Nếu phải chọn một định nghĩa dễ hiểu nhất về công việc và mối quan hệ của người quản lý với nhân viên, mình sẽ mô tả nó như sau:
"Quản lý giỏi là người khiến cho nhân viên muốn làm, biết làm và phải làm công việc của mình một cách hiệu quả nhất."
1. Muốn Làm: Hơn cả trách nhiệm, đó là đam mê
"Muốn làm" ở đây không đơn thuần chỉ là ý thức trách nhiệm phải hoàn thành công việc được giao. Đó còn là sự hứng thú, niềm yêu thích, động lực nội tại thôi thúc nhân viên cống hiến hết mình.
- Tạo ra cảm hứng: Hãy chia sẻ bức tranh lớn về mục tiêu, sứ mệnh của công ty và cho nhân viên thấy rõ vai trò, đóng góp quan trọng của họ trong bức tranh đó.
- Kết nối công việc với ý nghĩa: Giúp nhân viên hiểu được giá trị mà công việc của họ mang lại cho khách hàng, đồng nghiệp và xã hội.
- Xây dựng môi trường làm việc tích cực: Khuyến khích sự hợp tác, tôn trọng lẫn nhau, ghi nhận và khen thưởng xứng đáng những nỗ lực của nhân viên.
2. Biết Làm: Chìa khóa của sự tự tin
"Biết làm" là nền tảng giúp nhân viên tự tin thực hiện công việc và phát huy tối đa khả năng. Người quản lý cần đóng vai trò như một người thầy, người đồng hành tận tụy:
- Đào tạo bài bản và liên tục: Tổ chức các khóa học, buổi chia sẻ kiến thức, cung cấp tài liệu hướng dẫn để nhân viên nắm vững chuyên môn và kỹ năng cần thiết.
- Kèm cặp và hướng dẫn thực tế (Coaching): Dành thời gian trực tiếp hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên, đặc biệt là những người mới.
- Chia sẻ kinh nghiệm: Khuyến khích nhân viên chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, những bài học thành công và cả những vấp ngã để cùng nhau tiến bộ.
3. Phải Làm: Kỷ luật và mục tiêu rõ ràng
"Phải làm" không mang ý nghĩa ép buộc hay cứng nhắc. Đó là việc thiết lập một hệ thống làm việc chuyên nghiệp, có kỷ luật, có mục tiêu rõ ràng để đảm bảo mọi người đều đi đúng hướng:
- Xác định mục tiêu cụ thể và đo lường được: Sử dụng các công cụ như KPIs (Key Performance Indicators) hoặc OKRs (Objectives and Key Results) để đặt ra mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường và có thời hạn hoàn thành cho từng cá nhân, bộ phận.
- Phân công công việc hợp lý và trao quyền: Giao việc phù hợp với năng lực, sở trường của từng nhân viên, đồng thời trao cho họ quyền tự chủ, không gian sáng tạo trong công việc.
- Đánh giá và phản hồi thường xuyên: Theo dõi tiến độ, đưa ra phản hồi và đánh giá hiệu suất một cách công bằng, minh bạch. Điều này giúp nhân viên nhận ra điểm mạnh, điểm cần cải thiện và có động lực phát triển.
Quyền lực mềm, cứng và dẻo của nhà quản lý
Ba yếu tố "Muốn làm, Biết làm, và Phải làm" khi được kết hợp hài hòa sẽ tạo nên một phong cách quản lý linh hoạt và hiệu quả:
- Quyền lực mềm: Đến từ việc tạo ra "Muốn làm", khi nhân viên tự nguyện cống hiến vì họ yêu thích công việc và tin tưởng vào người lãnh đạo.
- Quyền lực cứng: Đến từ việc thiết lập "Phải làm", khi có một hệ thống quy trình, mục tiêu rõ ràng để đảm bảo hiệu suất.
- Quyền lực dẻo: Đến từ việc "Biết làm", khi người quản lý có thể điều chỉnh cách tiếp cận, đào tạo và hỗ trợ nhân viên tùy theo từng tình huống cụ thể.