OKR vs KPI: Đâu là điểm khác biệt và cách để kết hợp OKR với KPI hiệu quả?

OKRs (Những mục tiêu và Kết quả then chốt) và KPIs (Các chỉ số đánh giá hiệu suất trọng yếu) là hai công cụ quản trị có vai trò khác nhau nhưng lại bổ trợ lẫn nhau cực hiệu quả. KPIs giống như một chiếc gương phản chiếu thực trạng, giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất hiện tại và đánh giá kết quả trong quá khứ. KPIs chỉ ra đâu là điểm mạnh cần phát huy, đâu là hạn chế cần khắc phục. Trong khi đó, OKRs đóng vai trò như kim chỉ nam, định hướng tương lai với những mục tiêu táo bạo và đầy cảm hứng, giúp doanh nghiệp bứt phá và tạo ra sự thay đổi mang tính chiến lược. Có thể thấy, nếu KPIs tập trung vào sự ổn định và tăng trưởng bền vững, thì OKRs lại khuyến khích những bước tiến mạnh mẽ, có thời hạn rõ ràng và luôn hướng tới sự đột phá. Khi kết hợp cả hai, doanh nghiệp không chỉ theo dõi được hiệu suất mà còn định hướng phát triển một cách chủ động và hiệu quả hơn.

Trong thực tế, OKRs và KPIs thường bị nhầm lẫn là hai khái niệm tương đồng hoặc có thể thay thế cho nhau. Vì vậy, khi doanh nghiệp áp dụng OKRs, nhiều nhân viên đặt câu hỏi: "OKRs khác gì so với KPIs mà chúng ta vẫn hay dùng?"

Thật ra, sự khác biệt giữa hai khái niệm này rất rõ ràng và dễ hiểu, tóm lược như sau:

OKR (Objectives and Key Results) là phương pháp đặt mục tiêu tập trung vào thúc đẩy sự thay đổi. Trong đó, mục tiêu mang tính định hướng, truyền cảm hứng, còn kết quả then chốt là những chỉ số cụ thể để đo lường mức độ đạt được mục tiêu đó.

KPI (Key Performance Indicators) là thước đo phản ánh tình trạng hiện tại hoặc hiệu suất trong quá khứ của tổ chức. Một số kết quả then chốt trong OKRs có thể bao gồm cả KPIs, nhưng không bắt buộc, như minh họa dưới đây.

So sánh điểm khác nhau giữa OKRs và KPIs

Dưới đây sẽ là phần phân tích chuyên sâu hai khái niệm OKRs và KPIs, giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa hai thuật ngữ này thông qua những ví dụ cụ thể.

Bên cạnh đó, mối quan hệ giữa OKRs và KPIs cũng sẽ được làm rõ. Dù nhiều người vẫn lầm tưởng rằng chúng đối lập, nhưng thực tế, khi kết hợp một cách hợp lý, cả hai có thể mang lại giá trị vượt trội cho đội nhóm và tổ chức hơn là chỉ áp dụng riêng lẻ từng phương pháp.

1. Định nghĩa về KPIs và OKRs

KPIs là gì?

KPIs (Key Performance Indicators – Chỉ số đánh giá hiệu suất trọng yếu) là những thước đo giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình hoạt động của mình. Có thể hình dung KPIs như bảng điều khiển sức khỏe của doanh nghiệp, cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất hiện tại và những kết quả trong quá khứ.

Một số ví dụ về KPIs:

• Doanh thu (Turnover)

• Lợi nhuận trước lãi vay, thuế, khấu hao và hao mòn – phản ánh hiệu quả hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp (EBITDA)

• Số lượng khách hàng (Number of customers)

• Chi phí marketing (Marketing costs)

• Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc mỗi năm (Number of resignations per year)

Trong KPIs – "Key" (trọng yếu) đóng vai trò vô cùng quan trọng. Điều này có nghĩa rằng doanh nghiệp cần tập trung vào những chỉ số thật sự quan trọng, thay vì ôm đồm quá nhiều số liệu không mang lại giá trị thực tiễn.

Như chuyên gia Karen Martin từng nói:

"Khi mọi thứ đều là ưu tiên, thì chẳng có gì thực sự là ưu tiên cả."

Nếu một doanh nghiệp xác định tới 50 hay 100 KPIs, thì trên thực tế, họ chẳng có chỉ số trọng yếu nào cả. Thay vì giúp tổ chức vận hành hiệu quả, việc này chỉ gây rối loạn, mơ hồ trong ưu tiên, khiến đội nhóm mất phương hướng. Do đó, điều quan trọng là chọn lọc một nhóm KPIs thực sự thiết yếu, từ đó tập trung nguồn lực vào các mục tiêu mang tính chiến lược và bền vững.

Sự khác biệt giữa Metrics và KPIs

OKRs là gì?

OKRs (Objectives and Key Results) là một mô hình quản lý mục tiêu giúp định hướng và tạo ra sự thay đổi. Trong đó, Objectives (Mục tiêu) là những đích đến mang tính định tính, thể hiện điều mà cá nhân hay tổ chức muốn đạt được, còn Key Results (Kết quả then chốt) là các chỉ số định lượng, giúp đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu đó. Điểm khác biệt lớn giữa OKRs và KPIs nằm ở định hướng: nếu KPIs tập trung theo dõi hiệu suất trong quá khứ và hiện tại, thì OKRs luôn gắn liền với một mục tiêu cụ thể, hướng đến sự đổi mới và phát triển trong tương lai.

Bằng cách giới hạn mỗi Objective chỉ có từ 3 đến 5 Key Results, và diễn đạt các Objectives theo cách truyền cảm hứng và tạo động lực, đồng thời đảm bảo các Key Results có thể đo lường rõ ràng và có thời hạn cụ thể, ba “siêu năng lực” của OKRs sẽ phát huy tối đa:

• Tập trung: Việc giới hạn số lượng OKRs buộc bạn phải tập trung vào những điều thực sự quan trọng, tránh lan man vào những mục tiêu kém ưu tiên.

• Đồng bộ: Khi OKRs của đội nhóm được liên kết với OKRs cấp công ty, tất cả nhân viên, phòng ban và bộ phận sẽ cùng hướng đến một mục tiêu chung, giúp cả tổ chức đi đúng hướng và phát huy tối đa sức mạnh tập thể.

• Minh bạch: OKRs được công khai với toàn bộ đội ngũ, đảm bảo rằng mọi nhân viên đều nắm rõ tình hình hiện tại của doanh nghiệp và hiểu được bức tranh tổng thể về mục tiêu phát triển.

Dưới đây là một ví dụ về OKR:

Mục tiêu: Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Kết quả then chốt:

• Đạt chỉ số khách hàng thiện cảm (NPS) tối thiểu là 42

• Tăng điểm số đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng (CSAT) lên ít nhất 75%

• Rút ngắn thời gian phản hồi trung bình xuống còn 30 phút

Mỗi Key result ở trên đều gắn liền với một KPI (phần tô đậm), giúp đo lường hiệu quả một cách rõ ràng. Tóm lại, OKRs khác với KPIs ở chỗ chúng không chỉ đo lường hiệu suất mà còn hướng đến việc thay đổi hiện trạng, tạo ra những bước tiến mới và thúc đẩy sự phát triển.

Tổng quan về OKR và KPI

2. Giải mã OKR và KPI thông qua chuyến du hành đến Mặt Trăng 🚀

Hình ảnh minh họa luôn là cách tuyệt vời để đơn giản hóa những khái niệm phức tạp, giúp chúng ta dễ ghi nhớ và truyền đạt một cách sinh động. Và lần này, chúng tôi quyết định sử dụng hình tượng Mặt Trăng để giải mã về OKR và KPI. 🌝

Sau đây, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa OKR và KPI qua ví dụ về "sứ mệnh chinh phục Mặt Trăng".

KPI trong chuyến du hành đến Mặt Trăng

Bảng điều khiển của một con tàu vũ trụ có người lái hướng đến Mặt Trăng sẽ hiển thị rất nhiều KPIs, chẳng hạn như:

• Tốc độ hiện tại

• Tốc độ trung bình

• Quãng đường đã di chuyển (km)

• Quãng đường còn lại đến đích (km)

• Sức chứa hàng hóa (trọng tải, tính theo tấn)

• Mức tiêu hao nhiên liệu trung bình

• Lượng nhiên liệu còn lại

Những chỉ số này giúp phi hành đoàn nắm bắt được tốc độ di chuyển và lượng nhiên liệu của con tàu, nhưng chúng chỉ phản ánh tình trạng hoạt động của tàu, chứ không thể cho chúng ta biết mục tiêu lớn nhất của hành trình hay phương thức để hoàn thành sứ mệnh vĩ đại đó.

Và chính lúc này, OKR sẽ phát huy tác dụng.

OKR trong chuyến du hành đến Trạm Vũ trụ Quốc tế (ISS) và Mặt Trăng

Khi thực hiện các sứ mệnh không gian như đưa tàu vũ trụ có người lái đến Trạm Vũ trụ Quốc tế hay xây dựng căn cứ trên Mặt Trăng, mỗi mục tiêu sẽ có những yêu cầu khác nhau về các chỉ số đánh giá hiệu suất trọng yếu (KPI).

Ví dụ, để đến Mặt Trăng, tàu vũ trụ cần đạt được tốc độ cao hơn so với khi chỉ bay đến Trạm Vũ trụ Quốc tế. Tương tự, nếu mục tiêu là xây dựng căn cứ trên Mặt Trăng, tàu cần có khả năng mang theo nhiều vật liệu và trang thiết bị hơn – tức là khả năng tải trọng phải lớn hơn rất nhiều.

Những OKRs này giúp xác định rõ mục tiêu và các chỉ số cần thiết để đảm bảo chuyến đi thành công, từ đó dễ dàng theo dõi và điều chỉnh trong suốt hành trình.

Mục tiêu: Bay đến Trạm Vũ trụ Quốc tế để đổi mới vật liệu phòng thí nghiệm

Kết quả then chốt:

• Tàu phải đạt tốc độ tối đa là 7,9 km/s

• Tàu đảm bảo khả năng mang theo ít nhất 10 tấn hàng hóa

Mục tiêu: Bay đến Mặt Trăng để xây dựng căn cứ đầu tiên

Kết quả then chốt:

• Tàu phải đạt tốc độ tối đa là 11,2 km/s

• Tàu đảm bảo khả năng mang theo ít nhất 45 tấn hàng hóa

Ví dụ trên cho thấy các KPIs có thể được chuyển thành các Key Results trong bối cảnh của một nhiệm vụ hoặc mục tiêu cụ thể. Trong trường hợp này, các Key Results là mục tiêu của một nhóm nghiên cứu, nhiệm vụ của họ là thiết kế tàu bay sao cho phù hợp với mục tiêu đã đặt ra – khi đó, chiến lược và mục tiêu là yếu tố quan trọng nhất. Ngược lại, trong buồng lái của tàu bay, phi hành đoàn sẽ nhìn vào các KPIs hiện tại để giám sát và điều chỉnh hành trình – khi này, trọng tâm sẽ là theo dõi hiệu suất và điều khiển tàu vũ trụ.

3. OKR và KPI: Chỉ số báo nhanh và chỉ số báo chậm

Trong hầu hết các trường hợp, KPIs thường được coi là các chỉ số báo chậm (lagging indicators), trong khi OKRs lại luôn phải là các chỉ số báo nhanh (leading indicators). Vậy sự khác biệt này có ý nghĩa gì?

Chỉ số báo chậm là những chỉ số mà kết quả của chúng chỉ có thể đo lường sau một khoảng thời gian nhất định, ví dụ như doanh thu, dòng tiền, tỷ suất lợi nhuận hay thị phần. Chúng phản ánh kết quả của các hoạt động đã được thực hiện trong quá khứ và chỉ có thể bị tác động một cách gián tiếp.

Trong khi đó, chỉ số báo nhanh lại là những chỉ số mà bạn có thể đo lường và tác động trực tiếp ngay trong quá trình thực hiện. Các Key Results trong OKRs thường được gắn liền với các chu kỳ ngắn, từ 3 đến 4 tháng, do đó việc sử dụng các chỉ số báo chậm là điều vô nghĩa, bởi vào cuối chu kỳ, bạn sẽ không thể nhận được phản hồi ngay lập tức về việc mình đã thành công hay chưa. Chính vì vậy, các chỉ số báo nhanh có thể đo lường tiến độ gần như ngay lập tức hoặc chỉ sau một thời gian ngắn, sẽ trở thành yếu tố quan trọng.

Vì vậy, thách thức trong việc xây dựng Key Result là tìm ra một chỉ số có thể đo lường được sự thay đổi trong suốt chu kỳ OKR và có mối liên kết đủ mạnh với các chỉ số báo chậm liên quan (chẳng hạn như doanh thu).

Sự khác biệt giữa chỉ số báo nhanh và chỉ số báo chậm

4. Cách kết hợp KPIs, OKRs và chiến lược một cách hiệu quả

Hãy tưởng tượng bạn được giao nhiệm vụ xây dựng chiến lược cho tương lai của doanh nghiệp.

Đầu tiên, bạn sẽ phải lướt qua hàng loạt các chỉ số khác nhau (từ tài chính, khách hàng, nhân sự cho đến quy trình vận hành, v.v.) mà bạn muốn sử dụng để đánh giá "sức khỏe" và hiệu suất của doanh nghiệp.

Quá trình này sẽ giúp bạn xác định một nhóm chỉ số hiệu suất chủ chốt, những chỉ số này phản ánh rõ nét nhất tình trạng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn cũng cần đảm bảo rằng các chỉ số này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp từ nhiều góc độ khác nhau. Và lúc đó, bạn đã có thể xác định các chỉ số đánh giá hiệu suất trọng yếu (KPIs).

Khi ấy, bạn có thể hình dung một "buồng lái" cho doanh nghiệp, nơi tất cả các chỉ số quan trọng được hiển thị và sẵn sàng cung cấp dữ liệu để điều khiển chiến lược, như một chiếc tàu vũ trụ đang trên hành trình hướng đến mục tiêu.

Trong một mô hình đơn giản hóa, "buồng lái công ty" của bạn có thể trông như thế này:

Sự tương tác giữa OKR và KPI

Trong ví dụ này, chúng ta thấy rằng KPI có thể đóng vai trò là yếu tố kích hoạt cho OKR và chiến lược kinh doanh của công ty. Ví dụ, khi doanh số và sự trung thành của khách hàng tăng trưởng tốt, nhưng tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên lại cao, đó là điều cần lưu ý. Kết quả là, OKR sẽ được thiết lập cho chu kỳ tiếp theo với mục tiêu cải thiện tình hình này. Ví dụ như sau:

Mục Tiêu: Tạo ra môi trường làm việc lý tưởng

Kết quả then chốt:

• Chỉ số đo lường mức độ gắn kết của nhân sự (eNPS) đạt tối thiểu 40

• Giảm tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện trong Quý 3 xuống còn 30%

• Giảm số lượng khiếu nại tại nơi làm việc từ 9 xuống 3

5. Kết luận

OKRs và KPIs hoạt động rất hiệu quả khi kết hợp với nhau. KPIs giúp bạn theo dõi hiệu suất, phát hiện sớm các vấn đề và những điểm cần cải thiện. Trong khi đó, OKRs không chỉ giúp giải quyết những vấn đề đó mà còn thúc đẩy cải tiến quy trình và sáng tạo trong công việc. Việc song song theo dõi KPIs và OKRs không chỉ giúp bạn luôn cập nhật tình hình mà còn nắm rõ mọi yếu tố trong doanh nghiệp mà các đội ngũ và nhân viên cần để triển khai chiến lược thành công.

Hy vọng bài viết này đã làm rõ rằng KPIs và OKRs chỉ phát huy hết tiềm năng khi chúng làm việc cùng nhau. Vì vậy, đó không phải là sự lựa chọn "hoặc - hoặc", mà là "cả hai".

6. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về OKRs và KPIs

Sự khác biệt giữa OKRs và KPIs là gì?

OKRs là những mục tiêu mang tính thay đổi. Ở đó, Objectives là những đích đến truyền cảm hứng và mang tính định tính, được kết nối với các chỉ số có thể đo lường, đó là các Key Results. Trong khi đó, KPIs là những chỉ số đo lường tình trạng hiện tại hoặc kết quả trong quá khứ của tổ chức. Các Key Results có thể bao gồm KPIs nhưng điều này không bắt buộc.

OKRs và KPIs, cái nào tốt hơn?

OKRs và KPIs thực sự là những yếu tố bổ sung tuyệt vời cho nhau. KPIs giúp theo dõi hiệu suất và nhận diện các vấn đề cũng như những điểm cần cải thiện. Trong khi đó, OKRs giúp giải quyết những vấn đề này, cải tiến quy trình và thúc đẩy sự đổi mới. Vì vậy, các KPIs thường chỉ ra những lĩnh vực mà OKRs cần tác động để tạo ra sự thay đổi.

Liệu OKRs có thể thay thế KPIs không?

Câu trả lời là không, vì KPIs được sử dụng để theo dõi hiệu suất và sức khỏe của tổ chức, trong khi OKRs được dùng để thúc đẩy thay đổi. Tuy nhiên, hai khái niệm này có thể kết hợp hài hòa khi những thay đổi trong KPIs trở thành chất xúc tác để xây dựng các OKRs mới.