòng ban và các đội nhóm riêng biệt. Các OKRs tốt được xây dựng một cách dễ hiểu và minh bạch. Các Mục tiêu (Objectives) mang tính truyền cảm hứng và định tính, trong khi các Kết quả then chốt (Key Results) phải đo lường được, cụ thể và có thời gian hoàn thành rõ ràng.