OKRs và CFRs: Cách kết hợp hiệu quả

Tổng quan về OKRs và CFRs

Các doanh nghiệp thành công đều hiểu rằng để duy trì lợi thế cạnh tranh, họ cần một chiến lược thiết lập mục tiêu vững chắc, giúp tập trung, thúc đẩy và hướng tới kết quả. Theo John Doerr, tác giả cuốn Measure What Matters, việc kết hợp Mục tiêu và Kết quả then chốt (OKRs) với Đối thoại, Phản hồi và Ghi nhận (CFRs) là một phương pháp hiệu quả để thiết lập và đạt được mục tiêu.

Khi kết hợp OKRs và CFRs, doanh nghiệp sẽ tạo ra sức mạnh cộng hưởng:

OKRs giúp xác định mục tiêu rõ ràng và đo lường tiến độ đạt được chúng.
CFRs đóng vai trò như "chất xúc tác" cho OKRs, bổ sung yếu tố con người thông qua đối thoại thường xuyên, phản hồi xây dựng và ghi nhận thành tích.

Nhờ đó, việc áp dụng đồng thời OKRs và CFRs sẽ tối ưu hóa quá trình thiết lập mục tiêu, đảm bảo tính linh hoạt và hiệu suất cao.

Để giúp bạn hiểu rõ cách OKRs và CFRs phối hợp với nhau, bài viết này sẽ:

OKRs (Mục tiêu & Kết quả then chốt) là gì?

OKR là phương pháp thiết lập mục tiêu theo nhóm, được các tập đoàn hàng đầu như Google, Atlassian và LinkedIn áp dụng để tạo ra các mục tiêu khả thi và mang lại kết quả cụ thể. Mỗi OKR bao gồm hai phần chính:

Mục tiêu (Objectives): Mô tả ngắn gọn về điều bạn muốn đạt được (thường mang tính truyền cảm hứng).
Kết quả then chốt (Key Results): Chỉ số định lượng đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu.

Công thức đơn giản để viết OKRs: "Chúng tôi sẽ đạt [Mục tiêu] bằng cách đo lường [X Kết quả then chốt]."

CFRs (Đối thoại, Phản hồi & Ghi nhận) là gì?

CFR là hệ thống quản lý hiệu suất tập trung vào cải tiến liên tục, giúp doanh nghiệp:

Thúc đẩy kết quả kinh doanh
Thu thập phản hồi xây dựng
Ghi nhận thành tích của nhân viên

3 yếu tố cốt lõi của CFRs:

Đối thoại (Conversations): Cuộc trao đổi 1:1 giữa quản lý và nhân viên để nâng cao hiệu suất.
Phản hồi (Feedback): Góp ý hai chiều giữa đồng nghiệp để điều chỉnh và cải thiện.
Ghi nhận (Recognition): Công khai khen ngợi những đóng góp dù lớn hay nhỏ.

Sự khác biệt giữa OKR và CFR là gì?

Khung OKR giúp các doanh nghiệp thiết lập các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường và đầy tham vọng, thúc đẩy sự đổi mới và tăng trưởng. Mặt khác, CFR ưu tiên giao tiếp, phản hồi và ghi nhận, theo đó người quản lý và nhân viên có một cuộc đối thoại cởi mở để thảo luận về phản hồi, mối quan tâm và thành tích.

Do đó, một số khác biệt chính giữa OKR và CFR là:

OKR nhấn mạnh sự phù hợp chiến lược và đo lường hiệu suất, trong khi CFR hỗ trợ sự gắn kết, phát triển và cộng tác của nhân viên.
OKR thường được sử dụng ở cấp độ tổ chức và nhóm, trong khi CFR được triển khai thông qua các tương tác thường xuyên giữa người quản lý và nhân viên.
OKR giúp theo dõi tiến độ của các kết quả mong muốn, trong khi CFR thúc đẩy sự cải tiến liên tục và sự hài lòng của nhân viên.
OKR thường được đặt ra cho một khung thời gian cụ thể (ví dụ: hàng quý hoặc hàng năm), trong khi CFR diễn ra liên tục.
OKR có thể đo lường và định lượng, trong khi CFR mang tính định tính hơn và tập trung vào đối thoại và phản hồi.

Tại sao nên kết hợp OKRs và CFRs?

Mặc dù có sự khác biệt rõ rệt, OKRs và CFRs được thiết kế để bổ trợ cho nhau một cách hoàn hảo.

OKRs thường được đánh giá ở trạng thái "hoàn thành" hoặc "chưa hoàn thành", mang tính nhị phân rõ ràng. Dù có thể thêm các thang đo chi tiết hơn (như phần trăm hoàn thành hay hệ thống chấm điểm), về bản chất OKRs vẫn thiên về kết quả cứng.

Đây chính là lý do CFRs ra đời - để bổ sung yếu tố con người vào quy trình OKRs, biến các mục tiêu thành hành động cụ thể thông qua:

Đối thoại trực tiếp (face-to-face hoặc video call)
Phản hồi hai chiều
Ghi nhận thành tích

"CFRs cung cấp năng lượng cho hành trình. Khi mọi người có những cuộc trò chuyện chân thành, nhận phản hồi mang tính xây dựng và được ghi nhận những thành tích đạt được, sự nhiệt huyết sẽ trở nên lan tỏa." - John Doerr, Measure What Matters

8 lợi ích khi kết hợp OKRs và CFRs

Cải thiện sự phù hợp của tổ chức: Các cập nhật thường xuyên đảm bảo người quản lý và nhân viên đang làm việc hướng tới các mục tiêu chung
Tập trung tốt hơn vào các ưu tiên quan trọng: OKRs xác định hướng đi của tổ chức, trong khi CFRs loại bỏ những yếu tố không quan trọng.
Văn hóa công ty tích cực: Công nhận đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc vui vẻ và đầy thưởng thức.
Tăng cường sự tham gia của các nhà quản lý và nhân viên: CFRs khuyến khích giao tiếp liên tục, giúp tạo kết nối giữa các bên.
Mối quan hệ lành mạnh hơn giữa nhân viên và quản lý: Phản hồi và công nhận lẫn nhau tạo ra những tương tác hiệu quả hơn.
Năng suất cao hơn: Là một trong những yếu tố thúc đẩy sự tham gia của nhân viên, việc công nhận khuyến khích nhân viên và nhà quản lý tiếp tục làm việc hướng tới các mục tiêu.
Kết quả kinh doanh có lợi nhuận hơn: Các quy trình hiệu quả, ưu tiên tập trung và sự cải tiến liên tục mang lại kết quả lớn hơn.
Nâng cao khả năng lãnh đạo: Các nhà quản lý có thể điều hướng các cuộc trò chuyện với nhân viên một cách hiệu quả hơn.

Làm thế nào để kết hợp OKRs và CFRs?

Sau khi hiểu rõ từng khái niệm, chúng ta sẽ khám phá cách OKRs và CFRs có thể phối hợp nhịp nhàng trong thực tế. Cốt lõi nằm ở việc lồng ghép đối thoại, phản hồi và ghi nhận vào toàn bộ vòng đời OKR, biến tiến độ OKR thành chủ đề trung tâm của mọi tương tác.

OKR và các cuộc trò chuyện

Trong CFRs, các cuộc trò chuyện là những cuộc họp 1:1 giữa nhà quản lý và nhân viên để thảo luận về những thử thách, tiến độ và cơ hội trong việc đạt được OKRs. Là một yếu tố cơ bản của quy trình cải tiến liên tục, các cuộc trò chuyện này bao gồm:

Đặt mục tiêu và phản ánh: Các nhà quản lý giúp nhân viên suy ngẫm về các OKRs trước đó, lập kế hoạch cho các OKRs sắp tới, và đảm bảo các OKRs hiện tại phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.
Cập nhật tiến độ liên tục: Các nhà quản lý xem xét tiến độ thực tế của nhân viên và áp dụng giải pháp vấn đề khi cần thiết.
Huấn luyện hai chiều: Cả hai bên cùng giúp đỡ nhau cải thiện hiệu suất công việc.
Phát triển sự nghiệp: Khuyến khích nhân viên phát triển kỹ năng, nhận diện cơ hội phát triển và thảo luận về tương lai của họ tại công ty.
Đánh giá hiệu suất nhẹ nhàng: Tổng kết nhanh những gì nhân viên đã hoàn thành kể từ cuộc họp trước đó, trong bối cảnh ưu tiên của tổ chức.

OKR và phản hồi

Trong các phiên phản hồi OKR, các thành viên trong nhóm sẽ tạo ra không gian để trao đổi phản hồi qua lại. Điều này giúp họ nhanh chóng giải quyết sai lầm, vấn đề và thử thách, giúp tổ chức đạt được mục tiêu với ít sự gián đoạn hơn.

Để giúp bạn dẫn dắt các cuộc trò chuyện và phản hồi OKR, dưới đây là một vài câu hỏi có thể giúp điều hướng các cuộc thảo luận này:

OKRs của bạn đang tiến triển như thế nào?
Những thử thách nào bạn gặp phải khi cố gắng đạt được mục tiêu?
Các OKRs nào nên được cập nhật hoặc thay đổi? Tại sao?
Đây có phải là những điều đúng đắn để tôi/bạn/chúng ta tập trung vào lúc này không?
Bạn cần gì từ tôi để giúp bạn đạt được OKRs?
Nếu tôi/bạn/chúng ta hoàn thành chúng, liệu đó có được coi là một thành công lớn không?
Bạn có bất kỳ phản hồi nào về cách tôi/chúng ta có thể cải thiện thêm không?

Và để kết thúc chu kỳ OKR, bạn có thể hỏi các câu hỏi như:

Những rào cản nào bạn gặp phải đã ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu của bạn?
Bạn đã học được gì có thể tích hợp hoặc thay đổi trong chu kỳ OKR tiếp theo?

OKRs và sự ghi nhận

Chúc mừng những thành công trong OKR là một phần quan trọng để xây dựng văn hóa làm việc tích cực. Điều này giúp tạo ra các mối quan hệ mạnh mẽ hơn, nhấn mạnh các ưu tiên của tổ chức và khuyến khích sự tham gia của nhân viên. Nhân viên có khả năng gắn bó với công ty cao gấp 2.7 lần nếu họ được ghi nhận vì những đóng góp của mình.

Ví dụ, bằng cách chúc mừng mỗi mốc và thành tựu trong OKR, bạn khuyến khích nhân viên làm việc hướng tới các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Hơn nữa, làm điều này công khai có thể truyền cảm hứng cho các nhân viên khác cũng tập trung vào OKRs của họ.

Một điều cần lưu ý là các cuộc trò chuyện OKR, phản hồi và ghi nhận không nên thay thế hệ thống quản lý hiệu suất. CFRs dành riêng cho việc đánh giá các OKRs liên quan đến các ưu tiên chính của công ty và vì vậy cần phải được tách biệt khỏi các cuộc trò chuyện về lương thưởng cá nhân, thăng chức và quản lý công việc hàng ngày.

Các tips hay nhất để kết hợp OKRs và CFRs

Để giúp bạn đạt được kết quả tối ưu khi triển khai đồng thời OKRs và CFRs, dưới đây là danh sách các tips được đúc kết để áp dụng hiệu quả ở từng giai đoạn.

Tip cho các cuộc đối thoại (Conversations)

Lên lịch họp định kỳ Lịch trình trò chuyện thường xuyên giúp gắn kết OKRs và CFRs vào hoạt động của tổ chức. Cách này khuyến khích cả hai bên thảo luận và giải quyết vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng, đồng thời biến việc theo dõi, cập nhật và thảo luận OKRs thành thói quen làm việc thường ngày.

Nhắc lại ưu tiên và kỳ vọng Các cuộc trò chuyện hiệu quả về OKRs cần nhắc lại các ưu tiên của tổ chức, giữ cho mục tiêu chung luôn được chú ý và nâng cao nhận thức về những giá trị quan trọng. Việc sử dụng OKRs và CFRs giúp làm rõ mục đích công việc của nhân viên và khuyến khích các hành vi hướng tới sứ mệnh chung.

Lắng nghe tích cực Các cuộc trò chuyện về OKRs đòi hỏi kỹ năng lắng nghe chủ động để đảm bảo ưu tiên, mục tiêu và danh sách công việc được bao quát với ít hiểu lầm nhất. Hơn thế nữa, những cuộc trò chuyện sâu sắc giúp xây dựng mối quan hệ tốt, tạo điều kiện cho nhân viên và quản lý dễ dàng trao đổi về các vấn đề khó khăn.

Xây dựng chương trình họp cùng nhau Việc sử dụng chương trình họp hợp tác khi triển khai OKRs và CFRs giúp các cuộc trò chuyện ngắn gọn và hiệu quả, tiết kiệm thời gian và năng lượng cho công ty. Hơn nữa, chương trình họp cho phép cả hai bên chuẩn bị và ưu tiên nội dung phù hợp, giúp mọi người biết trước những gì cần thảo luận.

Tip cho phản hồi (Feedback)

Giữ phản hồi khách quan Các buổi phản hồi nên tập trung vào OKRs thay vì cá nhân. Cách tiếp cận này giúp các cuộc trò chuyện mang lại tác động cao bằng cách đảm bảo chúng tập trung vào nhiệm vụ hiện tại.

Khuyến khích phản hồi kịp thời Phản hồi nhanh chóng rất quan trọng để đạt được OKRs, cho phép nhân viên thực hiện các thay đổi cần thiết để cải thiện. Nếu không có phản hồi kịp thời, các thay đổi có thể không hiệu quả hoặc không còn phù hợp, dẫn đến lãng phí thời gian, công sức và tài nguyên. Điều này đặc biệt đúng với phản hồi tiêu cực - cần được giải quyết nhanh chóng.

Tạo phản hồi hai chiều Các buổi phản hồi nên là không gian mở để xây dựng các mối quan hệ hướng tới phát triển trong tổ chức, nơi mọi người thực hiện OKRs và CFRs hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của mình, đồng thời có thể điều chỉnh hành động liên tục.

Đưa ra phản hồi cụ thể và có thể hành động Phản hồi cần mang tính hành động và cụ thể mới phát huy hiệu quả của OKRs và CFRs. Ví dụ: "Tôi nhận thấy bạn chưa đạt chỉ số then chốt về upselling 15%. Để giúp bạn đạt mục tiêu, tôi đề nghị lên lịch họp với các tài khoản quan trọng để hiểu rõ hơn các vấn đề hiện tại và xem sản phẩm của chúng ta có thể giải quyết như thế nào." Phản hồi như vậy giúp các bước tiếp theo rõ ràng thay vì phải đoán mò.

Tip cho ghi nhận (Recognition)

Tạo kênh ghi nhận giữa đồng nghiệp

Khuyến khích ghi nhận hàng ngày giữa đồng nghiệp có thể giữ tinh thần làm việc cao khi mọi người trải qua quá trình OKR và CFR. Một cách làm là tạo kênh riêng trên Slack hoặc Microsoft Teams để mọi người có thể chúc mừng nhau về những thành công.

Ghi nhận rõ ràng và cụ thể

Giống như phản hồi, ghi nhận cần rõ ràng và cụ thể. Điều này bao gồm việc nêu bật những đóng góp hoặc thành tích đặc biệt có giá trị. Cung cấp sự minh bạch này giúp mọi người hiểu tác động từ công việc của họ, thúc đẩy họ (và những người khác) duy trì hành vi tích cực trong tương lai.

Công khai các thành tích

Không phải mọi sự ghi nhận đều cần giữ nội bộ. Chia sẻ thành công (ví dụ qua bài blog hoặc bản tin) với các bên liên quan, khách hàng và đối tác trong suốt quá trình OKR và CFR có thể giúp họ chia vui với những thành tựu nội bộ, đồng thời là cách để ghi nhận thêm giá trị của nhân viên.

Liên kết sự ghi nhận với mục tiêu công ty

Khi sự ghi nhận và khen ngợi nhân viên được liên kết với mục tiêu công ty, nó giúp duy trì sự rõ ràng và thống nhất về ưu tiên trên suốt chặng đường, đồng thời giúp nhân viên có xu hướng lặp lại những hành vi này và tiếp tục hướng tới các giá trị công ty đề cao.

Tóm tắt về OKRs và CFRs

Việc áp dụng OKRs và CFRs là một cách tuyệt vời để củng cố OKRs trong tổ chức của bạn. Sử dụng CFRs như một công cụ hỗ trợ cho OKRs cung cấp một khuôn khổ thực tế để triển khai, giám sát và cập nhật OKRs dựa trên các cuộc trò chuyện, phản hồi và công nhận kịp thời. Bằng cách sử dụng các thực tiễn tốt nhất đã nêu ở trên, bạn có thể kết hợp hiệu quả OKRs và CFRs để cải thiện động lực, năng suất, sự tập trung và kết quả kinh doanh trong khi củng cố mối quan hệ trong toàn tổ chức.

OKRs và CFRs: Câu hỏi thường gặp

OKRs là gì?

OKRs (Objectives and Key Results - Mục tiêu và Kết quả chính) là một khuôn khổ thiết lập mục tiêu giúp các tổ chức xác định, đo lường và theo dõi các mục tiêu của họ. Nó cung cấp một phương pháp có cấu trúc để đồng bộ hóa các đội nhóm, tổ chức các cuộc họp nhóm, thúc đẩy sự tập trung và đạt được kết quả đầy tham vọng.

CFRs là gì?

CFRs là một phương pháp quản lý tập trung vào giao tiếp mở, phản hồi và công nhận để nuôi dưỡng môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hợp tác giữa các đội nhóm và hỗ trợ sự phát triển của nhân viên.

CFR viết tắt của từ gì?

CFR là viết tắt của Conversations, Feedback, and Recognition (Cuộc trò chuyện, Phản hồi và Công nhận).

OKRs và CFRs khác nhau như thế nào?

OKRs và CFRs có những mục tiêu và mục đích khác nhau. OKRs là khuôn khổ quản lý mục tiêu để đo lường hiệu suất và đồng bộ hóa chiến lược, trong khi CFRs ưu tiên giao tiếp, phản hồi và công nhận. OKRs thúc đẩy việc đạt được mục tiêu, trong khi CFRs tạo ra sự hợp tác, sự gắn kết của nhân viên và cải tiến liên tục.